想要Excel效率翻倍？来看这5个Excel高阶技巧！（新手友好版）
想要Excel效率翻倍？来看这5个Excel高阶技巧！（新手友好版）
在职场中，80%的工作时间都在和办公软件打交道。今天分享5个连老手都容易忽略的Excel神技，配合具体案例教学，助你工作效率翻倍！
数据透视表：数据分析师的魔法棒
数据透视表是Excel中非常强大的数据分析工具，可以帮助用户快速汇总和分析大量数据。下面以某电商销售数据为例，来看看数据透视表的神奇之处。假设有如下一份电商销售数据表格：
创建数据透视表
- 选择数据源：选中整个数据区域，包括表头（即订单编号、订单日期等这一行）。
- 插入数据透视表：点击 Excel 菜单栏中的 “插入” 选项卡，在 “表格” 组中找到 “数据透视表” 按钮，点击它。此时会弹出一个 “创建数据透视表” 的对话框，然后选择将数据透视表放置的位置，比如新工作表。
利用数据透视表分析数据
- 统计各品类销量：把 “商品类别” 拖到 “行” 区域，把 “销售数量” 拖到 “值” 区域，就能快速知道每个商品类别的总销量，了解哪个品类更受欢迎。
- 按地区统计销售数据：将 “客户地区” 拖到 “行” 区域，“销售金额” 拖到 “值” 区域，能直观看到不同地区的销售业绩，帮助电商企业合理分配市场资源。
条件格式化：让数据 “一目了然”
在处理数据时，希望某些关键信息能一眼看到，条件格式化就能实现。以学生成绩表为例，假设有如下成绩数据：
现在需要快速区分出成绩优秀（90 分以上）和不及格（60 分以下）的学生成绩。
设置条件格式化步骤
- 选中要设置的数据区域：选择语文成绩、数学成绩和英语成绩这三列的数据，包括表头（即语文成绩、数学成绩等这一行）。
- 点击条件格式：在 Excel 菜单栏的 “开始” 选项卡中，找到 “条件格式” 按钮并点击。
- 新建规则：在弹出的下拉菜单中，选择 “新建规则”。
- 设置大于 90 分的规则：选择 “只为包含以下内容的单元格设置格式” 规则类型，在 “编辑规则说明” 的第一个下拉框中选择 “大于”，第二个框中输入 “90”。然后点击 “格式” 按钮，在弹出的 “设置单元格格式” 对话框中，选择一种颜色，比如绿色，作为 90 分以上成绩的显示颜色，点击 “确定” 返回 “新建格式规则” 对话框，再点击 “确定”，这样 90 分以上的成绩就会显示为绿色。
- 设置小于 60 分的规则：重复步骤 2 - 3，再次新建规则，这次在 “编辑规则说明” 中选择 “小于”，输入 “60”，设置格式为蓝色，点击确定。完成后，60 分以下的成绩就会显示为蓝色。
经过这样的设置，成绩表中的优秀成绩和不及格成绩一目了然，可以快速了解学生的成绩分布情况。
VLOOKUP 函数：精准数据查找
Excel 函数中，VLOOKUP 函数像是一位超级 “搜索达人”，它能够在庞大的数据表格中，按照要求精准地找到目标数据，并将与之相关的信息提取出来，常用于核对数据、多个表格之间快速导入数据等。对于处理数据来说，它可是一个不可或缺的得力助手。
以员工信息表为例，假设我们有如下员工信息：
VLOOKUP 函数语法
=VLOOKUP (要查找的值，要查找的区域，返回数据在查找区域中的列号，精确匹配 / 近似匹配)
参数含义
- 要查找的值：指定的用于查找的依据，比如上面例子中的员工编号，它可以是数值、引用或文本字符串。
- 要查找的区域：就是包含要查找的数据的表格范围，这个范围要包含 “要查找的值” 所在的列以及我们想要返回信息的列。注意，要查找的值必须在这个区域的第一列哦。
- 返回数据在查找区域中的列号：指定想要返回的数据在查找区域中是第几列。例如，如果想返回员工姓名，在上述表格中，员工姓名是第二列，那么这里就填 2；如果想返回部门，部门是第三列，就填 3
- 精确匹配 / 近似匹配：这是一个逻辑值，如果为 FALSE 或 0，表示精确匹配，只有当查找值与查找区域第一列中的值完全一致时，才会返回对应的数据，否则返回错误值 #N/A；如果为 TRUE 或 1，表示近似匹配，这种情况比较少用，它会返回小于查找值的最大数值，且要求查找区域的第一列必须按升序排序。一般都使用精确匹配，即填 FALSE 或 0 。
使用 VLOOKUP 函数查找员工信息
- 查找员工姓名：比如要查找员工编号为 “021” 的员工姓名，在一个空白单元格中输入公式：
=VLOOKUP(G2,A1:E6,2,FALSE)，“G2” 是要查找的值；A1:E6是查找的区域，使用了绝对引用（在列标和行号前加 $ 符号），这样在拖动公式时，查找区域不会改变；2 表示返回数据在查找区域中的列号，也就是员工姓名所在的列；FALSE 表示精确匹配。按下回车键，就能得到员工编号为 “021” 的员工姓名 “李四”。 - 查找员工部门：如果要查找 “031” 员工所在的部门，公式只需将返回列号改为3，即公式为：
