结算书在工程结算中的使用指南

结算书在工程结算中的使用指南

在工程项目的管理中，结算书是不可或缺的重要文件。它不仅是工程款支付的重要依据，也是合同履行、成本控制和财务核算的核心环节。对于企业和项目管理者而言，深入理解结算书的使用及相关问题，是提升工程结算效率、降低财务风险的关键。本指南将从多个角度深入解析结算书在工程结算中的作用与操作细节。

1. 结算书的基本概念与作用

1.1 基本概念

结算书是指在工程项目完成或阶段性验收后，由承包方和发包方根据合同约定，对工程量、工程款项、变更费用等进行核算、确认后形成的正式文件。它是工程款支付的重要依据，通常包括工程量清单、费用明细、变更增减费用和相关附件。

1.2 作用

• 合同履行的结果体现：结算书是将工程合同执行情况以量化方式记录的最终成果。
• 付款依据：工程款的支付需要以双方确认的结算书为依据。
• 争议解决文件：结算书作为具有法律效力的文件，是处理工程纠纷的重要证据。
• 财务核算工具：企业通过结算书对项目成本进行核算，为后续财务决策提供依据。

2. 结算书的编制流程

结算书的编制是一个循序渐进的过程，需要严格按照项目管理和合同要求进行操作。以下是2025年很新的标准化编制流程：

2.1 工程量核实

由施工单位根据实际完成的工程量进行测量，并与监理方或发包方核对。核实时需结合施工日志、现场照片、材料清单等佐证材料。

2.2 工程造价计算

结合合同约定的单价、工程量计算规则以及市场价格波动情况，完成造价计算。对于设计变更、签证部分的费用，也需要根据变更单进行单独核算。

2.3 文件编制

整理并编制结算书文件，通常包括以下内容：

• 结算总表
• 工程量清单
• 材料、人工、机械费用明细
• 设计变更及签证费用
• 增减变更说明

2.4 内部审核

施工单位需组织内部审核，确保数据准确性和逻辑一致性。

2.5 提交与确认

将结算书提交发包方或监理方审核，双方确认无误后正式签署。

3. 不同工程类型中的结算书使用

工程类型的不同，会直接影响结算书的内容和使用方式。以下列出几种常见场景：

3.1 房建工程

房建工程通常涉及较多的土建、安装和装修分项工程，结算书需详细列明各分项工程的实际完成量与费用明细。

3.2 市政工程

市政工程涉及道路、桥梁、管道等公共设施，结算书需关注大宗材料的价格调整和施工环境复杂性导致的费用增减。

3.3 工业工程

工业工程中机械设备安装占比高，结算书需特别关注设备采购、运输和安装过程中的费用明细。

3.4 EPC总承包工程

EPC项目涵盖设计、采购和施工，结算书需包括设计费用清单、采购成本明细以及施工费用分项。

针对不同场景，推荐使用专业化人力资源管理系统，通过智能化的审批功能，快速完成工程款的成本核算与结算流程优化，助力企业控本提效。

4. 结算书中常见问题及应对策略

在结算书的编制和使用过程中，常见如下问题：

4.1 工程量争议

问题：承包方和发包方对实际完成的工程量存在异议。
解决：严格执行工程量核实流程，保留完整的测量记录和现场证据。

4.2 变更费用争议

问题：设计变更或现场签证费用缺乏依据，导致费用争议。
解决：及时签署变更单，确保所有变更均获得书面确认。

4.3 付款拖延

问题：发包方拖延确认结算书或付款。
解决：通过结算书明确付款时间节点，并在合同中约定违约条款。

4.4 数据错误

问题：结算书数据错误导致审核失败或争议。
解决：推行数字化工具完成结算书编制，如Excel模板或专业软件。

5. 结算书审核与确认流程

结算书的审核与确认是履行工程合同的关键环节，需保证流程的严谨性和透明度。

5.1 初步审核

发包方或监理方收到结算书后，需对工程量、单价和变更费用进行初步核对，重点检查是否符合合同约定。

5.2 专家审查

对于金额较大的项目，可组织第三方造价咨询公司或专家团队进行专业审查。

5.3 双方确认

审查通过后，承包方和发包方签署确认书，结算书正式生效。

5.4 财务支付

根据确认后的结算书，发包方启动工程款支付流程。

现代企业建议引入一体化人事管理系统，通过其OA审批功能实现结算书的在线提交、审核和确认，提升协同效率。

6. 结算书在法律和合同中的地位

结算书作为具有法律效力的文件，在合同履行和争议解决中发挥重要作用：

6.1 法律效力

结算书一旦经双方签字确认，即成为合同的重要补充文件，对双方均具有约束力。

6.2 争议解决

在工程纠纷中，结算书是法院或仲裁机构审理案件的重要依据，其完整性和规范性直接影响判决结果。

6.3 风险防控

通过规范的结算书编制和签署流程，企业可以有效降低合同履行风险，避免因数据错误或流程瑕疵导致的纠纷。

总结

结算书在工程结算中起着承上启下的作用，贯穿于工程款核算、合同履行和财务管理的全过程。通过规范结算书的编制、审核和确认流程，企业可以有效提升结算效率，降低财务和法律风险。此外，随着企业信息化的深入发展，推荐使用数字化工具，通过智能审批、协同办公等功能模块，进一步优化结算流程，助力企业控本提效。在2025年，推动结算流程数字化和专业化，已成为企业管理的必然趋势。