存证信函有法律效力吗？怎么写才对？寄件人&收件人必看！
存证信函有法律效力吗？怎么写才对？寄件人&收件人必看！
存证信函是一种通过邮政系统确认的法律文件，主要功能是证明信件的内容以及寄件和收件的日期。在民事案件中，存证信函可以作为有效证据使用。本文将详细介绍存证信函的法律效力、如何正确撰写和寄送，以及寄件人和收件人应该如何处理存证信函。
1. 存证信函是什么？有法律效力吗？
（1）存证信函是什么？
根据邮件处理规则第 34 条第1项：挂号信函交寄时，加付存证相关资费，依中华邮政公司规定方式缮写，以内容完全相同之副本留存邮局备作证据者，为存证信函。
存证信函，也被称作邮局存证信函，是一种通过邮政系统确认的法律文件，主要功能是证明信件的内容以及寄件和收件的日期。在这个过程中，寄件人、收件人以及邮局本身，每一方都会保留一份存证信函的副本，当事人可以以此证明在特定时间点，特定信息已得到确实传递，以作为保障权利的证据。
（2）寄存证信函有什么用？
- 实现有效的意思表示
在民法中，“意思表示”有对话与非对话两种形式，而存证信函便属于非对话形式的意思表示。通过存证信函进行的通知，能有效避免对方声称未收到或不知情的问题，可用于契约的解除或终止、撤销和抵销等行为。
- 表明寄件人立場
在遭遇纠纷或欲要求对方采取特定行动时，存证信函也能起到一定作用。通过存证信函告知对方必须处理的问题，能作为正式的催告或请求，同时清楚表明自身立场。例如，如果对方在网络上传播不实信息，当事人可以通过存证信函要求对方停止此行为，否则将提起法律诉讼。
- 证据保存
存证信函的最大特点是能将信件内容及寄件和收件时间留存，作为第三方证明，对于未来若有诉讼需求时将起到重要作用。通过邮局的正式记录，存证信函得以成为证明文件真实性的有力证据。
（3）存证信函有什么法律效力？
存证信函主要用於正式记录和傳達訊息，表明發信人的立場或要求，因此，並不具有法律上的直接強制力。不过，如果未来双方之间的纠纷进展至法律诉讼阶段，存证信函亦可以作为证据提交给法院，可以做为证明事件确实发生的证据，或是做为确实有通知对方的证明。
不过，存证信函仅是众多证据类型中其中一种，並不拥有决定性的地位，仍需经过法院确定其在案件中的具体效力及重要性。
2. 存证信函可以自己写吗？有固定格式吗？
（1）存证信函一定要手写吗？要去哪里下载？
存证信函无论是手写还是用电脑打字，只要格式有符合规定，选择哪种方式都是可以的，重要的是确保其内容清晰、准确，且符合邮局的规定格式。
- 手写存证信函
如果想要手写存证信函，可以直接到邮局临柜购买，或是到邮局官网下载后，打印出来再进行填表。在纸本上手写存证信函时，特别要注意字迹需是清楚可辨的，并遵循邮局所规定格式要求。
- 电脑打字撰写
那关于存证信函能否用打字的？当然是可以的！对于希望电脑打字填写存证信函的人来说，可以在邮局的官网上找到存证信函的模板下载，并在电脑上完成填写后打印即可。
（2）存证信函怎么写？有什么注意事项吗？
撰写存证信函时，可以依循以下四点重点进行检查，以避免自身权益受损：
- 陈述具体事实
存证信函需要基于具体事实，将事件的来龙去脉仔细进行描述。例如涉及金钱交易的纠纷，应具体记录借款时间、金额等信息，以及相关的文件证明。此外，若对方逾期未还款或失去联系，也需在存证信函中叙述。
- 明确表达诉求
存证信函的用途是要清楚传达您的诉求给收件人。因此，信中需明确告知您希望对方采取的具体行动，像是规定的还款期限或其他措施。
- 避免不利自己的表达