=VLOOKUP(G2,A1:E6,3,FALSE)就可以得到部门为 “技术部”。
使用注意事项
- 数据区域绝对引用：在设置查找区域时，建议使用绝对引用（如A1:E3),向下或向右拖动公式进行批量查找时，查找区域不会发生变化，始终是指定的范围。如果不使用绝对引用，拖动公式时，查找区域会随着单元格的移动而改变，导致结果错误。
- 查找值必须在第一列：这是 VLOOKUP 函数的规则，一定要保证要查找的值在查找区域的第一列。比如上面的例子，如果把员工姓名放在第一列，员工编号放在后面列，再想用员工编号查找其他信息，VLOOKUP 函数就无法正确返回结果了。
- 处理重复值：如果查找区域中存在重复的查找值，VLOOKUP 函数只会返回第一个符合条件的值。例如，假设员工信息表中有两个员工编号都为 “001”（虽然实际中员工编号一般是唯一的，但为了说明问题假设这种情况），使用 VLOOKUP 函数查找 “001” 时，只会返回第一个 “001” 对应的员工信息。如果要处理这种情况，可能需要结合其他函数或方法，比如增加唯一标识来区分。
高级筛选：数据筛选的 “高级玩法”
高级筛选是一个更加智能、灵活的筛选工具，它允许根据多个复杂的条件对数据进行筛选，还能将筛选结果复制到其他位置，方便对数据进行进一步分析和处理。
以公司销售数据为例，假设有如下销售数据表格：
现在要筛选出销售地区为 “北京” 且销售额大于 3000 的数据。
高级筛选步骤
- 设置筛选条件：在数据表格之外的空白区域设置筛选条件。G1 单元格输入 “销售地区”，H1 单元格输入 “销售额”；G2 单元格输入 “北京”，H2 单元格输入 “>3000” 。这里要注意，条件写在同一行，表示 “与” 关系，即两个条件要同时满足；如果条件写在不同行，表示 “或” 关系，满足其中一个条件即可。
- 打开高级筛选对话框：选中数据区域的任意一个单元格（这里是 A1:E5 区域），点击菜单栏中的 “数据” 选项卡，在 “排序和筛选” 组中找到 “高级” 按钮并点击，就会弹出 “高级筛选” 对话框。
- 设置筛选参数：在 “高级筛选” 对话框中，“列表区域” 会自动识别之前选中的数据区域；“条件区域” 选择刚刚设置的条件区域（即 G1:H2）；如果想将筛选结果显示在原数据区域，就选择 “在原有区域显示筛选结果”；如果想将筛选结果复制到其他位置，就选择 “将筛选结果复制到其他位置”，然后在 “复制到” 后面选择一个空白单元格，比如 A10，表示筛选结果从 A10 单元格开始显示 。这里选择将筛选结果复制到其他位置。
- 点击确定：完成上述设置后，点击 “确定” 按钮，符合条件的数据就会被筛选出来，并显示在指定的位置。
通过高级筛选,可以轻松处理复杂的筛选需求，快速从大量数据中提取出需要的信息。无论是处理销售数据、员工信息，还是其他类型的数据，高级筛选都能发挥重要作用，帮助提高工作效率 。
函数嵌套：让数据处理更高效
在 Excel 中，函数嵌套是一种强大的数据处理技巧，它能够将多个函数组合在一起，实现复杂的数据计算和分析任务，就像搭积木一样，把不同功能的函数巧妙组合，发挥出 1+1>2 的效果，提高处理数据的效率。
以计算员工绩效奖金为例，假设公司规定，当员工的月销售额达到 50000 元及以上时，奖金为1500；当销售额在 30000 元（含）至 50000 元之间时，奖金为1000；销售额低于 30000 元时，没有奖金 。
有如下员工销售数据：
这里可以结合 IF 函数和 SUM 函数来完成奖金计算。
函数嵌套公式及解释
- 公式：
=IF(H2>=50000,1500,IF(H2>=30000,1000,IF(H2<=30000,0,))*0) - 公式解释：这个公式使用了 IF 函数的嵌套，最外层的 IF 函数判断销售额是否大于等于 50000，即奖金为1500，如果不满足大于等于 50000 这个条件，就进入内层的 IF 函数，内层 IF 函数再判断销售额是否大于等于 30000，即奖金为1000；如果两个条件都不满足（也就是销售额小于 30000），就返回 0，即没有奖金。这里虽然没有直接用到 SUM 函数，但在实际复杂场景中，可能会结合 SUM 函数先对销售额等数据进行汇总计算，再进行奖金判断 。
通过函数嵌套，可以根据不同的业务规则对数据进行灵活处理，解决复杂的数据计算问题，这在财务核算、数据分析等领域都有着广泛的应用 。
Excel 的高阶技巧能高效地处理数据 。数据透视表能快速从海量数据中提取关键信息，条件格式化让数据重点一目了然，VLOOKUP 函数精准查找数据，高级筛选处理复杂筛选需求，函数嵌套解决复杂计算问题。这些技巧不仅能提升工作效率，在职场中脱颖而出，还能帮助学生高效处理学习中的数据 。