《搞定》讀後心得：時間管理必讀經典書、我的實踐與調整
《搞定》讀後心得：時間管理必讀經典書、我的實踐與調整
如果你问我：“把所有时间管理书籍丢掉，只能留一本，你会留哪一本？”
我的答案是 David Allen 写的《搞定！》。
这本是我的时间管理启蒙之书，也是我认为对所有想学时间管理的人，最经典必读的一本书。
这本书在说什么？
《搞定！》（Getting Things Done）的作者是企业管理顾问大衛．艾倫（David Allen），他专门辅导高级经理人提高工作效率。我第一次读到这本书时，深深感受到自己的时间管理观念被完全颠覆。以往我总以为时间管理就是把行程安排得满满的、设法榨出每分每秒的效率，
但这本书带给我的最大启发是：真正的重点不在“管理时间”，而在管理我们对事物的“注意力”与“承诺”。这本的核心理论是打造一个让大脑“心如止水”的生产力系统。当水面平静的时候，你才能看到清澈的底部，不会被繁杂的事情所干扰。
大脑的功能在于思考和创造，而不是用来记忆所有事情。当我们试图在脑中记住一连串待办事项时，有限的心智能力很快就被占据，以致无法专注当下真正该做的事情。我自己过去常常因为害怕遗漏某件事而不停反复提醒自己，但结果反而是增加焦虑，难以静下心来完成手上的任务。
所以作者建议我们：“应该将待办事项从大脑移出来，存放到可信任的外部系统中。”这本书，就是跟你介绍如何打造和使用这套系统。
如同英文书名“Getting Things Done”的意思是“把事情搞定”，简称 GTD。接下来的介绍我就用 GTD 来代表这套时间管理系统。我猜很多朋友可能已经听过或用过 GTD。
所以，在接下来分享的前半段，我会先简单介绍 GTD 的概念和步骤，让还不熟悉的朋友清楚认识。在后半段，我会分享我的亲身经验，以及在 2025 年数字工具这么发达的现在，我们可以针对 GTD 做出哪些调整和改善。
什么是 GTD 系统？
GTD 系统将我们处理事务的流程，明确划分为五个步骤，每一步都有特定目的：
一、捕捉（Capture）
首先要全面收集所有分散在脑海中的想法、任务和尚未完成的事项。
无论是工作项目、生活琐事，或是一闪而过的灵感，都将它们捕捉下来，放入一个“收件匣”（Inbox）中。这个收件匣可以是笔记本、记事 App，或任何方便收集事项的工具。重点是“不要再依赖记忆力”，而是把这些事情记录到“大脑外面的系统”，你才能开始掌握全局。
二、理清（Clarify）
定期从收件匣取出每一个事项进行厘清和处理。
重点在于判断每件事的性质并确定下一步行动。问自己：“这件事能不能执行？如果能，下一步要做什么？”
如果一项事项不到两分钟就能完成，遵循“两分钟法则”立刻做掉它；如果需要他人协助，就委派出去；如果目前不必或无法马上处理，就先搁置在日后的待办清单中。
你在厘清每一个事项的时候，“千万不要”将事项又丢回收件匣。原则是，你第一次处理这个事项时，就要马上决定下一步，避免拖延让大脑一直挂念着它。
三、整理（Organize）
在决定好每件事的后续处理方式后，依照性质归纳入适当的清单或场所。
例如，把需要很多步骤才能完成的事情放入“项目清单”，将具体的行动事项记录在“下一步行动清单”，无法马上执行的事项放入“将来清单”，等待他人回复的事项放进“等待清单”。
同时，如果某件事有特定的截止日期或必须当天处理，就放入日历。通过这样的分类整理，我们可以清楚知道所有待办事项的位置，不同类型的任务各自在哪里进行。
四、回顾（Reflect）
定期检视和更新整个系统，确保它的有效性和完整性。
我自己通常每周会拨出固定时间进行“每周回顾”，清空收件匣、更新各个清单的内容，并确认所有事项都有被适当安排。
回顾的同时也是反思的机会：检视目前的任务是否符合自己的目标与优先顺序，有没有新的事项需要加入，或者某些计划是否需要调整。
通过持续的回顾，GTD 系统才能长久运作，让我们对自己的承诺充满信心。
五、执行（Engage）
根据当下的情况付诸行动。
由于前面步骤已经把该想的都想过、该安排的都安排好了，在执行阶段我们可以更心无旁骛地专注做事情。作者提到可以用几个判断依据来决定此刻该做哪件事，包括当前的情境、可用时间长短、自己的精力状态，以及事情的轻重缓急。
简单来说，当我们有了完整的清单后，就能根据现实状况从中挑选最合适的任务来执行，把这些任务逐个完成，帮助我们把该做的事一件件确实“搞定”。
瓦基的亲身经验与启发
在理解 GTD 的理论之后，我尝试将其运用到自己的生活与工作中，过程中收获良多。
