用Excel、Power BI和RPA提升工作效率！

用Excel、Power BI和RPA提升工作效率！

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CSDN

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来源

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https://blog.csdn.net/Chinland/article/details/136672294

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https://blog.csdn.net/zzling2024/article/details/140148123

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https://blog.csdn.net/limingdinghao/article/details/139846075

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https://ziranai.cn/

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https://learn.microsoft.com/zh-cn/power-automate/desktop-flows/power-fx

在数字化时代，掌握高效办公工具已成为职场人士必备的技能。本文将为您详细介绍如何利用Excel、Power BI和RPA（机器人流程自动化）这三大工具提升工作效率，让您轻松应对繁重的工作任务。

Excel作为最常用的办公软件之一，其强大的数据处理功能可以帮助我们大幅提升工作效率。以下是一些实用的Excel技巧：

数据透视表：快速汇总和分析数据

数据透视表是Excel中最强大的功能之一，可以快速对大量数据进行汇总和分析。例如，在销售数据分析中，我们可以使用数据透视表按产品、地区或时间维度分析销售数据。

条件格式化：突出显示关键信息

通过条件格式化，我们可以快速识别数据中的关键趋势。例如，我们可以设置规则，将销售额超过一定数值的单元格高亮显示。

公式自动计算：简化重复性计算

Excel中的公式功能可以大大简化重复性计算工作。例如，使用=SUM(A1:A10)可以快速计算A1到A10单元格的总和，使用=AVERAGE(B1:B10)可以获取平均值。

其他实用技巧

• 快速定位设置了公式的单元格：在Excel菜单选项列表中依次点击【开始】→【查找和选择】→【公式】，光标就会自动定位到设置了函数公式的单元格。
• 打印选定区域：首先鼠标选中需要打印的区域，然后点击菜单选项卡【文件】，再依次点击【打印】→【设置】→【打印选定区域】，最后就可以点击打印了。
• 拆分数据：如果有多个数据需要逐个填到Excel单元格里，利用Excel的数据拆分功能，可以节省不少时间。首先，选中需要拆分数据的单元格，然后点击菜单选项卡【数据】中的【分列】选项；弹出对话框后，选择【分隔符号】，再点击【下一步】；弹出第2步对话框后，勾选“其他”选项，并在右侧框中填上分隔符号，比如数据用的分隔符号是逗号就填逗号，是顿号就填顿号，然后点击“下一步”；到了第3步，在【列数据格式】下方点击【常规】，再看下“数据预览”没问题后，点击【完成】就可将数据拆分出来，变成一列一列了。

• 防止复制表格：做好的表格，不想被随意复制，可以按以下方法操作。首先，在菜单选项卡依次点击【审阅】→【保护工作表】；弹出对话框后，去掉【选定锁定的单元格】和【选项解除锁定的单元格】前面的对钩，并在【取消工作表保护时使用的密码】一栏里输入想要设置的密码，最后点击【确定】后再重复输入一次密码，就设置好了。设置好后，Excel表格就无法进行复制了，但同时也无法进行编辑更改。如果想要解除这种限制，点击菜单选项卡【审阅】列表中的【撤销工作表保护】，弹出对话框后，输入原本设置的密码，就解除限制了，也就可以进行复制或编辑更改了。因为解除限制需要用到密码，所以记得要记牢或者保存好。如果不小心忘记了怎么办，这种情况最好借助其他工具，比如小编使用的工具，可以不用密码直接去除Excel表格的“限制”。在工具中点击【解除限制】模块，再导入Excel表格即可。
• 设置Excel下拉表格：如果Excel中有某些单元格需要输入重复的内容，可以将其设置成下拉表格，提高效率还不容易出错。比如在表格中需要输入“男或女”的内容，选中所有需要输入该内容的单元格，然后点击菜单选项卡【数据】列表中的【数据验证】；（有些Excel版本是“数据有效性”）弹出对话框后，在【允许】列表中选择【序列】，在【来源】一栏里输入“男,女”（间隔用英语逗号），然后点击【确定】就设置好了。设置好后，选中的单元格就可以直接通过下列表来填写内容了。

