公文写作指南：三步掌握公文撰写要点，AI助力提升效率

公文写作指南：三步掌握公文撰写要点，AI助力提升效率

公文是政府或民间机构用来传达信息或办理事务的正式文书。近年来，电子公文的使用已成为趋势，不仅在公家机关间的沟通中广泛应用，与政府合作的民间企业、组织在申请计划、补助等场景中也常有公文撰写的需求。对于没有公文撰写经验的公司来说，掌握一些基本知识和常用语，就能写出符合要求的公文。

三步掌握公文写作要点

本文以民间企业或组织发函给公家机关为例，介绍公文撰写的三个关键步骤：

1. 发文及受文单位

• 标题：格式固定为“○○○○○ 函”，填入发文公司或机构的完整正式名称。
• 联络资讯：在右上角填写发文单位的地址、承办人姓名、电话号码及电子邮箱等信息。
• 受文者栏位：填写接收公文的政府机构名称。

2. 公文状态

主要标注公文的状态，其中“发文日期”和“发文字号”为必填项：

• 发文日期：填写公文发出的日期。
• 发文字号：按照公司组织的规则编号，常见格式为“公司简称 + 民国年 + 流水号”。

3. 本文主休

公文的主要内容由“主旨”和“说明”两部分组成：

• 主旨：起首语（如关于、有关、为、检陈等）+本案主要意旨+期望语（如请鉴核、请备查等），字数控制在50字以内。
• 说明：是公文主体的核心，需要简明扼要地说明公文内容。在写说明前，要先确定公文的目的和要求，并收集相关资料。可以条列说明事实、原因及结果，若有行文的主要依据，如依据来文、法令、会议决议、计划或事实等，也可列出作为说明的部分。

AI助力公文写作

AI技术在公文处理中的应用，可以大幅提升工作效率和质量。例如，AI可以针对过往同类型公文的函复案例推荐例稿，在搜寻分类号时，AI也可以自动学习过往分类号选择的逻辑，自动推荐分类号，提升公文办理品质与效率。在收文阶段，AI可以自动学习公文分类的标准，推荐准确的分类号，减少同仁搜寻分类号的时间。在撰稿阶段，新人或不熟悉公文的同仁可以透过AI协助寻找範本、推荐例稿、选择分类号以及校正公文詞彙，從而提高公文撰寫的效率和正確性。

AI NLP智能公文词彙校正

在撰写过程中，AI NLP（自然语言处理）模型可以检查上下文，判断文字的正确与否，例如“請惠賜卓見”和“請惠賜拙見”的差异，从而避免因用词不当而引起的误解或错误，提升公文的撰写品质，加速公文办理效率。以一单位一年近20万件的公文量计算，每份文件平均缩短4小时的办文时间，一年可减少80万小时，相当于10万人一天的工作时间。