还记得我好几年前在台积电上班，同时经营说书的博客与播客。除了要面对上班时忙碌的本职工作，还要兼顾下班后的自媒体创作兴趣，我经常感到分身乏术：一方面工作项目进度要追踪，另一方面还有读书心得要撰写，很多事情一直在脑中打转。
在彻底落实 GTD 之前，我经常在下班的路上，脑海中还反复思索：“在工作上，今天有没有漏掉什么重要的事？”这种背着一堆待办事项上床睡觉的感觉，让人无法真正放松休息。
自从开始实践 GTD 方法后，我感觉到最大的改变，就是我变得“很安心”。当我把所有事情都记录进收件匣并整理成清单之后，我就可以把注意力从“记住事情”转移到“做好事情”上。
举例来说，白天碰到工作上被交办的任务，我会立即写进笔记本，固定在午休之后和下班之前，去理清和安排到对应的工作清单中。如此一来，下班时间我反而更能专注写作或录制节目，因为我心里知道那些工作事项已经被妥善安排，不会无故跳出来干扰我的思绪。
当然，刚开始建立这套系统时也遇到一些挑战。例如，一开始我常忘记定期清空笔记本的事项，结果任务越堆越多，最后很难收拾。
我逐渐养成每天处理收件匣、每周回顾的习惯，慢慢体会到 GTD 的精髓在于“完全信任这套系统”。只要你信任这套系统很可靠，就再也不必害怕自己的大脑遗漏重要的事情。
这种掌控感让我在面对繁忙生活时，依然能保持镇定，更有条理地一步步完成目标。我也更深刻体会到作者所提倡的观念：“你的大脑应该被用来发想点子，而不是储存点子。”
对我来说，GTD 带来的不只是效率的提升，更是一种观念上的转变。我领悟到生产力并不是盲目地做更多事情，而是“确保自己在做对的事情”。通过不断整理思绪和实现对自己的承诺，我更清楚什么事情对我是最重要的。
这种持续自我省思的过程，让我几年前勇敢地调整职业方向，全心投入我真正热爱的事物。可以说，GTD 帮助我打好了时间管理的基础，让我有信心追寻理想生活，同时也激发我将这份收获分享给更多人。
GTD 如何适应数字环境的改变
这本书已经出版 20 多年了，但是随着科技进步，GTD 的原则虽然历久弥新，但执行方式可以随着新的数字工具来升级。
再加上这 20 年来的工作环境已经发生巨大变化：云端协作平台、智能手机 App、人工智能助手层出不穷。我也不断调整自己的系统，善用这些新工具来提升效率。以下是我在 2025 年运用的几项关键数字工具，以及它们如何与 GTD 结合：
一、设置收件匣，随手记录
准备一个属于你的“收件匣”来集中管理所有待办事务。可以是一个纸本笔记本、一个手机记事 App，或笔记软件里的一个页面。重点是无论何时，只要想到“有件事要做”，就立刻记在收件匣中，而不是放在脑中忘东忘西。
以前我在台积电工作时，公司内部不能使用私人手机，所以我选择用纸本笔记本作为收件匣。现在，我已经离开台积电，我就选择用Heptabase 笔记软件里面的“日记”功能来当收件匣。
每一天都是一個独立的日记页面，我在电脑桌前，可以把事情快速丢进去。在外面出差通勤的时候，也可以用 Heptabase 的手机 App 快速记录。所以我會很安心，无论是什么情境，我都有一個地方可以统一收纳“所有”的零碎事项。
二、每天定期处理收件匣
这个步骤最常被忽略，那就是要养成“定期清空”收件匣的习惯。
我自己每天早上工作的第一件事情，就是“清空收件匣”和“规划当天的优先任务”。我会打开 Heptabase 的日记和 Email 软件互相对照，把所有的行政事务和杂事，归类到当天的“下午时段”去执行，“早上时段”保留给我最重要的工作：阅读、写作、构思商业策略。
早上的时间，我绝对不會把“两分钟能立即完成的事”处理掉，因为这是一个巨大的陷阱。当你以为很多小事情只要花两分钟，听起来很短，但是如果有十几件小事情累积起来，你就要花一两个小时去处理。所以，我坚持把“小事情”全部丢到下午才做，早上一定要留给我最重要的事情。
另外两个“定期清空”的时间，就是午休之后，还有下班之前。在白天的工作时间，可能会持续收到很多新进的需求和任务，通过另外这两个时间进行清空，就能保持稳定的节奏去面对挑战。
如同作者所说：“只要在对的时间检视充裕的正确事项，通常每天只需要花短短几秒钟，就能顺利完成检视步骤。”我们要记得在正确的时间，做有效的检视和处理。
Heptabase 的日记功能，用來捕捉想法和规划待办事项
三、建立并维护清单系统
我们依据 GTD 原则，为不同类型的事项建立对应的清单。
我在经营公司使用的项目管理系统，是建立在 Notion 这套软件上面。除了经营公司所需要的一切信息和管理页面之外，里面也有我的“项目清单”，方便我自己和团队成员都能一起看到。
以内容创作为例，我建立了一个项目看板来管理每篇文章从构思到发布的流程。此外，它方便整个团队线上协作，即时共享最新信息，免去以往反复发送文件的麻烦。
