齐齐哈尔烟草局：以文件控制程序保障企业文化建设

齐齐哈尔烟草局：以文件控制程序保障企业文化建设

齐齐哈尔市烟草专卖局（公司）通过一套详尽的企业文化活动控制程序，展示了其独特的企业文化。该程序不仅涵盖了从调研分析到规划设计、传播推广再到评估改进的全过程，还特别强调了文件控制程序在企业文化建设中的重要角色。通过这一系列的控制程序，齐齐哈尔市烟草专卖局（公司）成功地将企业文化融入日常管理和运营之中，为企业的发展提供了强有力的文化支撑。

齐齐哈尔烟草局的文件控制程序是确保企业运营规范、高效的重要保障。该程序详细规定了各类文件的管理流程和职责分工，涵盖了技术类文件、管理类文件以及外来文件等不同类型。

文件分类与职责分工

• 技术类文件：包括设计文件、工艺文件等，由研发中心和工艺中心归口管理。
• 管理类文件：涵盖质量手册、程序文件及作业指导书等，由质量管理部负责。
• 外来文件：如法律法规或客户提供的标准，按原编号纳入管理体系。

各部门明确分工，例如企业管理部负责管理制度的审核与发布，信息中心则管理信息化系统相关文件。

文件受控与非受控

• 受控文件：需在回收旧版本后发放新版本，以保证使用的是最新有效版本。
• 非受控文件：不受更改影响，无需收回或更换。

工作流程

1. 编制与审批：

   • 质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写，并经审批。
   • 技术类文件由产品、工艺等部门编制，其他管理文件由职能部门完成。

2. 会签与备案：

   • 编制部门通过《文件审批单》进行评审会签。
   • 批准后的文件原件交归口管理部门备案并列入清单。

3. 发放与回收：

   • 纸质版文件需加盖“受控”印章，并记录发放情况。
   • 电子版通过OA系统发布，纸质版按部门需求分发。

4. 修改与废止：

   • 修改时需注明失效状态，重大修订须重新审批。
   • 废止文件统一销毁，并保留一份存档。

5. 外来文件管理：

   • 归口部门负责收集、上传至服务器供查阅。

通过以上措施，齐齐哈尔烟草局实现了对文件的有效管控，确保了文件的准确性和时效性，为日常运营提供了可靠支持。

齐齐哈尔烟草局的企业文化建设同样遵循一套严谨的控制程序，确保文化理念能够有效传播和落实。

调研分析

在企业文化建设的初期阶段，齐齐哈尔烟草局会进行深入的调研分析，了解员工对企业文化的认知程度，收集员工对现有文化氛围的意见和建议。这一阶段的工作为后续的文化建设提供了重要的数据支持。

规划设计

基于调研结果，齐齐哈尔烟草局会制定详细的企业文化建设规划。这包括文化理念的提炼、文化活动的策划以及文化载体的设计等。规划设计阶段强调创新性和实用性，确保文化理念能够深入人心。

传播推广

在文化理念和活动方案确定后，齐齐哈尔烟草局会通过多种渠道进行传播推广。这包括内部培训、文化墙建设、企业刊物发行以及各类文化活动的举办等。传播推广阶段注重全员参与，确保文化理念能够覆盖到每一个员工。

评估改进

为了确保企业文化建设的效果，齐齐哈尔烟草局会定期进行评估和改进。评估工作主要通过问卷调查、座谈会以及绩效考核等方式进行。根据评估结果，齐齐哈尔烟草局会对文化理念和活动方案进行必要的调整和优化。

文件控制程序在企业文化建设中扮演着至关重要的角色。它不仅确保了文化理念和活动方案的准确传达，还为文化的持续改进提供了有力支持。

支撑文化理念的落地实施

企业文化的核心理念需要通过各类文件进行固化和传播。例如，企业价值观、行为准则以及文化活动方案等都需要形成书面文件，并通过文件控制程序进行管理。这样可以确保所有员工都能接收到一致的文化信息，避免信息传递中的偏差。

保障文化活动的规范执行

文化活动的策划和执行同样离不开文件控制程序的支持。活动方案、宣传材料以及评估报告等都需要按照文件控制程序进行审批和发布。这不仅保证了活动的规范性和专业性，还便于后续的评估和改进。

促进文化的持续改进

文件控制程序中的修改和废止机制为文化的持续改进提供了便利。当企业文化需要调整时，可以通过修改相关文件来实现。同时，废止旧文件可以避免过时的文化理念对员工产生误导。

以齐齐哈尔烟草局的一次企业文化活动为例，可以清晰地看到文件控制程序在其中的应用。

在一次“创新文化月”活动中，齐齐哈尔烟草局首先通过调研分析了解员工对创新文化的认知程度。然后，制定了详细的活动方案，包括创新论坛、创意大赛以及创新成果展示等内容。活动方案经过文件控制程序的审批后，通过OA系统和纸质文件同步发布。活动结束后，通过问卷调查和座谈会收集反馈意见，并将评估结果记录在案。根据评估结果，对活动方案进行了优化，并将优化后的方案作为下一次活动的参考。

通过这一案例，可以看出文件控制程序在企业文化建设中的重要作用。它不仅确保了活动的规范执行，还为文化的持续改进提供了有力支持。

齐齐哈尔烟草局的文件控制程序和企业文化建设相辅相成，共同推动了企业的健康发展。文件控制程序确保了企业运营的规范性和效率，而企业文化建设则为企业注入了持续发展的动力。两者相互支撑，共同塑造了一个既严谨又充满活力的企业氛围。