时间管理+压力释放：双管齐下破解“不可开交”难题
时间管理+压力释放：双管齐下破解“不可开交”难题
“不可开交”这个成语，最早出现在清代李伯元的《官场现形记》中，形容的是清朝官员们繁忙至极、无法脱身的状态。书中写道：“这些折子，都是内廷代笔，那一位不弄到百十两银子？天天如此，那得有这许多精神，真是不可开交。”这段话生动地描绘了官员们被公务缠身、焦头烂额的情景。
有趣的是，两百多年后的今天，我们现代人也面临着同样的困扰。虽然我们不用处理奏折，但每天面对的工作任务、生活琐事，常常让我们感到“不可开交”。那么，如何才能从容应对这种状态呢？让我们从时间管理和压力管理两个方面来探讨一下。
现代人的“不可开交”
现代人的“不可开交”主要表现在以下几个方面：
工作繁忙：随着社会竞争的加剧，工作压力越来越大。很多人每天都要面对堆积如山的工作任务，加班成了家常便饭。
生活节奏快：快节奏的生活让我们时刻处于忙碌状态。从早到晚，我们都在不停地奔波，很少有时间停下来休息。
信息过载：互联网时代，我们每天都要接收大量的信息。这些信息像潮水一样涌来，让我们应接不暇。
多重角色：现代人往往身兼数职，既是职场人，又是家庭成员，有时还要兼顾社交活动。这些不同的角色让我们分身乏术。
时间管理：让效率翻倍
面对“不可开交”的状态，时间管理是我们的第一道防线。以下是一些实用的时间管理技巧：
- 用日历记录待办事项：不要把待办事项放进应用里面，可以试着将一些待办事项放入日历之中。真的，你不需要任何花哨的工具——只需将待办事项放入日历即可：
如果因为某些事情导致没法立即完成这项任务，可将事件移至新的时间段。
为什么要这样做？因为日历基本上就是你的个人路线图。我们都知道当某件事不在你路线图上时会发生什么。
这个技巧出自Nir Eyal 的《不可打扰》（Indistractable）以及 Jake Knapp 与 John Zeratsky 的《创造时间》（Make Time）。这是大家最喜欢的生产力技巧之一。
进阶技巧：周日晚上，将最重要的待办事项放进日历，制定未来一周的计划。
- 如果需要的时间不到两分钟，干就是了：先别着急将任务添加到待办事项列表，如果你觉得这件事情花费不到两分钟，那就马上干。这个技巧出自 David Allen 的《尽管去做》（Getting Things Done），我 15 年前就读过这本书。这个技巧非常好，好到我一直都没忘。
两分钟规则的基本原理是，存储和跟踪一样东西需要花费的时间比拿到马上就处理花费的时间要长，换句话说，这是效率的临界点。
- 列出“等待”清单：想要某人为你做某事时，请将他们添加到你的“等待”清单之中。我会把这个跟待办事项清单放在一起：
这一条也出自《尽管去做》，它改变了我的生活。高效项目经理最重要的习惯之一是营造一种“我能搞定”的氛围，而营造这种氛围的最佳方式就是永不失误。这种策略可以让你跟踪每一条开放的线索，而不是依赖你的记忆，在别人容易疏忽的时候你却能时刻记得。一旦大脑知道信息已被记录在某个地方之后，就可以放松下来，为更有价值的思考腾出空间。
如果你正在用待办事项应用，你也可以在任务描述里注明你在等谁（也就是谁阻碍了这项任务的进展）：
- 每天早上，写下你当天要完成的 1-3 件事：在你打开待办事项清单之前——当然，也是在你开始工作之前——选择一到三件如果今天完成了（而且如果你别的事情都没干）这一天就会很美好的事情。
把这些事项写下来。不要超过三项。如果在日历的早上能腾出时间去处理这些事项就更好了。
一日之计在于晨，因为此时你的大脑处在最活跃的状态，而且在你把最重要的事情干完之后，这一天剩余时间就会变得轻松愉快。
把这份清单写得简短些，你完成其中任何一件事的可能性就会大大增加。当然，理想情况下，你一天可以完成三件以上的事情，但我们往往最终干完的是很多简单的事情，而不是真正该做的那一到三件事情。
这个想法受到了 Matt Mochary 的首要目标（Top Goal）法的启发，你可以按照《创造时间》的方法选出一天的“亮点”。
如果还想更进一步，那就先做清单上最难的那件事，也就是“吃青蛙”，互联网告诉我这个想法是马克·吐温提出来的：
如果你的工作是吃掉一只青蛙，那最好早上吃。如果你的工作是吃掉两只青蛙，那最好先吃掉最大的那只。
- 设置定期的深度工作时间并严加保护：Cal Newport 的《深度工作》是我读过的最重要的职业发展书籍之一。其核心思想是，任何真正有价值的工作都来自人们的“深度工作”——专注、不受干扰、需要认知、能锻炼大脑的工作。不幸的是，我们大部分时间都花在了“浮浅工作”上——不需要认知、后勤式，通常分心的情况下也能完成的任务。这完全没问题，只要你有足够的深度工作时间。
