采购业务流程关键控制要点与采购人员内控遵从及配合事项详解

采购业务流程关键控制要点与采购人员内控遵从及配合事项详解

采购业务是企业获取物资、服务等资源的关键环节，涉及从需求提出到供应商选择、合同签订、货物验收、付款等一系列流程。内控流程则是为了确保采购业务的合规性、效率和风险防控而设计的一套管理体系。它包括不相容职责分离、采购计划编制、审批流程、供应商管理、合同管理、验收标准制定、付款控制等关键控制点，通过制度、流程和系统工具的结合，实现对采购业务全过程的有效监督和管理，保障企业资源的合理配置和资金的安全使用。

一、什么是内控流程

内部控制（Internal Control）的基本内涵可以从以下几个关键点进行介绍：

1. 定义与目标

• 内部控制是由企业董事会、监事会、高级管理层和全体员工共同实施的，旨在合理保证企业实现其经营目标的一种管理过程。
• 其主要目标包括：确保企业经营活动合法合规、保障资产安全、确保财务报告及相关信息的真实完整、提高运营效率和效果、促进企业实现发展战略。

2. 全员参与

• 内部控制不仅仅是管理层的责任，而是需要企业全体员工共同参与和执行。每个员工在各自的岗位上都承担着一定的控制职责，通过日常的工作行为来实现内部控制的目标。

3. 过程导向

• 内部控制是一个动态的过程，贯穿于企业经营活动的各个环节。它不是静态的制度或文件，而是通过一系列的控制措施和流程来实现对风险的管理和控制。

4. 合理保证

• 内部控制能够为企业实现目标提供合理保证，但不能绝对保证。由于内部控制存在固有的局限性，如人为错误、管理层越权、外部环境变化等，因此内部控制只能在一定程度上降低风险，而不能完全消除风险。

5. 风险导向

• 内部控制的核心是风险管理。企业需要识别、评估和应对各种可能影响目标实现的风险，并通过设计和实施相应的控制措施来降低风险到可接受的水平。

6. 成本效益原则

• 内部控制的设计和实施需要遵循成本效益原则。企业应在控制成本的前提下，选择最有效的控制措施，以实现内部控制的目标。过度的控制可能导致成本过高，而不足的控制则无法有效防范风险。

7. 持续改进

• 内部控制是一个持续改进的过程。随着企业内外部环境的变化，内部控制体系需要不断调整和优化，以适应新的风险和挑战，确保其有效性和适应性。

8. 监督与评价

• 内部控制的有效性需要通过持续的监督和定期的评价来确保。企业应建立内部监督机制，对内部控制的设计和运行情况进行监督检查，并根据评价结果及时进行调整和改进。

二、采购业务流程控制要点

采购业务流程包含以下十个关键控制要点，每一环节以防范风险、提升经营效率效果为目标，结合公司管控需要嵌入内控措施：

1. 不相容职责分离

• 确保采购流程中的关键职责（如采购申请、审批、验收、付款等）由不同人员或部门负责，防止权力过于集中导致的舞弊风险。

2. 编制采购计划

• 根据企业需求制定科学合理的采购计划，明确采购目标、数量、时间等关键要素，确保采购活动的有序进行。

3. 请购

• 确保采购申请经恰当审批，采购商品规格、数量、质量符合公司标准，采购过程合法合规，采购过程信息记录完整、准确。

4. 确定采购方式

• 根据采购标的和金额的不同，选择合适的采购方式（如公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等），并明确每种采购方式的适用条件。

5. 选择供应商

• 对供应商进行充分的调查和评估，包括经营状况、财务状况、产品质量、交货期等，确保选择的供应商能够满足企业需求。

6. 签订采购合同

• 在合同签订前进行严格的审核，确保合同条款明确、合法、合规，明确双方的权利和义务，降低合同风险。

7. 管理供应过程

• 对供应商的供货过程进行跟踪和管理，确保货物按时、按质、按量交付。

8. 验收

• 建立明确的验收标准和程序，对采购物资进行严格验收，确保货物符合采购要求，避免因验收不规范导致的物资和资金损失。

9. 付款/会计控制

• 严格按照合同约定和公司财务制度进行付款操作，确保付款的准确性和合法性，同时做好会计记录和账务处理。

10. 供应商后评估

• 对供应商的合作情况进行定期评估，根据评估结果及时调整供应商名录，淘汰不合格供应商，优化供应商资源。

三、采购人员应遵从及配合的内控事项

采购人员在采购业务中应严格遵从以下内控要求，并积极配合内控管理工作：

3.1 岗责体系遵从

• 严格按照最新发布的部门职能说明开展工作，避免职能交叉、错位、缺失等情况发生。
• 例如，采购开发部负责新物料的询议价和供应商定点工作，需求部门负责提出采购需求；采购执行部负责跟踪采购订单交期，确保物料按时交付。

3.2 制度体系遵从

• 理解、遵守和执行最新制度文件要求，如《采购管理制度》《合同管理制度》《对公付款实施细则》等。
• 采购人员应熟悉并严格遵守各项采购流程和审批权限，确保采购活动合法合规。

3.3 流程体系遵从

• 理解、遵守和执行最新OA流程，按要求发起申请、提交审批并流转。
• 避免常见不规范行为，如已有线上流程仍沿用线下审批、先执行采购后补线上审批、申请入口选择错误、线上流程不及时归档关闭等。

3.4 配合内控评价工作

• 采购部门作为业务部门之一，需配合开展内控矩阵搭建/更新、缺陷认定、制定整改措施及计划等工作。
• 定期参与内控评价，提供必要的测试资料和样本，协助识别内控缺陷并提出整改建议。
• 按照要求拟定整改措施，并反馈预计整改完成时间，确保整改落地。