RPA助力学校财务管理智能化，中南财经政法大学创新项目管理模式

RPA助力学校财务管理智能化，中南财经政法大学创新项目管理模式

随着信息技术的飞速发展，学校财务管理部门正利用先进的信息技术工具来提升年度总结的工作效率和准确性。通过财务管理软件，不仅简化了数据录入、查询和分析的过程，还实现了各部门间的信息共享与集成，进一步提升了财务数据的安全性和可靠性。这种信息化管理方式不仅减轻了财务人员的工作负担，还显著提高了整体工作效率，为学校提供了更为坚实可靠的财务保障。

近年来，某学校大力加强财务数智化建设，以“科学化、规范化、系统化、个性化”为目标，通过运用机器学习、流程挖掘、RPA等技术，形成“AI+RPA+数据+机器人” 人机协同模式下的数字化员工运作体系，实现了“互联共享、业财一体”的目标，以更先进、更智能、更自动化的方式驱动财务管理模式的创新发展。进一步优化资源配置，大幅提升财务管理和服务能力，为高质量发展提供了坚强的财务保障。

智能财务时代学校面临的挑战

1.会计职能的挑战
财务人员亟需从重复繁琐的事务工作中解脱出来，将工作重心逐渐向分析、预测、决策、管理方向转化。财务的职能不再是传统的核算功能，信息化会使得财务进行流程再造，实现信息共享，基础的、高重复率的工作会被算法、机器取代。传统的核算职能会受到前所未有的挑战，而后端的预测、分析、决策、管理会逐渐占据更重要的地位。

2.会计人员的挑战
人工操作错误率较高，海量的数据要求财务人员转变思维，从传统的核算思维转向智能思维，从样本思维转向全量思维，从各个模块的独立思维转向整个财务业务体系的关联思维。大量新技术的涌现，使得财务一定要与技术和业务的逻辑相匹配。财务工作的内容不仅仅是财务，还需要了解业务的流程，懂得业务的运营，否则很难做好财务的工作。在业财融合的环境下，对于财务人员综合能力的要求会进一步提高。

信息技术应用创新带来变革机遇

当前，生成式人工智能大模型成为各行各业关注重点和热议话题。以ChatGPT、Bard为代表的大模型是人工智能技术的一次飞跃，代表着AI技术从感知世界、理解世界向创造世界的跃迁。信息技术助推了我国财务会计工作的不断变革，也促进了财务工作体系的不断优化完善。随着人工智能时代的到来，AI的应用越来越广泛，财务会计与财务管理领域先后产生了业财一体化软件、财务机器人等应用工具。人工智能技术用于高校财务信息化发展的过程中，帮助其更好地实现财务业务的综合化处理，规范了财务业务的流程，实现了数据全过程共享和监控的任务。人工智能大模型对于促进信息技术与财务工作的相互融合，推动财务职能对内和对外的拓展，提升我国财务会计信息化发展水平有着十分重要的意义。

人机协同智能模式构建

人工智能技术带来的一个变化是财务RPA（Robotic Process Automation）流程自动化机器人的问世。RPA亦称数字员工（Digital Labor），是一种智能化软件，通过模拟并增强人工与计算机的交互过程，实现工作流程中的自动化，可在多种应用场景中替代人工操作，提升准确率，缩短响应时间，从而使会计信息更具可靠性。

该校RPA技术的实现主要依赖于Python编程语言和Selenium自动化测试工具，通过编写脚本，模拟人工操作，实现自动化流程，具体操作步骤见表1。Selenium能直接在浏览器中运行，就像真实用户所做的一样，且可以在Windows、Linux和Macintosh上的Internet Explorer、Chrome和 Firefox中运行，满足用户多种请求方式。

Selenium RC是Selenium的核心组成部分，它由Selenium Server、Client Library组成。提供接口，连接Selenium Server，接收测试结果。通过内置驱动WebDriver打开浏览器，检索元素，执行交互填充信息、保存提交。系统还采用了OpenCV+Tesseract技术对验证码和发票信息进行识别。主要的处理流程为：首先使用OpenCV技术将图片进行降噪、灰度化、二值化等处理。

1.人机协同办公新模式，提升财务工作效率
RPA执行任务的精确度远高于人工，可以全天候不间断地工作，同时根据预制智能模型、业务逻辑进行判断，管理和监控各自动化财务流程。完善的数据安全与流程审计功能。保证用户密码等信息的安全性。保证每一步流程都留痕并有据可查，同时可以进行流程审计。

