RFQ询价教学范本流程全攻略，五分钟弄清楚RFQ是什么

RFQ询价教学范本流程全攻略，五分钟弄清楚RFQ是什么

当企业需要购买产品和服务时，通常会有一个采购流程或SOP，潜在供应商会提供报价或提案等文件，让企业可以轻松比较不同供应商的产品和服务。RFQ就是其中的一种！本文将介绍所有你应该知道的RFQ相关资讯，包括RFQ与RFP的区别、RFQ的流程以及如何写RFQ文件。

RFQ是什么？

RFQ意思是询价或报价请求，是英文Request for Quote的缩写。RFQ是一份企业邀请潜在供应商针对具体服務或产品进行报价的文件，一般包括供应商的定价、付款条件以及产品规格等信息。当企业能够明确自己的需求和预算时，使用询价文件能让你从大量的潜在供应商中根据价格快速正确评估所有解决方案。

RFQ询价的类型有哪些？

现在你已经知道了什么是询价，现在让我们看看不同的RFQ类型，作为潜在投标人（供应商），你可能会收到四种类型的询价文件：

类型1：公开招标

在公开招标格式中，发布询价可以比较快速地吸引承包商或供应商，而供应商的回复是公开的，所有潜在投标人都可以看到这些回复，可以看到彼此的定价。如果你是供应商，你可以改变和降低价格来与你的竞争对手进行博弈。从好的方面来说，这种RFQ格式能更容易地获得客户合约；不利的一面是，公开的投标价格意味着投标的竞争加剧。

类型2：密封报价

与公开招标一样，密封报价对所有合格的供应商开放，不同之处在于响应过程，所有回应均被保密，潜在买家只能在提交截止日期后知晓报价。这对于避免其他供应商的高度竞争性投标很有用，但有个小缺点是，如果你是很有竞争力的供应商，由于竞争减少你可能无法占上风。

类型3：受邀询价

这是最常用的询价投标类型之一，需求方会预先选定客户联络的供应商和承包商名单。询价请求仅发送给入围的供应商，然后供应商提交询价，这种类型的询价可以以开放式和封閉式投標格式發送。這種詢價類型比較高效，能夠加快採購流程，此外，被選中參加此類投標也是市場信譽良好的供應商，風險比較少。此詢價類型的缺點是需求方可能會錯過那些不在名單内但更優質的供應商。

类型4：逆向拍卖

在逆向拍卖中，买方提出对特定商品或服务的请求，邀请供应商企业相互进行价格竞争以交付所要求的商品，合约会签订给愿意接受最低金额的卖方。当流程无法产生可行的投标者/价格时，通常会使用此方法。对于买方来说，反向拍卖有助于节省时间和金钱，尽管有时会牺牲品质。

RFQ与RFP

RFQ（询价）和RFP（需求建议书）之间的主要区别在于其目的和范围。当企业准确知道自己想要购买什么并向供应商寻求定价信息时，就会使用RFQ（询价），询价文件主要包括规格、所需数量和定价详细信息。而当企业需要复杂项目有关产品或服务的详细信息时（通常是基于服务的合约、具有模糊要求的大型项目的材料或更复杂的基于货物的合约），你需要的建议请求(RFP)，而不是 RFQ。

举例说明：
你需要特殊的交付后服务，例如你要购买新的办公室打印机，并且需要随叫随到的服务，来帮助解决出现的问题。你需要签订基于服务的合同，例如聘请顾问来构建公司的工作流程自动化。需求建议书文件（RFP）主要包括项目范围、目标、交付时间表、可交付成果和评估标准等。RFP要求潜在供应商有效地“推销”他们能提供的解决方案，例如，你可能会征求下一代机器项目的建议或寻求简化运营的咨询协助。在这些情况下，RFP描述了“大局”需求，供应商会告诉你他们将如何解决问题或为你提供材料以及粗略的报价估算，与询价（RFQ）的不同之处在于，RFP列出的明确规定较少，更多的是与供应商的来回协作。

什么情况下会使用RFQ？

询价文件非常高效和实用，但并非所有情况都适合使用询价。通常会用到 RFQ 的场景如下：

• 已有备选的供应商：你手头上已经有可信或合格的供应商
• 你的需求是标准化的：你的需求是针对特定的产品或服务，不需要定制化
• 不需要附加服务：你清楚需要的确切数量和要求，并且购买仅针对产品本身，不需要任何附加服务
• 目标是获得最优惠的价格：价格是选择供应商的主要评估因素

