如何像高手一样汇报工作？

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@小白创作中心

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虎嗅网

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在职场中，无论是向上级汇报工作进展，还是向客户介绍产品方案，都需要具备出色的汇报能力。那么，如何才能像职场高手一样进行结构化汇报呢？本文将为您详细介绍三个关键要素：共情力、逻辑力和感染力。

小明是某大型集团的工程师，第一次主持技术研发项目。在项目进行到3个月时，他需要向高层汇报进展情况。为了做好这次汇报，小明花了大量时间准备演示文稿和详细报告，主要内容是介绍项目的技术进展。然而，在汇报过程中，他发现听众对他的汇报一点都不感兴趣。

事后小明才发现自己的问题在于没有提前考虑到听众的需求和背景。高层并非该领域的技术专家，他们更关心项目的商业价值和市场前景，对于技术细节不感兴趣，也无法正确理解。而小明的汇报只是考虑了自己的工作内容，缺乏换位思考，尽管准备充分，最终还是没有有效地传达项目的核心信息并取得预期的结果。

了解听众的偏好：每个人都是独特的个体，都有不同的背景、身份和性格。在汇报之前，需要为听众画像，分析他们的背景、身份和性格，预判受众的立场，判断他们是支持者、反对者还是中立者。
评估听众的知识面：在汇报工作时，为了保证信息能够被理解，需要提前分析听众的知识水平和专业领域，以便选择适当的语言，使得信息更易于被理解和接受。
明确听众的需求：对听众的需求进行分析能够帮助确定汇报的重点。例如，在做年终工作汇报时，直接领导会更加关心工作业绩和表现；部门负责人更想了解工作中遇到的困难和需要的资源；而HR会更加关心个人成长的情况。

构建合适的框架组织信息是结构化汇报中的关键环节，基于框架进行汇报能够有条理和系统化地向受众传递信息、数据和分析结果。

明确汇报主题和目的：用一句话总结汇报目的，如果开始的时候觉得一句话说不清楚，可以先写下来你想到的目的，然后再逐渐提炼到只有一句话。用5WHY反复追问自己这句话是不是根本目的。
确定汇报内容：根据受众分析和汇报目的，将想讲的内容都列出来，建议用思维导图。将列出的初始内容和汇报的目的相匹配，删除或修改与汇报目的不匹配的信息。
选择汇报结构：可供选择的结构主要包括时间结构、空间结构、2W1H结构、钟摆结构或变焦结构。

感染力取决于汇报的形式，再好的内容也需要形式作为载体。使用图表或者形象化的语言可以增强汇报的可视化效果，使汇报具备极强的画面感，让人一看就明白、一听就清楚，这样的汇报能够降低听众的理解成本。

图表化展示：人的大脑更容易记住形象化的内容。图表化的优势表现在：传递的信息量更大、传递信息的速度更快、更直观、传递的信息更具有整体性。
讲故事：会讲故事也是一种沟通能力，一个善于讲故事的人通常会通过描述细节表达情感，并通过细节的展示引起听众的情感共鸣。
道具展示：用道具是一种将信息进行具象化的表达方式。例如，2008年乔布斯介绍苹果的全新产品 MacBook Air时，为了展示该产品超薄和轻巧的特点，他在舞台上拿出一个普通的信封。他慢慢地打开信封，将MacBook Air展示出来，这引起了观众们的惊叹和欢呼。
打比方：通过打比方让听众把不熟悉的信息、从未知晓的事物和他们熟悉的思维方式和事物进行联系，这样能够让他们迅速理解新的、不太熟悉的知识和概念，降低理解成本，实现知识的迁移。