业务流程优化指南：从目标设定到自动化实践

业务流程优化指南：从目标设定到自动化实践

业务流程的优化是提升企业效率和竞争力的关键环节。本文将为您介绍如何通过系统化的方法来优化业务流程，包括从目标设定到具体实施的全方位指导，并通过一个实际案例展示优化过程。

优化业务流程的方法

现在您已经检查了整个业务流程，挑战一下自己，对其进行优化吧。 简化流程可以避免步骤太多，以至于员工不知所措或感到困惑。 一些有助于优化流程的有用方法：

• 从目标开始。 确定您希望通过业务流程实现的目标。 这些目标应该为您对未来流程的希望提供一个总体愿景。
• 考虑是否可以更有效、成本更低或质量更高地完成某件事。
• 寻找关键绩效指标，以确定哪些部分运行良好，哪些需要改进。
• 通过与您的团队共享流程文档，退一步思考，获取意见。
• 与管理层共享流程文档，来获得更高层面的观点，并为流程中的每个步骤提供透明的责任。
• 从可能从流程中受益的用户或客户的角度来看待您的流程，考虑可以改善他们的体验和总体满意度的方法。

需要问的一些关键问题：

• 能否从流程中削减任何其余活动来提高效率或质量或者降低成本？
• 如果要削减的活动对整体业务很重要，那么它能否在单独的业务流程中进行处理？
• 是否可以改善步骤来以更好的方式实现目标？
• 是否可以重新排列步骤顺序？
• 是否可以合并步骤？
• 此流程中的步骤是否可以同时运行？
• 您能否减少执行流程所需的人员数？
• 您能否更改在流程中通知下一个人的方式，以便他们更快地作出响应？
• 流程是否有某些方面可以进一步自动化？ 如：
• 自动捕获数据与手动输入
• 基于数据自动化决策
• 自动化所执行的操作
• 使用 AI替换人工

备注：如果您的任务完全在桌面上完成，您可以使用Process advisor自动优化流程。 Process advisor 能够分析您的流程，并在流程图中将其可视化。 流程图通过分析报表揭示流程的瓶颈和指标。

示例：优化支出报表流程

我们审查了当前的支出流程，发现了一些明显需要改进的地方：

• 整个流程实现无纸化。 （我们注意到，节约和环境影响也是一个项目收益。）
• 在让报表提交以供审批之前，请进行所有可能的合规性检查。 （可以大大减少返工和端到端处理时间。）
• 在支出报表提交后自动查找和添加会计代码。
• 让会计能够将批准的支出移至财务系统，而无需重新输入任何数据。
• 从数字数据自动创建每周支出报表。

Charlotte 正在考虑优化预算审查流程的其他方法。 Rebecca 正在研究如何通过使用 AI 优化半年一次的审计。

我们建议的优化流程如下图所示。

下一步：是否值得自动执行此流程？