如何给word文件套红头?红头文件的制作和标准教程

如何给word文件套红头?红头文件的制作和标准教程

红头文件是正式公文的重要形式，其制作需要遵循严格的规范和标准。本文将详细介绍红头文件的制作标准和具体步骤，帮助读者掌握这一技能。

一、红头文件制作标准

1. 纸张规格：

• 原则上采用A4纸，幅面尺寸为210mm×297mm。
• 若文件包含较多附表且A4纸难以打印完整，可使用A3纸型打印附表，并与正文一同装订后折叠。

2. 版面要求：

• 页边距通常上、下、左、右页边距会设置得稍大一些，以留出足够空间用于文件头（红色部分）和印章等。
• 每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，企业可按实际情况适当调整。

3. 发文机关标识：

• 红头文件的首页红色分隔线以上的部分称为版头，主要包含发文机关标识（如“××省人民政府文件”）、红色横线（通常为双线，粗细有固定）。
• 发文机关标识使用大号加粗字体，通常为红色。

4. 发文字号：

• 位于发文机关标识下方，居中排布或左对齐。
• 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“[XX府发]〔2023〕XX号”。
• 年份用全称，用六角括号“〔〕”括起来；发文顺序号不编虚位，如“1”不编为“01”。
• 一般为小标宋体或仿宋体，字号稍小于文件头。

5. 标题：

• 发文字号下方空一行或两行，使用二号小标宋体字（部分企业使用黑体字），居中排布。
• 内容为文件的主要标题，回行时要求词意完整、排列对称。

6. 主送机关：

• 居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
• 使用三号或四号仿宋体。
• 内容为文件的主要接收单位或部门。

7. 正文：

• 主送机关下方空一行开始，左空二字编排，回行顶格。
• 使用三号或四号仿宋体。
• 内容为文件的主体内容，结构一般包括开头、主体、结尾三部分，有时还有附件说明。

8. 附件说明（如有）：

• 正文下方空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
• 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注序号（如“附件:1. XXXXX”）。

9. 发文机关署名、成文日期和印章：

• 署名：署发文机关全称或简称，一般位于正文（或附件说明）之下空二至四行，排版在成文日期之上，并以成文日期为准居中排版，字体与正文相同或稍小。
• 成文日期：正文或附件说明下方，右侧空四格，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，字体与正文相同或稍小。
• 印章：红色，不得出现空白印章。

10. 印发机关和印发日期：

• 排在末条分隔线之上，一般位于公文最后一面版心内最下方。
• 印发机关左空一字排版，印发日期右空一字排版，字体应使用4号仿宋体字。
• 如果公文有抄送机关，则印发机关编排在抄送机关之上。

二、红头文件制作步骤

1. 准备文档：

• 打开Word软件，新建一个空白文档。
• 选择合适的字体和字号，红头文件的标题通常采用二号或小二号黑体，正文部分采用三号或四号仿宋字体。

2. 设置版面：

• 根据红头文件的格式要求，设置页面边距、行数和字数等版面参数。

3. 制作版头：

• 输入发文机关标识，并设置为红色大号加粗字体。
• 在发文机关标识下方插入红色双线作为分隔线。

4. 输入发文字号：

• 在分隔线下方输入发文字号，并设置为小标宋体或仿宋体，居中或左对齐。

5. 输入标题：

• 在发文字号下方空一行或两行，输入文件的主要标题，并设置为二号小标宋体字（或黑体字），居中排布。

6. 输入主送机关：

• 在标题下方居左顶格输入主送机关名称，并标全角冒号。

7. 输入正文：

• 在主送机关下方空一行开始输入正文内容，左空二字编排，回行顶格。
• 根据需要设置段落格式、字体大小和颜色等。

8. 添加附件说明（如有）：

• 在正文下方空一行添加附件说明，左空二字编排“附件”二字及附件名称。

9. 添加发文机关署名、成文日期和印章：

• 在正文（或附件说明）之下空二至四行添加发文机关署名。
• 在署名下方添加成文日期，右侧空四格用汉字标全年、月、日。
• 在成文日期下方插入红色印章（如需要）。

10. 添加印发机关和印发日期：

• 在公文最后一面版心内最下方添加印发机关和印发日期，左空一字和右空一字排版。

11. 预览与调整：

• 利用Word的打印预览功能检查文件的整体布局、字体颜色及页码设置是否正确。
• 如发现问题及时进行调整，确保最终打印效果符合标准。

12. 保存与打印：

• 保存制作好的红头文件为Word文档格式。
• 根据需要选择打印设置并打印出红头文件。

通过以上步骤，您可以制作出符合标准的红头文件。需要注意的是，不同机构或企业对于红头文件的格式要求可能有所不同，请根据实际情况进行调整。

本文原文来自华信笔记网