员工垫付费用会计分录详解

员工垫付费用会计分录详解

在企业运营过程中，员工常常需要因公出差或购置办公用品而先行垫付费用，随后通过发票等单据进行报销。这种情况下，如何正确处理会计分录成为会计人员必须掌握的技能。本文将详细解析各类员工垫付费用的会计处理方法。

员工代垫款的会计分录

1. 员工垫付公司费用时： 根据收益对象计入相关科目

   借：管理费用/销售费用/制造费用等
   贷：其他应付款
   

2. 凭借发票等相关单据报销时：

   借：其他应付款
   贷：库存现金或银行存款等
   

3. 员工帮客户垫付费用时：

   借：应收账款——某客户
   贷：银行存款/库存现金
   

4. 收回客户的垫付费用时：

   借：银行存款/库存现金
   贷：应收账款——某客户
   

5. 员工出差自己垫付差旅费时：

   借：管理费用——差旅费
   贷：其他应付款——XX员工
   

   回来报销费用时：

   借：其他应付款——XX员工
   贷：库存现金
   

6. 企业设置备用金的方式： 专门用于员工因公发生费用的借款。备用金是在“其他应收款”账户下设置“备用金”明细账户进行核算。会计分录如下：

• 拨付备用金时：

  借：其他应收款——备用金
  贷：银行存款
  

• 核准备用金的花费时：

  借：管理费用
  贷：其他应收款——备用金
  

• 期末收回备用金时：

  借：银行存款
  贷：其他应收款——备用金
  

  例如，员工出差时借款填写借款单，审批后，出纳付款，会计做账：

  借：其他应收款——XX
  贷：其他应收款——备用金
  

  出差回来填写报销凭证，如果有结余，出纳收回剩余借款，写收据入账，会计做账：

  借：管理费用-差旅费
  贷：其他应收款——XX
  借：其他应收款——备用金
  贷：其他应收款
  

  如果有超支：

  借：管理费用——差旅费
  贷：其他应收款——XX
  其他应收款——备用金