侯智薰教你用邀请函加强职场内部沟通

侯智薰教你用邀请函加强职场内部沟通

在职场中，一封好的邀请函不仅能帮助你顺利邀请到心仪的演讲嘉宾，还能为后续的合作奠定良好的基础。在这方面，有着丰富演讲邀约经验的侯智薰，分享了他的独到见解和实用技巧。

侯智薰指出，一封有效的邀请函应该包含三个基本要素：主办单位介绍、合作内容（时间地点）、后续行动指引。此外，他还特别强调了一个常常被忽视的第四要素——“为什么选择你”。

“市面上讲同样主题的分享者很多，主辦方需要明确说明为什么选择这位讲者。这不仅能帮助讲者更好地准备和调整内容，还能确保活动的独创性和针对性。”侯智薰说道。

在撰写邀请函时，避免使用空泛的称赞，转而提供具体的活动背景和期望。侯智薰建议，主办方应该详细说明活动的主题、目标观众的特征，以及希望通过这次合作达到什么目的。这些信息对于讲者来说非常重要，它们能帮助讲者更好地定制内容，确保演讲与活动主题高度契合。

一封优秀的邀请函不仅仅是发出邀请，更应该包含清晰的后续行动指引。侯智薰建议，在邀请函中应该明确告知被邀请者下一步该做什么，比如确认档期、提供初步的演讲大纲等。此外，保持信息流通也非常重要，及时反馈活动进展，考虑对方的时间安排，给予充分的准备时间。

让我们来看看侯智薰分享的一个优秀邀请函案例：

侯智薰先生您好：我是AAA，为台南女中第十四届成长营课务组负责人，想邀请您为我们准备约三小时的演讲。
南女成长营是由毕业校友和应届毕业生组成，在暑假期间回到母校，举办一个主轴为“传承”的营队给高一及高二的学妹们。期望透过学姊与讲师们的经验分享，及其他活动规划，让学妹们能从中学到更多。
今年有规划“自我营销”的主题，个人是在杂学校中认识您所创办的N次坊，在听您向我们介绍的言谈中，感受到您致力於发展南部工作坊的热忱，刺激了我的想法，让我开始思考自己缺乏的能力以及一直想学却因行动力不足而丧失多元学习的机会，因而十分向往能够加入您的团队，想鼓励更多的人去尝试不同的领域亦向他人分享经验。期望能邀请您与我们分享您的理念，衝击学员们的思想，使他们能够反思，从自身出发，藉由观察与思考，多元探索、发掘优势，进而营销独特的自己。
今年营期在7/11（二）到7/15（六），讲座的时段时间在11日下午、13日上午及14日下午共三个时段。若您愿意莅临演講，希望您能告诉我您有空的一或数个时段，由我们进行时间上的安排再尽速告知您确切的时间。
另外，演講鐘点费的部份，供您作为选择是否接受邀约的考量之一。由于南女成长营的经费来源除了学员报名费及工作人员费用外，只有学校和校友会稍微的补贴，所能提供的讲師费是公定的一小时1600元（演講共两小时，中場有10分钟休息，3200元），交通费则提供台铁自强号的來回票價（依讲師所在地调整，先以台北到台南來回估算，约1476元）以及从台南火車站到台南女中來回的计程车费用（约200元，依实际状况），并附有一个50元的餐盒（可选择换为现金）总共约4926元。

这封邀请函之所以优秀，是因为它包含了所有关键信息：主办方介绍、活动背景、具体时间安排、费用标准，更重要的是详细说明了为什么选择侯智薰，以及对他的具体期望。这样的邀请函不仅让被邀请者感到被重视，也能帮助双方更高效地推进后续合作。

通过侯智薰的分享，我们可以看到，一封精心撰写的邀请函不仅能帮助我们成功邀请到心仪的嘉宾，更能为后续的合作奠定良好的基础。在职场中，这样的沟通技巧不仅能提升工作效率，还能帮助我们建立更和谐的工作关系。