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3大Excel排序功能:轻松把资料分类!最常用的资料整理法

创作时间:
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@小白创作中心

3大Excel排序功能:轻松把资料分类!最常用的资料整理法

引用
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来源
1.
https://www.managertoday.com.tw/articles/view/51466

在Excel中,排序功能是数据处理的基础操作之一。无论是简单的单栏排序,还是复杂的多栏排序和自定义排序,都能帮助用户快速整理和分析数据。本文将通过一个业务主管发放业绩奖金的场景,详细讲解Excel中三种排序功能的具体操作方法。

如果你是Excel的常用者,应该能深刻了解“排序”的好处:协助你将资料“分门别类”,把相同类型的资料排列在一起,方便阅读,从中间看出数据的脉络。但假如你以为Excel只能帮你按照笔画多寡和数值大小排列顺序,那可就太小看他了!这次一样先从基础的排序功能介绍起,接着再分享超厉害的自订排序功能喔。

以下范例是业务主管(管理人员)有一笔业绩奖金,打算发放给业务员做绩效奖励,而手边的“业绩资料表”是唯一的参考依据。该怎么做整理这份资料,他才能看出业务员的表现,以设定奖金分配的比例呢?

3 大 Excel 排序功能教学!轻松把资料分類

【Level 1】单一栏位排序:依照业务员的业绩排出前三名

假如公司规定,只有当月业绩前三名才能平分这笔奖金。那就请Excel按照每个业务员的“销售金额”多寡排出名次,销售金额愈高的业务员,名次愈前面,马上就可以看出前三名啦!这个功能就叫做“单一栏位排序”。

操作方法只需要点选 3 个地方:

  1. 先选择“销售金额”那一栏的任何一个储存格
  2. 再点选“资料”索引标签
  3. 找出“排序与筛选”点选“Z→A”

大功告成了! Z→A的意思是“由大到小”“由笔画多到笔画少”排列,如果你想要倒过来变成“由小到大”,就选择A→Z即可。

【Level 2】多个栏位排序:在黄金销售地区里,看出业务员的业绩排名

如果是因为第一区的业绩暴量成长,公司才提拨奖金要奖励第一区的业务员,那光排列业务员的业绩名次也沒用。

Excel里的“多个栏位排序”可以帮你针对两个以上的分类来排列顺序,概念其实很好理解,就是让Excel一次将两个栏位都排列出顺序,让资料做更细部的分类归纳。

回到这个例子,主管要先把相同销售地区的资料整理在一起,再排出各地区的业绩名次,也就是要将“销售地区”栏当作第一层的排序分类,而同个销售地区的资料再以“销售金额”当作第二层的排序分类,由大至小的排列。

该怎么做呢?

  1. 一样找到“资料”索引标签
  2. 点选“排序与筛选”中的“排序”
  3. 在出现的排序对话框中,找到“栏”的“排序方式” 选择“销售地区”(大分类)
  4. “顺序”则是选择“A→Z”
    意思是请Excel将资料按照销售地区分类排列,决定顺序的方法是按照笔画,笔画愈少的排在愈上面,笔画一样的就整理在一起,所以同为“第一区”的资料就会并列。
  5. 接著建立第二层的分类。按下“新增层级”
  6. 在“次要排序方式”选择“销售金额”(次分类)
  7. 顺序设定为“最大到最小”
    Excel就会将该地区业绩最高的业务员放在第一位。

完成後,主管只要找到属于“第一区”的一整块资料,就能直接看见业绩最好、最值得奖励的业务员是誰了!

【Level 3】自订清单排序:不依照笔画和数值大小,排列顺序由你决定

Excel最常用來排順序的規則就是“數值大小”和“筆画多寡”,但應用到報表製作上,你可能要將銷售資料“由北到南”的地區排列,但Excel沒有按“地理”排列的規則,它怎麼知道北區是在南區的北方?該怎麼讓報表依照北區、中區、南區的順序排列?

這時候你需要的是“自訂清單”!

它讓你跳脫Excel既有的排列限制,根據自己心中的順序來整理資料。做法有一點點複雜,但學會之後超級好用!

这样做:

  1. 一样找到“资料”索引标签
  2. 点选“排序与筛选”中的“排序”
  3. 在出现的排序对话框中,找到“栏”的“排序方式” 选择“销售地区”
  4. “顺序”则是选择“自订清单”
  5. 在自订清单的对话框、清單项目里输入你想要的顺序:北区→中区→南区
    每输入一个项目就要按Enter断行,Excel才知道他们不同的项目喔!
  6. 输入完清單后点选“新增”,自订清单就建好了
  7. 确认清单无误,就点选“确定”回到排序对话框
  8. 这时候排序里的“顺序”会从“自订清单”改为你输入的“北区, 中区, 南区”囉,按下“确定”

顺利完成后,所有资料就会从北到南的排列!其实,不論是排东西南北,或是按照部门别排列,还是按照总经理到基层员工的顺序整理资料,只要你设定自订清单,都可以轻松办到!学到了吗?

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