2.跨部门跨系统协同，助力高质量发展
连接复杂的多个业务系统，自动完成一个复杂的流程。系统可实现跨系统交互、第三方互联时RPA自动数据处理和填报，例如与财政支付系统对接时，RPA根据财务核算、银校互联系统数据自动填表，减少大量二次录入环节。

3.“定时”+“计划”自动触发，事半功倍
定时任务及计划任务功能自动触发。提供有人值守机器人的手动触发执行应用模式和无人值守机器人定时执行应用进行流程自动化工作。通过控制台的计划任务功能，用户可以统一调度安装有“无人值守型机器人”客户端的计算机，定时开关机定时执行相应的任务。

人机协同智能模式经典场景

针对财务人员紧缺，而工作量日益增长的矛盾，该校利用人工智能新技术，在实现单据全业务流程联动处理和凭证映射规则标准化的基础上，与天津神州浩天科技有限公司联合开发RPA制单机器人，完成可制单单据的账务处理。协助财务人员处理重复性强、标准化程度高的业务，将财务人员从凭证处理、对账核对等耗时耗力重复性业务中解放出来。这些功能将缩短整个账务处理的时间，从而使财务人员能够将更多的精力投入到需要高级分析的财务工作中。

1.业务流程设计
系统流程分：分配单据，启动系统，选择数据，启动账务系统，自动制单，自动打印凭证，复核，付款，影像化扫描

2.应用效果
（1）实现自动制单功能，提高制单效率
通过将“财小妹”自动制单嵌入进网上报销系统及账务处理系统，实现自动接单、分单、网报、网申账务处理，并自动打印凭证等功能，真正实现一人多岗，全天候24小时办公。

（2）实现科研经费管理从延时到敏捷管理
财务处通过将“财小妹”嵌入科研管理系统，实现了科研来款每日自动更新，实现科研收入一键化自动处理，合同信息、立项信息、预算信息等同时保存，让科研到款及划拨管理更加高效快捷，实现从延时管理到敏捷管理。

助力预算管理一体化系统资金支付

2023年，预算管理一体化改革要求全部财政资金均通过预算管理一体化系统支付，通过将“财小妹”嵌入“一体化系统”，可以自动执行凭证信息录入、指标选取等流程，代替“人工”，完成包括自动核算、自动审核、自动支付工作，显著缩短系统响应时间，降低人工成本和录入差错率。

1.业务流程设计
采用AI引擎与RPA机器人引擎技术，在AI引擎与RPA机器人引擎的基础上按照业务需求进行定制、进一步完善业务模型，努力达到无需人工干预的自动化处理模型。系统架构分为展示层、业务应用层、基础支撑层、数据层。系统流程分：启动系统，系统初始化，登录验证，获取数据，选择数据，自动弹出财务厅

中南财经政法大学信息管理部是学校的职能部门，承担了网信办、网络中心、信息中心、现代教育技术中心等其他高校多所机构所涉及的工作职责。学校网络安全与信息化领导小组是学校信息化建设工作的决策组织，其办公室设在信息管理部，信息管理部集学校信息化建设规划、管理、技术、服务于一体，全面统筹学校网络安全和信息化建设工作，推动教育数字化转型。

新的时代赋予信息化建设新的要求，为符合新质生产力的发展要求，中南财经政法大学在前期建设管理的基础上，聚焦创新与变革，深入开展项目管理的探索和实践。如图1所示，学校创新信息化项目管理的基本思路是：项目管理与内控建设相融合，项目的行政审核与技术审核相融合，项目监管与技术服务相融合，从而形成“决策权、建设权与监督权”相分离。“三融合三分离”的项目管理体制，三部门联动的归口管理模式、网格员与项目建设例会制度，强化了监督与保障能力，促进了管理工作与技术审核服务深度融合，从而降低信息化建设风险、保障信息化项目的高质量建设。

图1 中南财经政法大学信息化项目管理功能总图
（点击放大查看）

“三融合”是指项目管理与内控建设相融合、行政审核与技术审核相融合、技术监督与技术服务相融合。“三分离”是指信息化项目的“决策权、建设权与监督权”相分离。这一体制的创新变革，符合《行政事业单位内部控制规范（试行）》的相关要求，在信息化项目建设的全流程管理中加强内控管理，有效保障项目建设的规范高效。