进入深度工作状态需要时间（30 到 60 分钟），更重要的是，你需要避免分心才能保持这种状态。我在全职工作时，对我来说真正有效的方法是每周开辟两到三个重复的时间段专门用于深度工作。这基本上是我做“真正”工作的唯一时间，我非常珍惜这些时间。
关键是保证任何安排都不能挤占这些时间。这是我的做法（效果非常好，仅供参考）：
更进一步：
这段时间要将经常会分散你注意力的app全部关掉。
在深度工作时可以发掘一下双耳节拍（binaural beats）的力量。我写作时会虔诚地使用 Brain.fm。
鼓励公司每周腾出一天时间禁止开会。这会改变你的生活。
定条规矩：会要尽量晚开：虽然对大多数人来说听起来很荒谬，但我目前有一条规则是下午 3 点之前不开会。以前是下午 2 点，但我把它改得更晚了。然后我的生活好过多了。我这样做是因为我宁愿尽可能多地利用那段时间（当我的大脑最清醒的时候）从事创造性的深度工作。
我知道，大多数人都做不到这一点。但是，我敢打赌，你可以（至少一周的某些日子）制定一条规则，也就是在上午 10 点甚至 11 点之前不开会？我敢打赌团队会喜欢的。杰夫·贝佐斯每天早上都会抽出时间做点轻松的事情。很多人都提到这个效率技巧。
- 保持“请勿打扰”模式：想象一下，如果有这样一款产品，只需点击几下鼠标，即可关闭所有设备上的所有通知、电话、短信、推送、蜂鸣等会怎样。这款产品确实存在，而且是免费的，内置在操作系统之中。我认识的最聪明的人会让它一直开着。
以下是如何在 Mac 和 PC 上开启它的方法。
更进一步：当我真的需要深入思考时，我会将一切干扰都排除掉。我会把手机放到另一个房间，并关闭所有即使没有收到通知也想查看的app（如 Slack、Messages、X）。
- 让工作异步化：提高工作效率的最大秘诀之一就是学会如何将开会请求变成电子邮件对话。大多数情况下，这会变成一项 5 分钟的任务，而不是 30 到 60 分钟的会议。
有人向你发送会议邀请时，你可以窃取/调整以下的回复模板：
很高兴能帮到你！我们可以用电子邮件异步沟通吗？你最想从我这里得到什么意见？
安排个会议太简单了。发个邀请易如反掌。暂时逃避一下工作也是一种乐趣，去开会感觉就像在工作一样。
最糟糕的是，你浪费的不仅仅是会议时间本身。你还浪费了会议前的时间，那时候你已经没法深度从事任何事情了（会议时间快到了！），还有会议后的时间，那时候你必须把要做的事情重新捡起来。
不过，我想补充一点，有时候开开会确实很棒，比通过电子邮件来回沟通更能充分利用时间。但通常情况并非如此，所以开会不应该成为默认的方式。
- 让虚拟助手接手低影响的工作：Shreyas Doshi 有一个很好的生产力思维框架，叫做 LNO 框架，它可以帮助你区分高影响力和低影响力的工作。将低影响力的工作委托给虚拟助手，可以让你专注于更重要的任务。
压力管理：让身心放松
除了时间管理，压力管理也是应对“不可开交”的重要手段。以下是一些实用的压力管理技巧：
- 自体放松：自体是指来自您内心的某种东西。在这种放松活动中，利用视觉形象和身体意识降低压力。
在脑海中重复可能有助于您放松和缓解肌肉紧张的话语或建议。例如，您可以想象一个宁静的环境。然后可以专注于放松呼吸或减缓心率。或通过依次放松双臂或双腿等方式体会不同的身体感官。
- 渐进式肌肉放松：在渐进性肌肉放松中，要专注于慢慢收紧后放松各肌肉群。
这样可能有助于您专注于感受肌肉紧张和放松的差异。以便更能体会身体感受。
在一种渐进性肌肉放松中，先开始收紧和放松脚趾肌肉。之后逐步向上到颈部和头部。最好在不会被打扰的安静环境下完成这个过程。您也可以从头部和颈部开始，向下到脚趾。收紧肌肉约 5 秒，然后放松 30 秒，重复进行。
- 视觉化：在视觉化中，您可以在脑海中形成画面，在一个宁静的地方或环境享受视觉旅行。
通过视觉化进行放松，尝试使用尽可能多的感官，如嗅觉、视觉、听觉和触觉。如果想象在海边放松，则想象海水的咸味、海浪拍打沙滩的声音、温暖阳光照在身上的感。
您可以闭上双眼，坐在一个安静的地方。松开紧身的衣服，将精力集中于呼吸。专注于当下，思考积极的想法。
其他放松技巧可能包括：
- 深呼吸
- 按摩
- 冥想
- 太极
- 瑜伽
- 生物反馈
- 音乐和艺术疗法
- 芳香疗法
- 水疗
结语
面对“不可开交”的状态，我们不能只是抱怨，而应该采取积极的应对措施。通过时间管理和压力管理，我们可以提高工作效率，保持身心健康，从容应对生活中的各种挑战。记住，每个人的时间都是有限的，关键在于如何高效地利用它。同时，也要学会适时放松，给自己一些喘息的空间。只有这样，我们才能在忙碌的生活中找到平衡，享受更加充实和快乐的人生。