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Excel中制作选择填充“是”或“否”的三种方法

创作时间:

作者:

@小白创作中心

Excel中制作选择填充“是”或“否”的三种方法

引用

来源

https://docs.pingcode.com/baike/4995586

在Excel中制作选择填充“是”或“否”的功能，可以有效提升数据输入的准确性和效率。本文将详细介绍三种主要方法：数据验证、下拉菜单和条件格式，并通过一个综合应用案例帮助读者更好地理解和掌握这些技巧。

数据验证

添加数据验证

打开Excel表格，选择需要添加“是”或“否”选项的单元格。接着，点击菜单栏中的“数据”选项，找到“数据验证”按钮。点击后，会弹出一个对话框。

设置数据验证

在弹出的“数据验证”对话框中，选择“设置”选项卡。在“允许”下拉菜单中选择“序列”，然后在“来源”框中输入“是,否”。这样，就会在选择的单元格中创建一个下拉菜单，包含“是”和“否”两个选项。

应用与测试

完成设置后，点击“确定”按钮。现在，选择刚才设置的单元格，就会发现一个下拉箭头，点击后会显示“是”和“否”两个选项。选择其中一个选项，就可以完成输入。

使用下拉菜单

创建数据源

在表格的其他地方（通常是当前工作表的边缘或新建一个工作表），输入“是”和“否”两个选项。这样做的目的是为下拉菜单提供数据源。

引用数据源

再次选择需要添加“是”或“否”选项的单元格，点击菜单栏中的“数据验证”。在“设置”选项卡中，选择“序列”，然后在“来源”框中输入数据源的引用地址（例如：Sheet2!A1:A2）。

验证下拉菜单

点击“确定”后，选择的单元格就会有一个下拉箭头，点击后会显示“是”和“否”两个选项。这样，用户可以通过下拉菜单轻松选择“是”或“否”。

使用条件格式

设置条件格式

选择需要添加“是”或“否”选项的单元格，点击菜单栏中的“开始”选项，找到“条件格式”按钮。点击后，选择“新建规则”。

定义格式规则

在“新建格式规则”对话框中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。然后，在公式框中输入“=$A1="是"”，设置相应的格式，如填充颜色。重复以上步骤，为“否”设置另一种格式。

应用与检查

完成设置后，点击“确定”按钮。现在，当在单元格中输入“是”时，单元格会自动应用设定的格式；输入“否”时，则会应用另一种格式。这种方法不仅可以帮助用户选择，还可以通过视觉效果提示用户当前的选择。

数据验证的详细步骤

步骤一：选择目标单元格

打开Excel工作表，选择需要应用数据验证的单元格区域。可以选择单个单元格、多个单元格，甚至是整个列或行。

步骤二：打开数据验证对话框

在Excel的功能区中，点击“数据”选项卡。在“数据工具”组中，点击“数据验证”按钮。选择“数据验证”选项，这将打开一个数据验证对话框。

步骤三：设置数据验证类型

在数据验证对话框中，选择“设置”选项卡。在“允许”下拉菜单中选择“序列”。然后在“来源”框中输入“是,否”，确保用逗号分隔这两个值。

步骤四：添加输入信息和出错警告

在数据验证对话框中，可以切换到“输入信息”选项卡，并填写标题和输入消息。这些信息会在用户选择目标单元格时显示，帮助用户了解需要输入的内容。还可以设置“出错警告”选项卡中的内容，当用户输入无效数据时，会弹出警告对话框。

步骤五：测试数据验证

完成以上设置后，点击“确定”按钮。现在，选择设置了数据验证的单元格，点击单元格右侧的下拉箭头，就会显示“是”和“否”两个选项。选择其中一个选项，完成输入。

下拉菜单的详细步骤

步骤一：创建数据源

在当前工作表的边缘或新建一个工作表，输入“是”和“否”两个选项。这些选项将作为下拉菜单的数据源。

步骤二：选择目标单元格

选择需要添加下拉菜单的单元格区域。可以选择单个单元格、多个单元格，甚至是整个列或行。

步骤三：引用数据源

点击“数据”选项卡，在“数据工具”组中，点击“数据验证”按钮。在数据验证对话框中，选择“设置”选项卡。在“允许”下拉菜单中选择“序列”。然后在“来源”框中输入数据源的引用地址（例如：Sheet2!A1:A2）。