RFQ询价模板

RFQ 文件包含什么信息？通常，你可以将文件分为供应商信息、项目内容和报价明细。自订一个表格将以下内容列出即可，你需要填写项目内容，其他的两部分应该由你的潜在供应商填写：

供应商信息

• 公司名称
• 公司地址
• 联络信息 – 负责人的姓名、职位、电话、电子邮件

项目内容

• 产品细节和目标
• 交付时间
• 回复方式

报价明细

• 产品详细信息－名称和规格
• 产品数量
• 产品描述
• 产品价格

这边推荐你直接使用Monday.com的RFQ范本，这个多功能工作系统提供的RFQ 范本专为简单定制化而设计，可以更有效地收集多个报价。使用这个范本非常简单：

• 用自己的电邮免费注册Monday.com 账户，然后登入
• 前往RFQ模板，然后点击视窗右上方的 Use template
  可以看到这个范本包括两个部分：
  询价文件模板：这个表格包含有关团队的信息、所需要的服務和价格明细以及供应商的相关信息，这个询价档案可以直接输出发给供应商或者直接在软件平台内邀请供应商进行协作并填写询价文件。
  供应商审核模板：这个模板属于团队的内部文件，是对所有供应商进行审核和评选的表格，包括三个部分：待发送RFQ的供应商、待评估的供应商以及首选供应商。项目管理是一项持续的任务，需要专门的管理系统，而RFQ 范本只是 monday.com 的工作作业系统为你的团队提供的一项小服务，这个工具能做的事情有很多，比如管理任务进度、客户关系管理、订单管理等等，你可以参考Monday 的範本庫 來開始嘗試這個專業的工作系統。

RFQ的流程是怎样的？询价如何运作？

询价的流程并不复杂，无论你是哪个行业，询价的流程一般包括以下几步：

第1步：建立询价文件

询价文件至少应该包含产品或服务（即所需的功能）的清单、数量、报价以及付款条件，当然这边建议你参考上面的RFQ询价模板来完善文件。如果你没有自己订下询价文件的格式，潜在供应商可能会传给你不同的资料，这样你会比较难进行比较和挑选。

第2步：准备潜在供应商列表

一般情况下，询价文件不会向公众招募，你可以找到声誉比较好或以前合作过的供应商，然后对这些潜在供应商进行尽职调查，将合格的企业加入你的潜在供应商列表中。为什么这边不建议你公开发布询价文件？最主要的原因是RFQ 询价文件不同於RFP 文件，所包含的信息不多，你只能对比价格和成本，不利于你识别和找到好的解决方案。当然，如果你是准备RFQ 和RFP 文件一起用，那么你开放投标招募也沒关系。

第3步：发送询价文件

你可以通过电子邮件和电话等方式来联络潜在供应商并发送询价文件，然后设定大概3-4周的时间作为最后限期让供应商完成询价文件。

第4步：选择并回复供应商

哪家公司给你最优惠的价格？哪家公司可以提供你所需的所有产品/服务？
你可以对比他们的出价，如果有必要也可以进一步和潜在供应商沟通，选择最优的解决方案。最后，在你和选择的供应商签署合约后，你还要通知所有供应商这次招标的结果，让他们知道自己没有被选中，然后和他们一直保持联络，毕竟你们下次可能有合作的机会。

如何回应RFQ？

上面我们在需求方的角度介绍了如何制作和发送询价文件，那么如果你是产品或服务的提供方（供应商），当你收到RFQ请求你报价的时候，应该如何回应才会显得比较专业？

发送报价请求 (RFQ) 的采购团队通常会考虑一个标准：价格，他们会比较关注你提供的产品或服务是否符合他们的预算。但尽管询价可能更像是成本争夺战，如果你能在其他方式（例如最快的交付）量化你的价值也很重要。

回复询价的基本面

以下是回复询价时需要考虑的基本面：

• 具体详细说明询价中的所有内容，不要留下任何未解决的问题，收到询价文件的时候，可以思考一下以下的问题：
  1）询价提到的产品或服务是否适合你的组织和解决方案？
  2）你是否有一个全面的解决方案来解决询价中提出的问题？
  3）你的定价符合预算吗？
  4）你与需求方是否有现有或先前的关系？
• 研究买家的业务。
• 给自己足够的时间来回复，但不要错过截止日期。

