没签劳动合同如何保护员工权益？劳动法解读及HR应对策略

没签劳动合同如何保护员工权益？劳动法解读及HR应对策略

在现代职场中，劳动合同是劳动者与用人单位建立劳动关系的重要法律凭证，也是双方权利义务的明确约定。然而，在实际用工过程中，仍然存在一些用人单位未与员工签订劳动合同的情况。这对于HR而言既是挑战，也是对职业操守的重大考验。本文将从法律依据、权益保障路径以及HR应采取的具体措施等方面，详细阐述“没签劳动合同如何保障员工权益”的核心问题。

没签劳动合同是什么？常见情形与法律后果

图1：没签劳动合同如何保护员工权益？劳动法解读及HR应对策略

没签劳动合同是指用人单位在招录劳动者后，未依法与其签订书面劳动合同的情形。这种行为不仅违反了《劳动合同法》第十条的强制性规定，还可能导致一系列不利后果：

1. 劳动关系认定风险
   在司法实践中，若双方未签订书面合同，劳动关系的成立需要通过其他证据（如工资支付凭证、考勤记录等）来证明。这无疑增加了用人单位在劳动争议中的举证难度。

2. 双倍工资法律责任
   根据《劳动合同法》第八十二条的规定，如果用人单位自用工之日起超过一个月未与劳动者签订书面合同，需从第二个月起向劳动者支付双倍工资的差额部分。这一规定极大地加重了用人单位的经济负担。

3. 劳动权益保障漏洞
   劳动合同不仅是HR管理的基础文件，也是劳动者主张各项权利（如工伤认定、社会保险缴纳等）的重要依据。未签订劳动合同可能导致劳动者在合法权益受损时缺乏直接证据支持。

4. 企业形象与用工风险
   未签劳动合同的做法容易引发员工对企业的不信任感，进而影响团队稳定性。同时，这种“侥幸”操作模式也给企业埋下了潜在的劳动争议隐患。

没签劳动合同如何保障劳动者权益？

在实际用工管理中，HR应充分发挥其专业性与责任感，通过合法合规的方式最大限度地维护劳动者权益：

1. 完善入职管理制度

• 制定标准化的入职流程，明确劳动合同签订的具体时间节点。例如，在试用期结束前完成合同签署工作。
• 确保劳动合同内容符合法律规定，包括劳动报酬、工作时间、岗位职责等必备条款。

2. 强化证据意识与风险防控

• 即使未签订正式劳动合同，HR也应注重收集和保存能够证明劳动关系存在的各类证据。例如：
• 工资支付凭证：通过银行转账或电子支付方式发放薪资时，需保留相应记录。
• 工作考勤记录：员工打卡记录、加班申请表等均具有法律效力。
• 工作任务确认单：如邮件往来、项目进度报告等，均可作为事实劳动关系的佐证。
• 定期与劳动者进行书面沟通，通过签署《未签订劳动合同告知书》等方式固定双方用工事实。

3. 注重日常关怀与沟通
   HR应主动了解员工需求，及时解决工作中的问题。例如，在发现可能引发争议的情形时，应及时介入并采取积极措施化解矛盾。这既体现了企业的人文关怀，又能够降低劳动争议发生的概率。

4. 建立内部预警机制
   制定详细的劳动合同管理制度，并将执行情况纳入HR日常监督范围。例如：

• 定期对合同签署情况进行盘点，确保不漏签、不错签。
• 对新入职员工进行重点跟踪，避免因疏忽导致未签订合同的情况发生。

没签劳动合同的争议处理路径

在实际劳动争议中，劳动者与企业之间的矛盾往往源于未签劳动合同这一基础性问题。对此，HR需要掌握以下争议解决的核心要点：

1. 协商解决机制
   当出现劳动争议时，建议通过内部渠道解决问题。例如，若员工因未签合同提出诉求，可与其积极协商，明确后续处理方案。

2. 劳动仲裁流程
   若无法通过协商解决，则需进入劳动仲裁程序。在此过程中：

• HR需要全面整理相关证据材料，包括工资条、考勤记录等。
• 根据案件具体情况，合理主张企业方的合法权益（如无需支付双倍工资的情形）。

3. 司法途径支持
   对于重大劳动争议案件，企业可考虑通过诉讼方式维护自身权益。例如，在劳动者主张工伤赔偿的情况下，若能证明其不符合工伤认定条件，则可通过法律手段进行抗辩。

没签劳动合同的HR应对策略

作为企业人力资源管理者，该如何在日常工作中规避未签订劳动合同的风险？以下是具体建议：

1. 强化法治观念
   HR需要深入学习《劳动合同法》等相关法律法规，并定期参加劳动法培训课程。只有熟悉法律规定，才能更好地推动合规管理。

2. 优化招聘流程
   在员工入职环节设置专门的合同签署环节，确保每位新员工在规定时间内完成签约工作。例如：

• 制定清晰的合同签订时间表，并通过邮件或短信提醒相关人员。
• 在试用期结束前完成正式劳动合同的签订。

3. 加强内部监督
   建立健全的人力资源管理制度，并定期对劳动用工情况进行合规性审查。例如：

• 每季度进行一次劳动合同签署情况盘点，及时发现并整改问题。
• 对于未能按时签订合同的员工，采取“一人一策”的方式进行重点跟进。

4. 注重职工培训
   通过开展入职培训、法律知识普及等方式，提升全体员工的劳动法意识。例如：

• 在新员工入职培训中加入劳动合同相关知识讲解。
• 定期组织全体职工学习《劳动合同法》，增强其依法维权的能力。

没签劳动合同的未来改进建议

为了避免未签订劳动合同的情况发生，企业可以从以下几个方面着手改进：

1. 推动电子合同应用
   在信息化时代背景下，可以考虑引入电子签名技术，实现劳动合同的签署。这种方式不仅便捷高效，还能有效规避丢失或遗忘的风险。

2. 建立全员监督机制
   鼓励员工对劳动关系相关问题进行监督，并设立举报渠道。例如：

• 在企业内部设立“合规管理信箱”，接受员工关于合同签订等问题的反馈。
• 对于发现的问题及时整改，并追究相关人员的责任。

3. 完善HR职业发展体系
   通过建立科学的人力资源管理体系，提升HR队伍的专业素养。例如：

• 设立劳动法专职岗位，负责处理合同签订等事务。
• 定期开展劳动法专题培训，帮助HR团队掌握最新政策法规。

未签订劳动合同既是对劳动者权益的漠视，也是对企业自身利益的损害。作为人力资源管理者，我们有责任、有能力也有义务推动企业用工管理走上规范化道路。在未来的实践中，我们将继续秉持法治精神，不断完善劳动用工管理制度，为企业健康发展保驾护航！