通过掌握这些技巧，您可以显著提升在Excel中的工作效率，轻松应对各种数据处理任务。

Power BI是微软推出的一款强大的商业分析工具，可以帮助用户快速创建交互式的数据可视化报表和仪表板。以下是Power BI在提升工作效率中的几个典型应用场景：

部门BI：数据分发与协作

部门BI主要关注将内容分发给部门或业务单位内的更多使用者。通过Power BI应用程式，您可以轻松实现内容的分发和团队协作。

企业BI：大规模内容发布

企业BI侧重于大规模发布内容，通常使用Premium容量将内容分发给具有Fabric免费授权的更多只读用户。这种模式适用于大型企业级数据分析和决策支持。

自助式BI：支持组织内多个领域的分析需求

自助式BI强调分析责任由组织内多个领域的人员共同承担。商务用户负责建立报表和仪表板，而内容共同作业和传递案例也包含自助式BI的各个方面。

数据准备：集中处理数据准备活动

通过集中处理数据准备活动，可以改善数据一致性并减少工作量。例如，建立Power BI数据流程，避免在多个Power BI Desktop文件中重复数据准备的Power Query逻辑。

RPA（机器人流程自动化）是一种通过软件机器人自动执行重复性任务的技术，可以显著提升工作效率并减少人为错误。以下是RPA在办公自动化中的一些基础指令和应用场景：

数据处理指令

数据处理是RPA中最基础的模块，类似于编程中的数据类型操作。主要学习设置变量、随机数、列表操作和字典操作等。

判断逻辑指令

“if else fi”指令类似于游戏规则，当满足特定条件时，机器人会按照规则执行相应动作。例如，判断随机生成的数字是否在特定范围内。

循环指令

循环指令用于在特定条件下重复执行一系列动作，主要用于处理大批量数据或执行重复任务。常用的是for循环、forEach循环和while循环等。

综合实操案例

通过结合多个指令，可以实现复杂任务的自动化。例如，自动化处理邮件、文件夹中的文件遍历、网页元素循环等场景。

让我们通过一个实际案例来展示Excel、Power BI和RPA如何协同工作，实现工作效率的大幅提升。

使用Power Automate Desktop（PAD）和Power BI分析福布斯富豪数据

1. 使用PAD提取数据

Power Automate Desktop（简称PAD）是微软的RPA产品，适合对网页数据和桌面UI进行数据提取。通过PAD，我们可以从福布斯中文网获取富豪数据，并将其保存到Excel文件中。

2. 运用Power BI进行数据分析

将PAD提取的数据导入Power BI，创建度量值并进行数据分析。例如，分析不同地区的产业分布情况。

3. 分析结果

通过Power BI的可视化报表，我们可以清晰地看到不同地区的产业特点：

• 中国大陆：财富来源较为分散，地产比例减少
• 中国香港：地产相关财富来源相对较多
• 中国台湾：金融、电子、制造业和半导体占比高
• 日本：电子游戏、制造业、零售、医疗和化妆品产业发达
• 韩国：网络游戏、制造业和化工生物产业突出
• 东南亚：多元化经营、地产、金融和原材料供应占比高
• 欧洲：金融、制造业、地产和医药产业发达

这种组合方式特别适合处理没有API的老旧系统数据，通过PAD提取数据，Excel作为数据中转站，Power BI进行数据分析和可视化，可以实现高效的数据处理和分析流程。

通过掌握Excel、Power BI和RPA这三大工具，您可以显著提升工作效率，简化重复性工作，实现数据处理和分析的自动化。这些工具不仅能够帮助您高效完成工作任务，还能让您有更多时间专注于更有价值的工作内容。建议您从简单的应用场景开始尝试，逐步掌握这些工具的使用技巧，相信不久后您就能感受到工作效率的大幅提升。