一文掌握会议管理：提升效率的系统解决方案

一文掌握会议管理：提升效率的系统解决方案

在当今快节奏的工作环境中，高效的会议管理技巧显得尤为重要。本文将从会议的意义、目的、种类、频率、成本计算等多个维度，深入探讨如何提升会议效率，帮助读者掌握实用的会议管理技巧。

第一讲 当今会议面面观

会议的意义

1. 集思广益的渠道
   图1-1 集思广益图
   如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的方法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意确实是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

2. 显示组织或部门的存在价值
   图1-2 组织或部门与会议
   会议总是在大于一人的情形下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

3. 群体沟通的方式
   开会专门少是一对一的沟通，绝大多数情形下差不多上一种群体沟通。随着科技的迅猛进展，人们的沟通方式越来越多，现在人们能够通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，然而，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直截了当、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通适应。

会议的目的

1. 开展有效的沟通
   会议是一种多项交流，能够集思广益，实现有效沟通是会议的一个要紧目的。

2. 传达资讯
   通过会议能够向职员通报一些决定及新决策，也确实是说向职员传达来自上级或其他部门的相关资讯。

3. 监督职员、和谐矛盾
   许多公司或部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查职员对工作任务的执行情形，了解职员的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效和谐上下级以及职员之间的矛盾。

4. 达成协议与解决问题
   达成协议与解决问题一样要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。
   图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤

5. 资源共享
   利用开会聚拢资源，以期相互关心，共同进步。

6. 开发创意
   开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，同时论证新构思，使其具有可行性。

7. 鼓舞士气
   年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

8. 巩固主管地位
   经理或主管为了表达自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下和谐会议，以此来强化自己的地位。

会议的种类

会议能够按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断进展紧密相关。

表1-1 会议的种类

会议的频率

每种会议都有其合理的发生频率，只有把握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。

1. 固定的部门会议
2. 全体会议
3. 处理突发事件的会议
4. 一对一会议

会议成本的运算

会议成本分为时刻成本、直截了当会议成本和效率缺失成本3种。会议成本是专门可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。

1. 会议的时刻成本
2. 直截了当的会议成本
3. 效率缺失成本
   开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体治理效率的下降。由于治理效率下降而造成的缺失，确实是效率缺失成本。效率缺失成本包括以下3种情形：

自检

请将下列相关选项用横线连接起来。
A、固定的部门会议 ①至少每两月一次
B、一对一会议 ②随时
C、处理突发事件的会议 ③按需要
D、全体会议 ④至少每月一次

本讲总结

从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能关心我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时刻成本、直截了当成本及效率成本的缺失。因此，每个人应从基础做起，深刻明白得会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何运算会议的成本，只有先把握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。

第二讲 会议效率不高的缘故及解决方案

会议效率不高的缘故及预防性治理

1. 会议的通病——效率不高
   小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些方法，他的方法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们摸索。专门多公司往往由于以下缘故，开会效率低下：

• 公司的主管都不明白何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。
• 许多主管关于何时开会几乎都不征询职员的意见。这使得职员疲于奔命，甚至得延后或舍弃参加其他会议。
• 有些“必须到会”的职员，因为差不多与重要客户或政府官员有约在先，全然不能出席，这使得会议讨论专门难进行。而到场的人往往并非与议题关系最紧密的人，因此预备不充分或者全然来不及预备。
  时下有一句专门流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话能够改为“开会比较烦”。开会之因此烦，用小王的话来说，确实是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时刻，即使有决议，质量也专门低”，简而言之，会议效率不高。因此，查找致使会议效率不高的缘故就显得格外重要。

2. 会议效率不高的缘故
   会议效率不高通常由以下7种缘故造成。在这7种缘故中，有3种缘故是会议的“致命伤”，需要格外小心。这3种缘故是：主持人的技能、会议的地点以及会议的预备工作。

表2-1 会议效率不高的缘故及具体表现

高效会议的八大特点

与低效率会议相对的确实是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特点。建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特点一一列出，并随时检验，充分做好预防性治理，使立即召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

会议规范

会议规范包含3个部分：会议时刻安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。

1. 会议时刻安排的规范

• 上午8-9点之间，正是职员从家到公司，预备开始一天工作的时候。那个时候的职员，心绪尚且纷乱，还需一段时刻才能进入工作状态。因此，试图在这一时刻段举行会议、试图让职员回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。
• 上午9-10点之间，职员差不多开始进入工作状态。在那个时刻段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。
• 上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动职员集思广益。大伙儿利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。
• 下午3-5点之间，最好不要安排会议。那个时段的职员开始进入一天当中的倦怠期，人人期望赶忙回家，在那个时段举行会议往往会事倍功半。

2. 会议规范本身
   会议规范是指大伙儿达成共识的会议守则。会议规范要紧包括以下条款：

• 所有与会者将每周工作安排时刻表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时刻。
• 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。
• 所有与会者都要预备在会上发言。
• 准时开始，准时终止。
• 各业务单位负责人对决议能否达成负直截了当责任。
• 所有与会者应明白爱护别人的威严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需专门注意。
• 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。
• 会议终止2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。
• 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
• 必要时请第三方监控，以保证会议质量。

3. 固定的会议流程规范
   图2-1 固定的会议规范流程
   固定的会议流程规范要紧包括一个中心、两个差不多点。
   （1）一个中心
   一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：

• 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时刻安排、相关规章制度；指定会议记录人。

• 进行会议讨论，能够分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。

• 终止会议，具体包括：总结；安排下次会议。

  （2）两个差不多点
  两个差不多点是指会议的一头一尾，即会议开始前的预备和会议终止后的跟踪，这两个差不多点是最容易被忽视的。然而，它们却是保证会议成败的关键。因此，一个规范的会