双语|如何给教授/教职员发送电子邮件
双语|如何给教授/教职员发送电子邮件
斯坦福大学提出建议，指导学生如何给教授或者教职员发送电子邮件，这些建议对于访问学者、博士后及联合培养博士也很适用，故知识人网小编用双语对照的形式进行节选转发。
无论是向教授请求延期还是寻找研究机会，你给教职员发送的电子邮件应该清晰、礼貌、且简洁明了。以下是帮助你在电子邮件中给人留下良好印象的指南。
电子邮件礼仪
- 保持邮件的专业性
如果你是第一次给教授发电子邮件，宁可正式些也不要太随意。遵循以下基本电子邮件礼仪规则：
- 以头衔和姓氏称呼收件人（尊敬的教授Interesting）
- 使用完整的句子和正确的语法，避免使用俚语和表情符号
- 保持礼貌的语气
- 以结束语和你的姓名结尾（诚挚地，Juan Pupil）
- 给出一个有用的主题(关于X的研究)
- 简明扼要
长篇电子邮件经常被忽视，要等到收件人有时间处理它们，而教职员非常忙碌。你的电子邮件应专注于特定事项，例如安排会面时间或通知教授即将缺席。如果你需要讨论更复杂的问题，除非教授告诉你可以通过电子邮件解决，否则最好当面交流。
- 及时回复
你的教授和你一样喜欢及时回复。如果有教师向你询问一些需要花费一些时间的事情（例如，关于你在实验室中的进度的报告），请迅速回复以确认你正在处理该任务并提供完成时间表。
通过电子邮件请求延期、例外和许可
也许你生病了，缺课了，或者你正在处理一个意想不到的紧急情况。无论你的情况如何，最好尽快将你的情况告知你的老师，并询问他们是否可以根据他们的班级和部门政策为你提供补偿。
首次给潜在导师发电子邮件
当你联系你想要建立联系的新教授时，你的目标应该是安排时间当面交谈。你的电子邮件应简短明了。
如果教授没有回复，不要失去希望！教授可能在那周特别忙，或者出差，或者只是在大量其他电子邮件中错过了你的信息。尝试再次联系。你可以发送后续电子邮件，也可以在教授的办公时间亲自过来介绍自己，并询问是否可以安排时间稍后见面。
给你的导师发邮件
当你与特定教授建立关系时，请密切注意他们的沟通方式。特别是如果你正在与教师合作取得切实的成果（例如，荣誉论文或海报展示），明确讨论沟通偏好是一个好主意。
以下是你在考虑教授沟通方式时可能会考虑以下一些问题:
- 这位教授回复电子邮件的速度快吗？还是在办公时间打电话或停下来快速回复更好？
- 教授在书面交流中正式程度如何？
- 哪些问题或主题可以通过电子邮件解决，哪些需要当面交流？
- 在某些情况下，电话会议或视频会议是否更可取？
无论你的导师的沟通风格如何，在组织一对一交流时积极主动、负责地的沟通将有益于你。主动联系，及时回复，并记住你的电子邮件要简短、具体和礼貌。
没有回应？
如果你在大约一周内没有收到教师的回复，可以再联系一次。如果仍然没有回应，你可以向相关部门的学生服务官员咨询与该教师联系的最佳方式。
原文来源：https://advising.stanford.edu/current-students/advising-student-handbook/email-faculty