将 Access 与 Excel 配合使用的 10 大原因

将 Access 与 Excel 配合使用的 10 大原因

在使用Office系列软件时，很多人会面临一个选择：是使用Excel还是Access来管理表格数据？实际上，将数据存储在Access中，并从Excel连接到它，可以同时获得两者的优点。本文将介绍结合使用Excel和Access的十大原因，帮助你更好地利用这两个强大的工具。

原因 1：访问权限专为所有类型的用户设计

尽管Excel不是数据库，但它也广泛用于存储数据，并且通常用于解决简单的数据库问题。但是，Excel是平面文件数据库，而不是关系数据库。当简单表需要演变为多个相关数据表时，Access是信息工作者快速创建数据库应用程序的首选。访问一直是一个很好的“数据登陆平台”，用于收集和整合整个企业的不同数据，其中大部分数据都位于Excel工作簿中。数据进入Access后，可以添加更多表并联接它们、创建查询（或数据）视图、构建数据并定义数据类型以帮助确保数据完整性、在多个用户之间共享和更新数据，以及创建功能强大的报表和表单。

与Excel的简单电子表格布局不同，Access以不同的方式组织了几个相互关联的对象，这些对象最初看起来可能令人生畏。但你不必是专家来使用Access。Access是为所有类型的用户设计的，你只能根据需要使用它。

• 通过三种方式使用Access：临时用户、Power用户或开发人员。
• 表、查询、窗体和报表相互构建，构成了数据库应用程序的核心。
• 偶尔用户具有向导、属性生成器、Office Fluent用户界面和类似Excel的功能，以便快速完成工作。
• Power用户具有宏、属性窗格、表达式和数据库设计工具，用于深入了解并执行更多操作。
• 开发人员可以使用模块和开发VBA代码来创建自定义数据库解决方案和部署运行时应用程序。

原因 2：将Excel工作表复制到Access数据表

入门的一个好方法是将数据从Excel复制到Access。可以创建Access表并将其显示在数据表视图中，这与Excel工作表非常相似。可以直接在数据表视图中执行常见的表创建任务，例如定义数据类型、字段名称或新字段。例如，如果在空白字段中输入日期，Access将设置该字段的日期/时间数据类型。如果输入文本（如名称），Access会将文本数据类型应用于字段。如果要移动字段，只需单击并拖动它。

从Excel复制数据并将其粘贴到Access中时，甚至不需要先创建表，也不需要在数据表视图中打开表。Access会自动询问数据是否具有标头，正确猜测使用正确的数据类型，并创建Access表。这再简单不过了。

原因 3：通过从Access链接到Excel工作表来共享数据

获取Excel和Access优势的最简单方法之一是将Excel工作表链接到Access表。在计划将数据保留在Excel中时，请使用Access链接，但也定期利用许多Access功能中的一些功能，例如报告和查询。你可以从Access链接数据，而不是从Excel链接数据。

Access支持两种完全不同的数据库表创建方式。用户可以创建新的本机表以将数据存储在Access数据库中，也可以创建指向Access数据库外部现有数据的链接。链接表中的数据以多种方式显示和行为，就像本机表一样。链接表管理器向导可帮助你跟踪、查找和更新Excel工作表或其他数据源（如果它移动且链接断开）。

当你链接到Excel工作表或命名区域时，Access会创建一个链接到Excel数据的新表。如果你要添加、编辑或删除数据，请在Excel中进行更改，并在Access表中刷新（或重新查询）数据。但是，不能在Access中编辑表的内容。将数据链接到Excel后，你可以在Access中创建报表、查询和只读窗体。

原因 4：通过将Excel数据导入Access来移动数据

如果你决定切断数据线，可以通过将数据导入Access，将数据移动到Excel。请注意，“导入”一词在Excel和Access之间具有两种不同的含义。在Excel中，导入（或连接）时，可以与可刷新的数据建立永久连接。在Access中，导入时，会将数据引入Access一次，但没有永久的数据连接。导入数据时，Access会将数据存储在新的或现有的表中，而无需在Excel中更改数据。在Access中，可以通过一个操作导入Excel工作簿中的任何或所有工作表。