步骤四：测试下拉菜单

完成以上设置后，点击“确定”按钮。现在，选择设置了下拉菜单的单元格，点击单元格右侧的下拉箭头，就会显示“是”和“否”两个选项。选择其中一个选项，完成输入。

条件格式的详细步骤

步骤一：选择目标单元格

选择需要应用条件格式的单元格区域。可以选择单个单元格、多个单元格，甚至是整个列或行。

步骤二：打开条件格式对话框

在Excel的功能区中，点击“开始”选项卡。在“样式”组中，点击“条件格式”按钮。选择“新建规则”选项，这将打开一个新建格式规则对话框。

步骤三：设置条件格式规则

在新建格式规则对话框中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项。在公式框中输入“=$A1="是"”。然后，点击“格式”按钮，设置相应的格式，如填充颜色。点击“确定”按钮，返回新建格式规则对话框。重复以上步骤，为“否”设置另一种格式。

步骤四：测试条件格式

完成以上设置后，点击“确定”按钮。现在，当在单元格中输入“是”时，单元格会自动应用设定的格式；输入“否”时，则会应用另一种格式。这种方法不仅可以帮助用户选择，还可以通过视觉效果提示用户当前的选择。

综合应用案例

为了更好地理解和掌握以上方法，我们可以通过一个综合应用案例来进行练习。假设我们需要制作一个员工考勤表，其中需要记录员工的出勤情况，通过选择“是”或“否”来表示员工是否出勤。

步骤一：设计考勤表结构

首先，设计考勤表的基本结构，包括员工姓名、日期、出勤情况等列。在“出勤情况”列中，我们将应用数据验证、下拉菜单和条件格式。

步骤二：应用数据验证

选择“出勤情况”列中的单元格，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”。在数据验证对话框中，选择“设置”选项卡，选择“序列”，在“来源”框中输入“是,否”。点击“确定”按钮完成设置。

步骤三：应用下拉菜单

在考勤表的边缘或新建一个工作表，输入“是”和“否”两个选项。选择“出勤情况”列中的单元格，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”。在数据验证对话框中，选择“设置”选项卡，选择“序列”，在“来源”框中输入数据源的引用地址（例如：Sheet2!A1:A2）。点击“确定”按钮完成设置。

步骤四：应用条件格式

选择“出勤情况”列中的单元格，点击“开始”选项卡，选择“条件格式”。选择“新建规则”，在新建格式规则对话框中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在公式框中输入“=$A1="是"”。点击“格式”按钮，设置相应的格式，如填充颜色。重复以上步骤，为“否”设置另一种格式。

步骤五：测试综合应用

完成以上设置后，测试考勤表的功能。在“出勤情况”列中的单元格中，点击下拉箭头，选择“是”或“否”。观察单元格是否正确应用了数据验证、下拉菜单和条件格式。

使用宏自动化选择填充

如果需要在大量数据中频繁使用“是”或“否”选项，可以考虑使用VBA宏来自动化这一过程。以下是一个简单的VBA宏示例，可以帮助快速填充选择项：

Sub AddYesNoDropDown()
    Dim ws As Worksheet
    Dim rng As Range
    ' Set the target worksheet and range
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    Set rng = ws.Range("B2:B100") ' Adjust the range as needed
    ' Add data validation
    With rng.Validation
        .Delete
        .Add Type:=xlValidateList, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator:= _
            xlBetween, Formula1:="是,否"
        .IgnoreBlank = True
        .InCellDropdown = True
        .ShowInput = True
        .ShowError = True
    End With
End Sub

步骤一：打开VBA编辑器

按下 Alt + F11 打开VBA编辑器。选择插入模块，将上面的代码粘贴到模块中。

步骤二：运行宏

关闭VBA编辑器，返回Excel表格。按下 Alt + F8 打开宏对话框，选择 AddYesNoDropDown，然后点击 运行 按钮。这样，指定范围内的单元格就会添加“是”或“否”的下拉菜单。