写电子邮件最忌讳婉转！职场邮件写作技巧：删掉50%文字更高效
写电子邮件最忌讳婉转！职场邮件写作技巧：删掉50%文字更高效
在职场沟通中，一封高效、专业的电子邮件不仅能节省双方的时间，还能提升工作效率。本文将分享8个实用的邮件写作技巧，帮助你写出更专业的电子邮件。
《Writing That Works》是欧美很多社群创作者推崇的写作书。特别的是，这本书专门讲授了如何写好 E-mail的章节。虽然它早在2000年就出版，但有效的 E-mail写作建议、沟通礼节，到现在依然精准适用。E-mail只是把纸质的实体邮件“E”化，但背后人类沟通的需求本质依然没变。以下是让工作效率倍增的8个E-mail写作技巧：
1.从第零个字开始写
99%的人都忽略一件事：信件的筛选，在拆信之前就发生了。
你要格外重视E-mail外露的地方：
- 主旨（标题）
- 你是谁（署名）
- 第1句话（摘要）
其中最重要的是主旨。它就像每篇文章的标题，是读者最先看到的地方；显示在主旨旁边的，是一段颜色更淡、字体更小的短摘要；最后是你的名字，你的身份不能改，但意识到名字会显示，能有效提升沟通效率。
假如你是老板，那不管你写什么，员工当然都必须阅读；但如果你只是个小员工？推销员？就必须格外重视 E-mail的沟通效率。让人打开信是写E-mail的基本目标，如果对方不打开，这封信几乎就作废了。
提高开信率，最有效的办法就是从信件的第零个字开始沟通：重视主旨、署名、第一句话。
2.长话短说
写E-mail要把多余的字词砍掉、用力删减，这不只节省读者时间，也符合E-mail的本质：高效沟通。
例如有文件推迟报送，对方可能只想知道：何时补上？有无合理原因？将来避免的办法是什么？
但很多人会在信件填充这些字词：
这些日子以来，很谢谢你照顾，我也真心学到了不少。在过去123天以来，我都很谨慎对待案件，但这次不小心睡过头、我的闹钟不知道为什么没叫，一定是产品质量的问题。
讲了一大串，但事发原因、沟通关键和重点都找不到，就算有重要信息，也都埋在字堆里面了。除了道歉、合理原因、补救方式，其他字句都别写。
《Writing That Works》建议：把50%的文字删掉，你会看到讲重点的力量。
3.有话直说
E-mail 必须清楚写出，你到底想要收件人做什么？
- 给地址，让你寄东西
- 提供产品名录
- 报价给你
- 回信
在委婉、内敛的传统文化氛围下，直接讲目的常常被认为过于直白、难以启齿，非常有挑战性，但问题是：如果你不把目的讲清楚，你就很难得到回应。当你发出E-mail，还需要别人回信问：所以，我要做什么？就增加了一次低效率的沟通。
好的E-mail写作，是有话直说的写作。
4.公务邮箱，没有隐私
永远记得：千万别用E-mail讲别人坏话。你的公务E-mail就是单位（公司）的资产，拥有你E-mail账户最高管理权限的人，是缴纳 E-mail账单的那个人，单位有100%的权力去查阅你的信息，而且很多人真的会去翻。
E-mail写作法则——记住：所有事情，都是公开的。
5.避免漏发的方法：先添加附件
如果邮件有附件，永远先把附件添加进E-mail里面，你也不想在点下发送按钮后发现因为漏发了附件，狼狈地向对方道歉，再狼狈地重新发送一遍。
6.延时的艺术：先停，再发
很多让人后悔的信，都是在负面情绪、匆促忙碌下寄出的E-mail。
先处理心情，再处理事情。是成功人士遵行的法则。延后寄件、避免酿成大错，有以下几个技巧：
- 静置，放隔夜
重大的E-mail决定，例如终止合作、提离职、投诉，写好之后至少放置一个晚上才寄。
- 在E-mail预约发件时间
通常在邮箱的发送的按钮旁边，都有预约发件时间的选项。预约第二天早上发出的信，比现在深夜寄出的信，更容易被先看到。
- 设定后悔机制：把话收回来
如果以上2个延时机制你都懒得做，还更方便的一招：收回信件。大多数邮箱的设置功能里，都有取消发送的功能，把预设秒数拉长。这样，你每封信件寄出之后，都有好几秒的时间可以反悔。
7.不要随便更换话题
在同一个话题里，使用相同主旨。比如一系列邮件对话前11封信都是关于文案交稿的对话，那么在同一个对话里，你延伸的第12封信就要保持文案交稿的主旨，避免随意乱创新话题。不然别人会觉得你怎么莫名其妙岔出去，只会损害专业感。要讲不同的话题，那就要开启新的对话。如果你和伙伴同时在讨论销售文案和广告文案两个不同的话题，那用独立的2封信分别发出。这不是耽误时间，是为了确保后续清晰沟通、有效省时的做法。
8.设置好沟通的腔调
文字不容易精准表达情感，但在E-mail适当的地方定调，能减少误会的产生。适当的E-mail定调时机：主旨、信件开头、结尾。
- 主旨
生活化、轻松的主旨→含有表情符号；
专业的主旨→直截了当、写重点关键字；
主旨含有启、钧启、台启→寄给年纪大的长辈。
- 开头
最安全的信件开头是：Hi Jemmy,Jemmy你好：如果写亲爱的Jemmy、Dear Jemmy能强调亲近感，但这可能变成装熟、越界的用法。
要是E-mail完全没有开头，直接开始写正文，可能表示这人不太懂怎么写E-mail。
- 结尾
E-mail写完之后，标准的做法是在结尾署名、写上礼貌的话。最常见的是写上祝顺利、感谢、Best wishes，然后再写上自己的名字。结尾不署名就结束，理论上是中性的，但这容易显得突兀，或者让人觉得你在生气。
在主旨、信件开头、结尾这些地方，定好信件的腔调，能最大程度减少误会。
范例：乔布斯的大师级E-mail
乔布斯除了是苹果灵魂人物，也是个强大的写手，他的写作以清晰、极简、有效而闻名。
这封E-mail，是苹果陷入诉讼案，因为法庭辩论而公开的一封内部信件。乔布斯写给Adobe首席执行官的这封信，清楚、简洁、有力：
布鲁斯：
Adobe在挖苹果的人。他们已经挖走一个了，还在打一堆电话。
不挖Adobe人才，是我和招募团队长久以来的政策。
看样子，你的规矩和我不同。
我们两个之间，有一个人必须改规则。请告诉我是谁改。
史蒂夫
这封E-mail有将近 20 年历史，至今还在网络社群广为传播，也被《Inc.》誉为大师级E-mail模板。