导入向导将引导你完成导入步骤，并帮助你做出有关是否更改数据类型和添加标头的重要决策。如果你在导入数据时遇到错误，Access会发出警报，并将错误保存在表中，以便快速查找和更正错误。例如，可能有一个字母数字邮政编码深埋在你认为全是数字的列中，或者检测到主键字段的重复ID。你可以在Excel工作簿中进行更改并重新导入数据，或在新的Access表中进行更改。完成操作后，可以保存所用的步骤，甚至可以创建Outlook任务来提醒你何时定期执行导入操作。

导入数据后，它现在是Access的本机数据，可以使用数据表和窗体添加、编辑和删除数据。导入数据后，可以决定是否从Excel中删除数据。通常最好只有一个位置来更新数据。

注意: 将数据从Excel导入Access不会导入公式，而只会导入这些公式的结果。

原因 5：从Excel连接到访问数据

还可以将Access数据重新连接到Excel。为此，请在Excel中创建通常存储在Office数据连接文件（.odc）中的Access数据库的连接，并从表或查询中检索所有数据。连接到数据后，还可以在使用新信息更新数据库时自动刷新（或更新）原始Access数据库中的Excel工作簿。

原因 6：将Access报表与Excel数据配合使用

数据进入Access后，可以利用报表创建和自定义工具的精彩数组。想要创建只需单击几下鼠标的报表？使用报表向导。想要使用实时数据实时设计和修改报表布局，移动和调整数据块的大小，添加和删除字段，并在生成报表时立即看到更改？使用“布局”视图。想要与报表交互以搜索、筛选和排序实时数据？使用“报表”视图。想要自行添加命令按钮、页码、图片、超链接和专业样式？使用功能区“设计”选项卡上的“控件”和“布局”组中的许多控件向导和库。通过使用Access，可以轻松创建简单的报表、分组和摘要报表、邮件标签、图形报表和子报表。

创建报表后，使用Access以电子方式分发报表。例如，可以使用电子邮件发送报表，或者将报表保存为不同的格式（如Access快照或PDF文件），以将其添加到网页或SharePoint网站。

原因 7：将Access表单与Excel数据配合使用

数据进入Access后，可以利用许多表单创建和自定义工具。想要创建只需单击几下鼠标的窗体？使用窗体向导。想要使用实时数据实时设计和修改表单布局，移动和调整数据块的大小，添加和删除字段，并在生成数据时立即看到更改？使用“布局”视图。想要自行添加命令按钮、列表框、组合框、选项组、图片、输入掩码、图表、超链接和专业样式？使用功能区“设计”选项卡上的“控件”和“布局”组中的许多控件向导和库。通过使用Access，可以轻松创建简单窗体、选项卡式窗体、连续窗体、弹出窗体、模式对话框和子窗体。

在Access中，可以轻松创建拆分窗体，该窗体显示同步的数据表和窗体视图，以便充分利用两者。创建精美的表单后，可以使用表单底部的标准导航按钮和搜索框，轻松滚动、筛选甚至搜索表单后面的数据。

原因 8：Access中的筛选、排序和查询类似于Excel

无论使用哪种产品，你都筛选数据以处理数据子集，并按所需方式对数据进行排序。在Access中，Excel用户可以在数据表视图中筛选和排序数据，而无需重新学习全新的用户界面。无论使用的是文本、数字、日期还是空白，图标、命令菜单、命令、条件和对话框都非常相似。甚至可以保存筛选器和排序以及数据表视图。

