如何制定一套靠谱的《员工手册》
如何制定一套靠谱的《员工手册》
员工手册是企业规范员工行为、明确企业制度的重要文件。如何制定一套既符合法律规定又实用的员工手册？本文将从结构要求、语言要求、基本框架以及注意事项等方面，为您提供详细的指导和建议。
员工手册撰写的结构要求
（一）外在结构：章、节、条、款、项、目；
（二）内在结构：前言、主文、附则
前言：原则、目的、适用范围、术语解释；
主文：权利、义务和责任；
附则：解释、生效。
员工手册撰写的语言要求
（一）规范用词
（二）避免带有感情色彩的语言
员工手册应具备的基本框架
（包括但不限于）：一般包括企业概况、企业文化、组织结构、人力资源制度、员工行为规范、岗位职责等。
第一章 序言：公司简介；总经理致辞；公司组织机构
第二章 人力资源制度
第三章 考勤制度
第四章 员工行为规范
第五章 岗位职责
......
千万不要以为按照以上格式编写员工手册就万事大吉。员工手册是规范员工行为、明确企业制度的重要文件。为编写一套合格的《员工手册》，为公司规避劳动法律风险，企业在制定员工手册时应该避免以下问题：
格式与内容脱节
一些企业只注重员工手册的外在结构，如文章开头只是关于员工手册章节、条款的设置，还需进一步对填充员工手册的实用性和可操作性。例如，仅仅罗列一些原则性的规定，而没有具体说明如何在实际工作场景中应用这些规定，导致员工手册无法真正落地实施。
内容空洞无物
部分企业的员工手册充斥着大量假大空的内容，如过多强调总经理致辞、企业文化等，而对于员工真正关心的权利义务、行为规范、奖惩制度等关键内容却表述模糊。这种情况使得员工手册无法起到应有的指导和约束作用。
缺乏法律依据和实际案例指导
很多企业在编写员工手册时，没有充分考虑法律规定，编写人可能会把老板要求的一些不切实际甚至违法的要求写进员工手册。这就导致一旦发生较为复杂的劳动纠纷，公司不但主动给对方提供证据，还可能面临败诉赔钱的风险。
如何制定一套有效的靠谱的《员工手册》？
明确员工手册的核心内容
1.1 权利与义务
员工的权利应包括获得合理报酬、休息休假、劳动安全等基本权利。例如，明确规定员工的工资计算方式、加班工资标准以及法定节假日休息的权利。
员工的义务应涵盖遵守企业规章制度、保守企业秘密、工作任务等。比如，详细说明员工在工作时间内应遵守的行为规范，如不得擅自离岗、不得在工作场所从事与工作无关的活动等。
1.2 行为规范
制定明确的考勤制度，包括上下班时间、请假流程、迟到早退的处理方式等。例如，规定员工每天的上班时间为上午 9 点到下午 5 点，请假需提前填写请假单并经上级批准，迟到早退超过一定次数将给予相应的处罚。
规范员工的职业操守，如禁止员工收受供应商的贿赂、不得泄露企业的商业秘密等。对于违反职业操守的行为，应制定严厉的处罚措施，如解除劳动合同、追究法律责任等。
1.3 奖惩制度
设立合理的奖励机制，对工作表现优秀、为企业做出突出贡献的员工给予奖励。奖励形式可以包括奖金、晋升机会、荣誉证书等。例如，对于在年度销售业绩排名前 10% 的员工给予一定金额的奖金和晋升机会。
明确惩罚制度，对于违反企业规章制度的员工给予相应的处罚。处罚措施应根据违规行为的严重程度进行分级，如警告、罚款、降职、解除劳动合同等。例如，对于初次迟到的员工给予警告，多次迟到的员工给予罚款处理。
确保员工手册符合法律要求
2.1 程序民主
根据《劳动合同法》第四条第二款规定，用人单位在制定、修改或者决定劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。企业在制定员工手册时，应严格按照这一程序进行操作。例如，可以先将员工手册草案发放给员工代表，组织员工代表大会进行讨论，收集员工的意见和建议，然后对草案进行修改完善。
2.2 内容合法
合法性：员工手册的内容不得违反法律法规强制性规定。例如，加班工资的支付应符合法律规定，企业不能随意安排加班且不支付加班费。根据《劳动法》第四十四条规定，有下列情形之一的，用人单位应当按照下列标准支付高于劳动者正常工作时间工资的工资报酬：（一）安排劳动者延长工作时间的，支付不低于工资的百分之一百五十的工资报酬；（二）休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资的百分之二百的工资报酬；（三）法定休假日安排劳动者工作的，支付不低于工资的百分之三百的工资报酬。
合理性：避免将一些小过失视为严重违反规章制度。例如，对于员工偶尔未能按时完成工作任务的情况，如果是由于客观原因且未给企业造成重大损失，不应直接视为严重违反规章制度给予解除劳动合同的处罚，而应先给予警告并了解情况，帮助员工改进。
可操作性：制定的内容应符合实际工作的需要，容易操作。例如，在制定调岗制度时，应明确规定调岗的条件、流程和标准。如员工不能胜任工作岗位时，应经过绩效评估等程序确定，并且要与员工进行充分沟通，调岗后的工资待遇等也应明确规定。
完备性：虽然规章制度不可能穷尽所有的违纪行为，但应尽量避免出现大的漏洞。例如，在规范员工行为时，除了常见的违纪行为外，还应考虑到一些特殊情况，如员工在工作场所突发疾病或遇到紧急情况无法按时到岗的处理方式等。
2.3 公示告知
没有公示的规章制度不能成为解除劳动合同的依据。企业可以采用多种公示方式，如规章制度传阅、考试、培训、编印成册发放等，并且要有员工签领确认。例如，组织员工参加员工手册培训，培训结束后进行考试，考试合格的员工在员工手册上签字确认，表明已经了解并接受员工手册的内容。
制定员工手册是一项复杂的工作，需要综合考虑法律、管理、人力资源等多方面的知识和经验。因此，建议企业聘请专业的劳动法律师来协助制定员工手册。专业人士具有丰富的专业知识和实践经验，能够对各种可能出现的情况进行合理预见和规范，能够准确把握法律要求，结合企业实际情况，制定出既合法又实用的员工手册，有效避免企业在劳动纠纷中面临败诉风险，为企业的稳定发展提供有力保障。