员工离职交接表和离职申请表有什么不同？

员工离职交接表和离职申请表有什么不同？

在企业人力资源管理中，离职交接表和离职申请表是不可或缺的文件。尽管它们都涉及员工离职，但两者的作用和使用场景完全不同。以下从多个维度解析它们的区别，并提供专业建议。

1. 定义与用途

离职申请表的定义与用途

离职申请表是员工主动提出离职时提交的正式书面文件，目的是向公司表达离职意愿并启动离职审批流程。它的核心用途在于：

-记录员工的离职申请：确保员工离职有据可循，避免后续纠纷。
-启动离职流程：为HR和相关部门提供操作依据，如社保停缴、薪资结算等。

离职交接表的定义与用途

离职交接表是员工在离职流程中，用于记录其工作交接情况的文件，通常在离职申请获批后填写。其主要用途包括：

-确保工作顺利交接：帮助公司避免因个人离职造成的业务中断。
-核实物品和权限归还情况：如公司资产（电脑、手机等）和系统权限的返还。

总结：离职申请表是离职的“入口”，而离职交接表则是离职的“出口”。

2. 包含内容

为了更直观地理解两者的差异，以下通过表格对比两种表单的核心内容：

重点提示：离职交接表的内容更细化，涉及多个部门的协同，而离职申请表相对简单，主要关注离职意愿和理由。

3. 填写时机

离职申请表的填写时机

员工需在决定离职后第一时间填写离职申请表。根据《劳动合同法》规定，员工需提前一定时间通知用人单位：

-试用期内：提前三天提交离职申请。
-试用期后：提前30天提交离职申请。

离职交接表的填写时机

通常在离职申请获批后，HR会安排员工填写离职交接表。填写时机的具体安排如下：

-离职前1-2周：员工与交接人共同完成工作交接。
-最后工作日：完成资产归还、权限交接等事项后，交接表需提交HR备案。

建议：HR可以通过人事系统设置自动提醒功能，确保员工按时填写相关表单，避免因遗忘导致流程中断。

4. 审批流程

离职申请表的审批流程

离职申请表的审批流程相对固定，通常包括以下步骤：

1.部门主管审批：确认离职原因属实，并评估对团队的影响。
2.HR审批：检查劳动合同条款并确认离职流程合规。
3.公司高层审批（视情况）：高层通常对重要岗位员工的离职申请进行最终确认。

审批完成后，HR将正式启动离职流程。

离职交接表的审批流程

离职交接表则更复杂，涉及多方确认：

1.交接人签字：确认工作交接已完成。
2.部门主管签字：确保交接内容完整无遗漏。
3.资产管理员签字：确认公司资产和权限已归还或移交。
4.HR签字：最终复核文件完整性，并存档备案。

注意：离职交接表的审批需要跨部门协作，HR应提前协调，避免因流程延误影响离职时间。

5. 常见问题

问题1：员工拒绝提交离职申请表

部分员工可能因情绪化或误解而拒绝提交离职申请表。

解决方案：

• 与员工沟通，说明离职申请表的必要性及法律要求。
• 提供模板，降低填写难度或心理负担。

问题2：交接不完整或遗漏重要事项

交接表填写不完整可能导致后续工作受到影响。

解决方案：

• 提前制定标准化交接清单，确保所有事项有据可依。
• 使用人事系统记录和追踪交接进度。

问题3：资产归还不及时

员工在离职时未及时归还公司资产（如电脑、门禁卡）。

解决方案：

• 在离职交接表中明确资产归还责任，并要求交接人在最后工作日核对完成。
• HR可通过系统生成提醒，确保资产回收无遗漏。

6. 解决方案

建议1：使用专业人事系统

建议企业使用一体化人事管理系统，实现离职流程的标准化管理。比如：

-离职申请表：通过系统实现线上审批，提高效率。
-离职交接表：系统生成交接任务清单，确保流程闭环。

建议2：建立离职管理SOP

HR可以制定离职流程SOP（标准操作流程），明确各环节的责任人和时间节点，从而减少因经验不足或管理混乱导致的差错。

建议3：定期培训HR与管理者

离职流程涉及多方协作，定期对HR和部门主管进行培训，确保他们熟悉流程和应对策略。

总结

离职申请表和离职交接表在离职流程中各司其职，前者是离职意愿的表达工具，而后者是工作交接的保障措施。从内容到审批流程，各有侧重。通过本文分析，我们可以更清晰地了解两者的差异，并在实际操作中避免常见错误。建议企业结合专业人事系统，进一步优化离职流程，提升管理效率，同时为员工和公司提供更好的离职体验。这不仅仅是对流程的优化，更是对员工关系和企业文化的长远建设。