因为存证信函可能会在进入法律途径时，被作为认定案件的证据参考，因此，在撰写存证信函时，避免使用带有侮辱性或可能构成威胁的表达，不过若仅是表明要依法追究，并不会构成恐吓，不必太过担心。
- 设定具体期限
信函中应明确指出对方需于何时前回应或履行相关义务，并说明若未在指定时间内完成，将采取何种行动，如提起民事诉讼或刑事诉讼等。
（3）存证信函怎么寄？
- 准备一式三份存证信函
在寄出存证信函之前，首先需要准备至少三份存证信函，作为给收信人、邮局、自己留存用。有的人可能觉得有电子档就够了，不过实际上，即便是自己留存的那一份，也必须实体影印并在邮局进行核章。
- 寄件人签章
为了确保存证信函的正式性，寄件人需要在每份存证信函上清楚地载明自己的姓名和地址，并亲自签名。需要注意的是，每一份存证信函都视为正本，因此不能签名一份后再去进行影印。此外，为了防止文件被他人抽页或窜改，信函的缝合处还会被盖上骑缝章。
- 邮局核对寄出
将准备好的存证信函带到邮局后，向邮局人员说明您的寄送需求。邮局人员会核对您提供的三份存证信函内容是否一致，确认无误后，邮局会以“挂号附回执”的方式寄出存证信函，如此一来既可以追蹤寄送过程，也能确保寄件的正式性和安全性。
- 妥善保管回执
在存证信函寄出后，寄件人会收到一份邮局提供的回执。这份回执不仅载明收件人收件的具体时间，还是未来可能进行诉讼时，证明对方已经收到存证信函的重要证据。因此，寄件人必须妥善保管这份回执，以备不时之需。
（4）如果存证信函被拒收怎么办？
当收到因拒收而被退回的存证信函时，要做的第一件事是完整保留被退回的存证信函。信封上会标明退件的原因，如“查无此人”、“迁移不明”、“查无此址”或“拒收”等，被退回的存证信函仍可用作证据使用，因此仍须妥善保存。
如果存证信函因收件人“拒收”而被退回，并且收信人本人无正当理由拒绝接收，该行为仍然被视作合法的送达。也就是说即便对方拒收，存证信函的法律效力依然存在，可以作为法律程序中的有效证据。您也可以向法院提出公示送达的申请，通过在公共场所张贴公告或其他方式公开，可以代替直接的文件送达。即使对方避不見面，公示送达也能使您的意思表示拥有法律效力。
3. 收到存证信函怎么办？可以不理吗？
（1）收到存证信函该怎么做？不理有什么后果？
收到存证信函是否可以選擇忽略或是拒收？答案是可以的。不过，虽然单纯忽略或拒收的行为不会有任何强制处罚，但在法律诉讼中，拒收或忽略存证信函可能被解释为“恶意逃避或避不出面”，对于诉讼可能产生不利影响。因此，即使不打算积极回应，也應該謹慎面对可能造成的潜在影响。
即便收到的存证信函内容与事实不符，收件人也應該考虑做出回覆。法院不會僅憑存证信函的内容作出最终判决，但回覆存证信函可以作为重要的证据，有助于澄清事实和表達积极处理立場，因此還是建议進行回覆並表明立場。
（2）存证信函有规定的回覆期限吗？
从法律角度来看，存证信函本身没有法律强制力，因此法律规范中也沒有明確規定必須回覆存证信函的期限或时效。
不过，寄件人通常会在存证信函中设定一个回覆的期限，并明确告知如果收件人在期限内不进行回覆，寄件人可能会采取进一步的行动，包括提起诉讼等法律行动，因此收件人仍必须注意寄件人给予的期限。
（3）我收到的存证信函不见了怎么办？
邮件处理规则第 34 条：存证信函留存邮局之副本，自交寄日起，由邮局保存 3 年，期满后銷燬之。
如果寄件人不慎遗失了存证信函，依然可以在存证信函保存的三年期间内，以郵寄憑證或本人有效的身分證明文件，向邮局申请查阅或补发相关证明，向原交寄的邮局提出查阅或补发存证信函的申请。如果是收件人需要查阅或申请补发与自己相关的存证信函信息，也可以凭挂号号码和有效的身份证件，向邮局提出申请。