软件系统帮助文档制作全攻略：从内容规划到用户引导

软件系统帮助文档制作全攻略：从内容规划到用户引导

随着互联网的快速发展，各种软件系统已经深入到我们生活的方方面面。对于软件产品的使用者来说，一份详尽且易用的帮助文档是快速掌握产品功能、解决使用问题的关键工具。本文将从帮助文档的内容规划、制作方法、用户引导策略以及维护更新等方面，为您全面解析如何打造一份高质量的软件系统帮助文档。

帮助文档的核心内容

对于一个软件产品系统来说，帮助文档应该围绕以下几个方面来组织内容：

1. 产品说明

产品的简介，一段话简要概括产品的研发目的，使用场景等信息。可以直接放在帮助文档的首页，让用户一进来就能直观的看到。

2. 操作指南

用步骤一、二、三的方式展示出怎么快速上手使用产品，内容简洁步骤清晰，不需要添加太多描述性的话语。

3. 产品功能介绍

对于产品的特点功能进行介绍，包括这个功能的作用，能够用在什么地方，使用方法，进行简单罗列，最好每个功能单独放出来介绍，适当在帮助文档中添加链接的方式引导到别的文章。

4. 常见问题

这是帮助文档很重要到一部分，每个问题单独列出来，文字通俗易懂，流程清晰，文字要少，操作步骤类到尽量用图文结合或者视频文字结合的方式，减少用户的阅读难度。

5. 应用案例

这方面的内容可以放在帮助文档里面，也可以直接放在产品官网单独列出来，帮助用户了解你的产品，并且放上优秀案例，增加用户对产品的信任感，促进转化付费。

帮助文档的制作方式

帮助文档的制作方式多种多样，以下是几种常见的制作方式：

WIKI

Wiki是一种在网络上开放且可供多人协同创作的超文本，支持面向社群的协作式写作。其内容具有极高的关联性，但初始架构不好的话可能会造成内容结构零散，不好阅读；Wiki 语法标准不一样，不同的wiki系统采用的语法不一致，造成作者编辑困难；并且结构和页面展示形式较难调整。使用wiki的时候需要遵循一定的准则，精心的编写维护。

CHM帮助文档

CHM帮助文档是微软早起开发的基于 HTML 文件特性的帮助文件系统，有着简洁的浏览界面，方便的检索功能，随后被广泛应用。但是chm帮助文档的操作相对比较复杂，需要专门的编程人员以及软件协助制作，不懂代码的人不易上手使用，有的时候还会出现文件、素材丢失的问题，内容更改相对比较困难。

SaaS类软件工具

专业的帮助文档搭建工具，如Baklib等，这类工具收费相对较低，操作难度低，后期的运营比较方便，提供一站式的帮助文档制作服务。

引导用户使用帮助文档

帮助文档建立好了，但是用户不去使用，发挥的作用小之又小，可能是因为用户还没有发现帮助文档的存在。据研究表明，很多用户更喜欢遇到问题后，自助式的解决方式，而不是去找客服人员咨询。

• 将帮助文档嵌入到产品内部，是一个很好的方式，放在用户能够一眼看到的位置；
• 当用户遇到问题咨询客服时，回答的时候尽量带上帮助文档相关内容，不仅能够帮助客服节省时间，还能提高客服工作效率；
• 当产品更新迭代后，主动将更新内容放在帮助文档中，并且向用户发送消息，引导用户查看；
• 产品出现问题时，帮助文档主动弹出相关帮助文档引导用户查看使用。

帮助文档的界面设置以及更新维护

帮助文档需要定期进行维护更新，这里以Baklib在线帮助文档制作平台为例，进行简要分析。

帮助文档页面展示

帮助文档的页面需要简洁，清晰明了，让用户能够快速找到解决方案。Baklib采用多级栏目，进行文档分类。

有很多主题样式的选择，对每个主题进行个性化设置，展现出和产品调性相符合的帮助文档页面。手机端和电脑端都能能够访问使用。

维护更新

对访客数据统计，了解用户最常问问题，以及没有找到答案的问题，更新优化帮助文档内容。

维护成本极低，直接在后台进行编辑保存，前台同步展示，随时随地更新。

其他特色功能

• 操作简单，轻松上手搭建，无需代码编程基础，几分钟制作一个完整的帮助文档；
• 团队协同编辑，给到相关人员编辑权限，保证内容的准确性；
• 数据安全，内部编辑即写即存，支持数据备份和下载，外部展示权限设置，私密、公开或者密码访问，轻松分享给指定人群；
• 独立域名，免费的二级域名，帮助宣传品牌、产品。

用户体验是决定产品成败的重要因素，而帮助文档是提高用户体验的方式之一，能够加强公司和用户之间的沟通，了解用户需求，解决用户痛点，从而使得企业获得成功。