干货分享 | 如何挑选合适的会议场地

干货分享 | 如何挑选合适的会议场地

在企业活动中，一场成功的会议往往离不开合适的场地选择。从会议形式、人数到预算，从交通位置到场地服务，每一个细节都可能影响会议的效果。本文将为您详细介绍如何挑选合适的会议场地，帮助您轻松应对各种会议组织需求。

1. 确定会议形式、会议人数及会议时间

会议人数和会议形式决定了会场面积的大小，正常会议人数和会场面积比例是1：1.6～1.8比较合适（一些展览类会议除外），太大了容易感觉空旷，不聚气，也增加了费用开支，太小了会感觉压抑。

确定会议时间之后才能着手去找场地，因为时间不确定，酒店这边就没办法做预订，也就没办法确定酒店有没有档期。

2. 根据会议预算选择会议场地

在选场地的时候应该提前确定好会议预算，可以避免在场地考察和筛选时浪费时间和精力。而会议预算决定了会场（一般多为酒店）的“档次”，会议预算包含会议会场费用、参会人员食宿费用、以及会场物料准备、搭建费用和其他一些费用，会议预算做好了才能开始匹配相对应的酒店会场。如果是三星酒店预算想去四星级酒店会场开会，那只能在位置上做让步，去郊区或者一些县市区会好点。正常市区里面每个档次酒店，费用都是相匹配的。

3. 综合考虑会场的交通和位置

会议活动从本质上就是一种大型人员聚集活动，所以位置很重要，要看交通是否便利，是否方便停车，离地铁口有多远，公交站能不能直达等等。会议性质也跟位置有很大关系，如果是比较“吵”的需要氛围的会议，会场就尽量不要在闹市区，有团建或者需要集体户外活动的要尽量往郊区跑。

4. 选择环境适合的会议场地

为了使与会人员能够专心开会，保证会议的质量，在选择会议场地时，除了要考虑会议场地的大小、交通位置之外，环境也应当是考虑的重要因素之一。

一般来讲，应当选择具有比较清静、不易受干扰的周边环境的会议场地。嘈杂喧器的闹市区肯定不是召开会议的理想环境。尤其是一些重要的会议，一方面需要安静的环境，另一方面也是为了避免由于离单位太近而受到不必要的人事千扰，遇到这类情况可以考虑舍近求远。

5. 从服务来选择会议场地

场地服务

会议现场少不了服务人员的跟进，确保开会期间所有问题及时跟进，保障会议的顺利进行。所以，在选择会议场地时要确定会议当天是否有足够的礼宾支持、服务员和安保人员，且场地服务人员是否专业，若在场地使用会场举办活动或宴请，是否提供免费停车等附加服务。

场地设备

会场设备关系着会议是否可以顺利进行。所以，考察场地时，要注意询问场地设备，如果会议或活动需要使用场地设备，如场地照明，通风，舞台灯光，麦克风，录音设备，音响，投影，LED大屏幕等设备，对这些所有附属设备都要依次进行检查，确保设备的完好。如需使用舞台，需要了解场地是否有舞台，提供的舞台多大多高，舞台摆放位置，红毯、台阶是否有提供等。

场地配套硬件

除了酒店相匹配的会议室，客房，宴会厅，还需要注意一些细节。比如酒店外观醒不醒目，酒店大厅装修风格怎么样，够不够大气，签到空间够不够。房间有没有窗户，房间面积大小，房间风格，有没有套房。再比如会场外边有没有茶歇区、洽谈区、休息区，舞台后面有没有化妆间等。

场地餐饮

要了解会议场地是否提供餐饮服务（有些场地只提供住宿，不提供餐饮），同时要提前了解餐饮的价位，不同餐标的菜单是什么样的菜品，有什么口味特色等。

场地安保

防火、医疗等各种突发风险虽然概率较低，但也要考虑其中。消防设备的位置，安全通道在什么位置，是否畅通，场地安全用电在多少功率之内等等，这些都需要提前了解好。

场地报价

在关于场地的价格方面，我们要详细了解餐饮菜单价格，是否可以自带酒水，如果可以自带，酒水是否有加收服务费；场地租赁费，设备租赁费，若活动举办，最早可以何时进场搭建，是否有进场费等。

选择会议场地的时候从以上5大方面来考虑，基本可以挑出2-3家场地，然后再进行实地考察，结合各自的优缺点，选择一家合适的场地。