公章管理秘籍：“‘章’‘持’”有度、有“章”可“寻”
公章管理秘籍：“‘章’‘持’”有度、有“章”可“寻”
在企业的日常运营中，印章作为公司法定主体行为的重要象征，扮演着举足轻重的角色。无论是处理对外事务，如工商注册、税务申报、银行业务等，还是内部管理中的正式文件、信函往来，都离不开各类印章的使用。然而，随着企业规模的扩大和业务范围的拓展，印章管理也日益成为一项复杂而敏感的任务。如何确保印章的安全、合规使用，防止因印章滥用、误用而引发的法律风险，成为企业管理层亟需解决的问题。
公司常用印章的分类
公司公章：这是公司效力最大的一枚章，代表公司的法定主体行为名称。它用于处理公司对外事务，如工商、税务、银行等外部事务处理，以及公司内部的正式文件、信函、公文等。
财务专用章：主要用于公司的会计核算和银行结算业务。在办理银行的各种凭据、汇款单、支票等时，通常需要加盖财务专用章。
合同专用章：专门用于公司对外签订合同时。在合同上加盖合同专用章，表明公司愿意承受由此导致的权利义务。
发票专用章：用于公司领购或开具发票时。发票上必须加盖发票专用章，以证明发票的真实性和有效性。
法人代表人名章：通常用于公司法定代表人签署文件、合同等。在一些特定场合，如银行开户、税务登记等，也需要加盖法人代表人名章。
秘籍一：“‘章’‘持’”有度
在企业日常经营过程当中，无论是公司公章、财务章、合同专用章还是发票专用章，在使用过程当中对于其“持”有者来说，都必须严格遵守各类印章的使用规范，做到“‘章’‘持’”有度。
明确公章的使用权限和范围
公司公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法人代表人名章等，应明确各自的使用权限和范围。例如，公司公章用于处理公司对外事务和内部正式文件，财务专用章用于会计核算和银行结算业务，合同专用章专门用于对外签订合同等。
各类公章的使用应由指定的专人或部门负责，避免滥用和误用。
建立严格的审批制度和登记制度
使用公章前，应经过严格的审批程序，确保用印内容的合法性和合规性。审批人应认真审核用印文件，并在文件上签字确认。
建立公章使用登记簿，详细记录每次用印的时间、事由、批准人、经办人等信息，以便后续核查。
加强公章的保管和监管
公章应妥善保管在指定的安全位置，如保险箱或加锁的抽屉中，避免遗失或被盗。
保管人员应定期检查公章的完好性和安全性，如发现损坏或遗失，应立即报告并采取相应措施。
严禁将公章带出公司使用，确因工作需要带出的，应经过公司主要领导批准，并由专人携带和保管。
规范公章的使用方法和注意事项
使用公章时，应确保印章的清晰度和完整性，避免模糊或残缺不全的情况。
严禁在空白纸张、合同、协议等文件上加盖公章，以防止被滥用或伪造。
使用公章时，应加盖在文件或合同的落款处或其他指定位置，并注明用印日期和用途。
加强公章使用的培训和宣传
定期对员工进行公章使用规范的培训和宣传，提高员工的法律意识和风险意识。
鼓励员工积极举报滥用或误用公章的行为，共同维护公司的法律安全和正常运营。
建立责任追究机制
对于违反公章使用规定的行为，应依法依规进行严肃处理，并追究相关责任人的法律责任。
建立健全责任追究机制，确保公章使用的合法性和合规性得到有效保障。
秘籍二：有“章”可“寻”
公司在加强各类印章的使用规范时，对公章的每次使用进行监管也是必不可少的环节，企业如何才能做到对公章的使用人、盖章文件、盖章时间实时监管，从而做到有“章”可循，避免因公章乱用、私用而引起的各类法律风险？
智能印章的定义：
智能印章是一种创新的印章管理方式，它结合了物联网、移动互联网、人工智能等先进技术，通过特制印章夹具将实体印章装入智能印章设备中，由印章管理员进行实时监控和管理为传统实体印章提供了智能化的安全使用管控。
智能印章的功能特点：
智能印章在多个方面相较于传统印章具有显著优势，其主要功能特点如下（以爱国小男孩智慧印章为例）：
爱国小男孩智慧云章从企业印章管理风险出发，融合物联网、人工智能、云计算等创新技术，通过用印前防控、到用印中监管、再到用印后溯源实现印章闭环式智慧管理，采用的双鱼眼镜头可以同步记录用印人员及用印文件，可以有效的解决传统实体印章使用上的漏洞。
授权管理：
盖章前要线上发起申请，只有通过审批授权，才能使用设备进行盖章。实时监控：
盖章时自动将盖章过程同步到管理员手机电脑端，可实时监控到每一次盖章情况。实时定位：
通过智能定位，可实时掌握云章使用的活动轨迹。智能锁定：
发现异常盖章情况，管理员可在线上一键“锁定”云章设备。查询统计
可在管理系统平台上快速查询盖章记录，了解印章管理情况。授权制约
在管理系统中，对不同的对象授予不同的管理权限，防止越权查询、越权审批等情况。
智能印章的应用场景：
智能印章的闭环式智慧管理：
云章智能印章可通过手机app操作，设置分子公司、事业部分级审核，从而实现人章分离、自动电子锁、远程申请、远程审批、印章全程监控、全程记录、盖章记录可溯可查，彻底解决集团公司公章监管困难的问题。
有“章”可“寻” ：
爱国小男孩智慧云章将企业公章嵌入智能云章设备中，通过云章APP可以远程监控公章状态，查看公章所在位置，从而防范公章丢失。即使公章丢失了，也可以通过云章快速锁定印章位置，帮助丢失者短时间内快速找到公章。
“私人”定制
云章可以融合对接企业OA、ERP等办公系统，实现纯线上用章审批流程，全过程监管用章过程，全面记录用章行为。
总结
智能印章未来的发展趋势将呈现出技术创新、功能丰富化、行业普及与标准化以及深度企业集成等特点，为企业公章管理带来更加智能化、高效化和安全化的解决方案。