如图2所示，信息化项目的内控建设是通过构建“管建分离”“双审核”与“双负责人”制度来实现。

图2 信息化项目内控建设示意

“管建分离”是通过调整部门班子成员分工，优化职责职能实现。班子成员中总工程师和一位副部长均不分管项目建设工作。副部长负责项目的全流程管理，包括全校信息化项目的立项、项目变更、项目验收以及信息化经费的管理；总工程师担任技术专家组组长，技术专家组由校内外技术专家组成，只负责全校信息化项目技术方案和采购方案的审核和技术验收。部门调整内设科室的工作职能，成立智慧校园建设办公室，负责学校信息化建设归口管理工作，包括编制学校信息化建设预算草案，信息化建设项目立项审批、中期检查、结项验收和经费管理，项目建设全过程管理和绩效评价工作。智慧校园建设办公室不承担具体的信息化建设任务。“管建分离”使得信息化项目的决策权、监督权和执行权相分离。

“双审核”与“双负责人”制度，将行政审核与技术审核相融合，形成有效的风险控制和质量保证机制。在关键文件的签署上，信息管理部和建设单位的一把手进行双签，确保了决策的权威性和执行的严肃性。同时，在行政主管和技术主管之间也实行双签制度，以确保决策的全面性和专业性。在行政审批和技术审核方面，严格执行“技术审核一支笔”的原则，由技术专家组负责把关技术方案的可行性和先进性，以及项目预算的合理性。这种制度不仅提高了审核的专业性和精确性，而且增强了项目管理的透明度和公正性。

三部门联动的信息化项目归口管理体制形成了完整的闭环管理，强化了归口管理部门的审核监督职责，使得学校信息化项目的入口关和出口关都纳入了项目管理范畴，真正实现了信息化项目的可管可控，保证了项目建设质量和经费使用效益。

信息化项目具备较高的专业性和技术壁垒，建设过程和实施方法有别于其他项目，若缺失了技术审核、监督、指导等管理环节，很难保障项目的建设进度和质量。

传统的信息化项目管理更多地聚焦在项目立项和项目验收，过程管理不足，尤其在项目建设的关键性节点上，缺少必要的技术监督和指导。中南财经政法大学信息化项目的管理中重点考虑如何将管理与技术深度融合，依托技术资源对项目管理的支撑作用，提高管理效率效能，减少建设成果与建设目标的差距，提升项目建设质量。

首先，项目的采购方案必须经过归口管理部门的技术审核。技术审核由技术主管（由信息管理部总工程师担任）负责，根据项目性质，组织校内外专家论证，采购方案通过技术专家组审核后，由归口管理部门的技术主管和行政主管“双签”后方可开始采招。

其次，在项目建设过程中的关键节点上，必须经过归口管理部门的技术主管或者技术专家组集体论证，如：项目实施技术问题咨询、项目技术方案变更、项目设备参数论证或变更、技术验收等。未经批准的擅自变更，一律为无效变更。

最后，所有的信息化项目在申请上线试运行前必须经过技术验收。技术专家组根据建设方案，从网络安全、数据库设计、交换平台对接、身份认证对接、信息门户对接、移动门户对接和IT资源监控平台对接7个方面对项目进行技术审核和验收。

随着新质生产力的提出，变革管理部门、建设部门和企业三方的生产关系是信息化项目高质量建设的内在要求，高校也亟须构建新的信息化项目管理模式。中南财经政法大学通过创新信息化项目管理体制，强化技术审核与监督，建立三部门联动的归口管理体系，有效保障了信息化项目的高质量建设，为其他高校提供了可借鉴的经验。

信息技术的应用不仅改变了传统财务工作的模式，还带来了以下几方面的变革：

1. 效率提升：自动化处理大大减少了人工操作的时间，实现了24小时不间断工作，显著提高了工作效率。

2. 准确性增强：通过智能化软件处理数据，减少了人为错误，提高了财务数据的准确性。

3. 信息共享与集成：跨部门、跨系统的数据共享，实现了信息的互联互通，为决策提供了更全面的数据支持。

4. 风险管理：智能系统能够实时监控财务流程，及时发现和预警潜在风险，增强了财务安全性。

随着信息技术的不断发展，学校财务管理将面临更多的机遇和挑战：

1. 技术融合：人工智能、大数据、区块链等技术将进一步融合，为财务管理提供更强大的工具。

2. 人才培养：财务人员需要不断提升信息技术能力，以适应智能化工作环境。

3. 数据安全：随着数据价值的提升，数据安全和隐私保护将成为重要议题。

4. 制度创新：需要不断优化管理制度，以适应技术变革带来的新挑战。

信息技术在学校财务管理中的应用，不仅提升了工作效率和数据准确性，还为学校提供了更坚实的财务保障。随着技术的不断发展，学校财务管理将迎来更多的创新和变革，为教育现代化提供有力支持。