另外，只要是“跟工作不相关”的清单，例如“等待清单”和“将来清单”，我都是放在 Heptabase 里面整理，因为这两種清单比较随兴，用笔记软件整理起来也比較没压力。我甚至还有买书清单和追剧清单，把我碰到有未来想看的东西都先丢进去，不要记在脑子里。
书中有一句话很有意思：“熟悉清单到可以忘掉清单，这样更能搞定事情。”建立清单的目的，就是把信息从大脑中移动出来，节省大脑的认知负担，让我们在做重要事情的时候更有效率。
有了清单系统，你就能一目了然掌握手上所有的事項，知道哪些正在进行、哪些延后处理，下一步重点是什么。此外，对于有特定日期或期限的事项，记得标注在日历上，以免错过时机。
Notion 是我用来管理公司大小事的“项目管理和协作”平台
四、关于整理和回顾的提醒
在这个时代，有一件事情很难避免，就是很多人都习惯用“即时通讯软件”来进行沟通，例如台湾人最常使用的 LINE 通讯软件。
我虽然通过 LINE 和团队、朋友联系，但为了效率，我刻意将 LINE 的用途限制为“简短即时的信息交流”，像是确认开会时间、快速提问、快速汇报状态。如果讨论内容比较“长”或涉及“很多个任务”，我会改用 Notion 等协作工具撰写详细的长篇说明，再将链接分享给对方。
如此一来，重要信息不会淹没在冗长的对话串中，也方便日后查找。我们的 LINE 对话因此保持精简清楚，不会被大量信息淹没。
我还有一个习惯是，如果我在外通勤移动时，无法专注进行“整理”和“回顾”的步骤的时候，我会避免自己把 LINE 消息变成“已读”。
因为，当你不小心“已读”一个重要的消息，又无法即时处理的时候，这股压力就会累积在心上。你会一直惦记着它，直到终于可以专心办公的时候才能解除。如果你带着很多这种压力在身上，你就會觉得脑袋像一團糨糊，很难有清晰的思考，也很難專注在當下的事情。
所以，任何跟团队和工作合作对象的 LINE 消息，我只有在电脑桌前才会阅读，或者是我在外面咖啡厅有一段长時間的專注時間，我才會“點開”這些消息，進行下一步的整理。
这个道理就很像作者所说：“要不就把事情全记在脑内，要不就全部拋諸腦外。若卡在不進不出之間，兩邊都會靠不住。”所以不要把自己当成一个“随时”都要处理事情的人，有很多的干扰，在第一時間就不應該進入你的腦袋裡面。
五、循序渐进持续优化
最后请记得，如果你想开始用 GTD，不要企圖一次就把“所有”步骤和工具都实行得完美。
如果真的要我挑出最重要的两件事，你可以先从“记录所有事”和“每日定期处理”这两个习惯开始，等驾轻就熟后，再加入每周回顾或新的工具。
任何手机最基本的“记事本”或“提醒事项”功能，都可以当成你的收件匣系统，重点是尽量使用“一个”收件匣就好，否则太多个收件匣的情况下，到最后你一定會乱掉。
再来是“每日定期处理”的习惯养成，你必须刻意安排一些固定时段，静下心来 10 ~ 30 分钟，清空收件匣里面的所有事项，重新确认事情的优先顺序。
每个人的情况不同，你可以随着实际需求调整出适合自己的系统。只要持之以恒地优化，一段时间后你一定會驚訝于自己的改变，真正体会到井井有条的从容和自在。
后记：一套经过改良的系统化行为
在写下这些心得时，我不禁再次感谢当初遇见《搞定！》这本书的自己。GTD的理念与方法，帮我在脑中建構了一套井然有序的運作系統，讓我在面對生活與工作的繁雜挑戰時，始終能保持從容。
从我个人的经验来看，GTD 不只提升了我的效率，更改变了我看待时间与工作的态度。我学会将心中无形的压力转化为具体的清单和行动方案，获得了一种前所未有的掌控感。
我由衷推荐这本书给所有想改善时间管理、减轻压力的读者。无论你是学生还是职场人士，GTD 能帮助你理清头绪、聚焦当下。当然，工具只是辅助，真正关键在于养成良好的习惯和心态。
只不过还有一个提醒，这本书的繁体中文翻译读起来不太顺畅。由于我五年多前第一次读的是英文版的，所以比较没有这种困扰。但我最近重新中文版的来读，真的觉得不太满意。要买中文版的朋友稍微留意一下就好，尽管如此，你还是能从里面学到很扎实的心态和方法。
时间管理和自我成长一样，是一条持续优化的道路。刚开始实践 GTD 时，别给自己太大压力，一步一步调整就好。当你感受到大脑变得“更清醒”、事情变得“更可控”的时候，那份轻松与成就感会告诉你，一切的努力都是值得的。
如同作者所说：“提高生产力与减轻压力其实不需要什么新技巧，只需要应用一套经过改良的系统化行为。”希望我的分享能够带给你一些启发，也期待你能开启属于自己的 GTD 之旅，把重要的事情一件一件“搞定”，过上更从容充實的生活。