回复询价的实用技巧

任何询价响应的目标都是为了被选中，以下是一些询价回应的实用提示：

1. 证明你的承诺

查看交货时间表、预算和其他要求，你们有能力依承诺交付吗？你有良好的业绩记录吗？如果需求发生变化，你能灵活应对吗？你可以在你随报价提供的信函中回答这些问题。

2. 像谈判者一样思考

不要从一开始就提供最低价格，而是提交毛利率高 10% 的报价，以便为谈判留出回旋余地，这样你就不必牺牲利润来赢得胜利，而且需求方也会因协商出比原始报价更低的价格而感到满意。

3. 取得内线消息

需求方公司发出询价的真正原因是什麼？是在他們準備購買之前就發現你的定價嗎？或者也許，與其他供應商證明他們的預算合理？在擺出所有牌之前與客戶建立關係非常重要。即使你这次没有中标，积极进行询价回应也可能会有未来合作的机会。

结尾

如果你的公司有多个备选供应商，并且你知道自己的具体需求，那么询价能够让你轻松比较供应商提供的交付能力和价格，简化你的采购流程。另外，RFQ 文件和RFP 文件既可以单独用，也可以一起用。对于比较复杂的项目，需要同时用到两份文件，那么一般是先发RFQ 文件再发RFP 文件。

报价请求相关的疑问与解答FAQ

RFQ文件是由谁起草和制作的？
需求方的采购团队负责制作 RFQ 文件并将之发送给他们的首选供应商，以便他们提交报价和投标。RFQ 提供所需产品或服务的详细资料，并指定所需数量，当所联络的供应商提交出价时，公司会对其进行比较，通常会接受提供最低价格并满足必要标准的供应商。

RFI、RFP和RFQ之间有什么区别？
RFI、RFP 和 RFQ 是买方向潜在供应商发出的正式请求，这三份文件在采购过程中发挥不同的作用，帮助买方收集信息、公平评估选项并做出最佳决策。RFI 是一种信息请求，可协助组织了解潜在供应商的能力、产品和专业知识。RFP 是征询建议书，要求供应商做出正式答复，概述他们如何最好地满足买方的需求。RFQ 是仅寻求定价信息的报价请求。

作为产品或服务的提供方，你何时可能会收到询价请求？
询价并不适用于所有采购，若出现以下情况，你可能会收到RFQ文件：

• 你是通过资格预审的供应商。
• 需求方正在寻找不需要定制化的开箱即用的产品或服务。
• 产品或服务交付后不需要供应商后续支持。
• 定价是关键决定因素。例如，如果客户正在寻找定制化软件解决方案，那么定价只是众多考虑因素之一，在这种情况下，你更有可能收到更全面的文档，例如 RFP。

RFQ的优缺点
RFQ的优点：

• 效率：与 RFP 相比，RFQ 的准备和评估速度更快，因为 RFQ 主要关注价格。
• 竞争加剧：询价允许多个供应商仅在价格上竞争，这可能为买方节省成本。

虽然询价在简化采购流程和提高成本效率方面表现出色，能够提供定价信息的快照，但它們通常缺乏評估供應商除成本之外的整體能力所需的深度，所以這邊建議你選擇受邀詢價，僅將 RFQ 文件傳給你已經做過調查的供應商。

RFQ缺点：

• 信息有限：询价可能无法全面了解供应商除定价以外的能力。
• 最小化定制化：询价通常适合标准产品或服务，可能不适合需要定制化解决方案的复杂项目。对于寻求定制化解决方案和深入了解供应商能力的组织来说，征询建议书 (RFP) 是一个更合适的选择，RFP 使买方能够阐明详细的项目要求并向供应商征询定制化建议，从而促进协作。

RFQ 包含什么？
以下是询价表中应包含的一些最重要的信息：
公司介绍－这部分可以帮助需求方了解供应商的业务和需求。
需求—让供应商了解报价请求的详细需求以及是否应该提交报价。
品质标准－品质和技術基準是什麼？
数量和持续时间—需要多少商品/服务以及需要多长时间？
交货日期－供应商何时需要交付所征集的商品/服务？
付款/合约条款－合约期间的条款和条件是什麼？
投标选择因素－影响评估过程的任何因素。
提交和截止日期-预计如何提交报价，最后日期是什么时候？