可以在Access中创建查询，甚至不知道SQL代表什么。四个查询向导可帮助你创建简单查询、查找重复项、查找不匹配的记录以及创建交叉表查询。甚至无需创建查询；只需按所需方式对数据进行筛选和排序，并使用数据表保存数据。

原因 9：执行邮件合并或创建标签

现在，你的家庭已经成长，你的假日卡列表突然变得更大，你需要跟踪更多的生日和周年纪念日。这不是问题。可以使用Access表或查询作为邮件合并数据源，并使用Word邮件合并向导为信件、卡片、电子邮件和信封创建邮件合并操作。如果你只需要创建邮件标签，请使用Access中的“标签向导”从创建的报表创建和打印标签。甚至可以自动添加对应于每个客户地址的条形码。

原因 10：将Excel和Access与SharePoint技术相结合

Access和Excel都提供用于连接到SharePoint列表中的数据的命令。Excel提供与链接SharePoint列表的只读（单向）连接；而Access允许在链接的SharePoint列表中读取和写入（双向）数据。Access和SharePoint列表非常协同工作。Access和SharePoint数据类型（如格式文本）仅追加（，以支持跟踪备忘录字段中的修订历史记录，）、附件、自动编号、查找和多值字段），因此可以顺利集成，并且很少出现数据不一致（如果有的话）。

将SharePoint列表数据链接到Access数据库后，你甚至可以在本地Access数据库中将SharePoint列表数据脱机，在本地处理数据，然后重新连接到SharePoint网站以上传任何更改。其他用户所做的任何冲突数据更改将由冲突解决向导处理。在Access中创建的窗体和报表基于相同的数据，但链接到SharePoint列表。

Excel与SharePoint Server提供以下集成点：

1. 将Excel工作表数据一次导入SharePoint列表，或者将Excel工作表数据导出到SharePoint列表，创建一个永久的单向数据连接。
2. 使用该永久的单向数据连接从SharePoint列表刷新Excel工作表中的数据。
3. 在Excel Services中发布Excel工作簿，并在Web部件页上使用Excel Web Access Web部件显示数据并与之交互。
4. 导入（从OLAP服务器、SQL Server和Access数据库以及平面文件将）数据连接到Excel工作簿中。

Access与SharePoint Server提供以下集成点：

1. 在Access视图和SharePoint列表之间一次性导入或导出数据。
2. 通过创建永久双向连接，在Access表和SharePoint列表之间链接数据。（更新的列表数据可以在Access表中看到；更新的Access表数据可在list中查看。）
3. 使列表数据脱机，在Access中更新，使数据再次联机，同步更新并解决冲突。
4. 在Access数据表视图、窗体视图和报表视图中显示和编辑列表数据。

后续步骤：成为Access Power用户

无需编写一行VBA代码，即可创建非常复杂的桌面数据库应用程序。每个Access对象都有一组广泛的属性和事件，这些属性和事件可从属性表轻松访问，以帮助自定义解决方案。每个对象都有详细的设计器，可显示所有可用的功能。Office Online上提供了其他数据库模板。字段和表模板可帮助你快速创建和自定义新表。可以使用内置的数据库设计工具从头开始设计新数据库。

访问宏使用无需编写任何VBA代码的声明性环境，因此你无需成为开发人员。每个宏操作执行一项任务，例如打开窗体、运行查询、查找记录或显示消息。你可以在报表、窗体或控件的任何事件中嵌入宏。大多数宏都有参数，你可以向它们添加条件逻辑，使它们能够执行所需的操作。甚至可以定义变量并执行错误检查，再次无需编写VBA代码。

设计原型并由IT部门运行。在团队需要解决方案时尽快创建解决方案，并与赤裸裸的员工一起完成。跟踪为公司方销售的票证，跟踪制造材料的保质期，或打印零件的验收标签。跟踪团队项目中的任务、问题和可交付结果。创建销售管道数据库，以监视一小群销售专业人员中的潜在销售。

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本文原文来自Microsoft官方支持页面