掌握 8 个技巧，让 Outlook 附件管理超专业
掌握 8 个技巧，让 Outlook 附件管理超专业
在日常工作中，我们发送或接收的几乎每封电子邮件都包含附件。然而，如果没有适当的管理，这些附件很容易放错位置并且难以跟踪。为了保持 Outlook 收件箱的整洁，您应该明智地处理附件。以下是我严格遵循的一些做法。
将带有附件的电子邮件发送至指定文件夹
我总是把带有附件的电子邮件整理到一个单独的文件夹里，以防止它们与其他电子邮件混淆。这样可以轻松找到它们，而无需筛选不相关的电子邮件。为了简化此过程，我已经设置了一个过滤器，它会自动将任何带有附件的新电子邮件移动到指定文件夹，无需手动分类。
您可以为了提高效率做同样的事情。或者，您可以在阅读时手动标记带有附件的电子邮件。这使您以后可以在分类列表中快速找到它们。
尽可能使用云存储链接
我一贯遵循的管理电子邮件附件的一种做法是将它们上传到 OneDrive 并共享链接，而不是直接附加文件。这能让我的收件箱和收件人的收件箱保持整洁，让我能够快速找到文件，并确保我对文件所做的任何更改都能立即在收件人那边得到反映。
此外，我可以根据需要控制和调整访问权限，将我的数据在云中加密，并避免存储空间不足。由于 Outlook 限制附件大小，云存储消除了这一担忧。我强烈建议使用云存储链接而不是发送大附件。
发送前压缩大文件
如果您不想使用云存储链接，那您至少得 在发送大附件之前将其压缩。
这有好几个好处：文件变小了上传速度就更快，在您和收件人的收件箱里占的空间也更少，还能让文件保持在规定的大小限制以内。
压缩还能让您把多个附件归到一个文件夹里，要是有需要，您可以加个密码来增强安全性。大多数操作系统都允许您本地压缩文件。我个人使用像 7-Zip、RAR、WinZip 等压缩工具。您也可以使用在线工具，但在处理机密文件时要确保它们是安全的。
始终备份重要附件
光靠收件箱来存附件可能有风险，尤其是那些您丢不得的机密文件。
这就是为啥我老是创建备份——实际上是好多份备份——重要的电子邮件附件，以防意外删除、数据损坏、勒索软件攻击还有其他风险。
这能确保我的关键数据是安全的，不管我的收件箱或者 Outlook 账户出啥状况。我 在本地计算机上备份附件，到外部驱动器 和 OneDrive。每当我收到带有机密附件的电子邮件时，我都会立即下载并备份，以保护我的数据。
不要下载收到的每一个附件
我过去常常把收到的每一个附件都下载下来，这占用了大量本地存储空间。而且，过了一段时间我才意识到，将重要文件存储在本地会带来此前被我忽略的隐私风险。此外，我一直担心附件的安全性。一旦我意识到这一点，我就改变了方法。
现在，我只下载我想在本地备份的重要文件，并直接在 Outlook 中预览其余的文件。如果您也有下载每封电子邮件附件的习惯，那请考虑更具选择性。这将有助于您确保文件的安全和本地存储空间的整洁。另外，在下载之前始终使用像 VirusTotal 这样的工具扫描文件。
使用清晰的命名结构
我过去常常在电子邮件中附上诸如‘IMG_31’或‘Document07’这类名称含糊的文件。我最终意识到，这种方法对我和收件人来说都不是最好的，因为通用的文件名使得文件很难定位。此外，使用模糊的名称会损害专业性和可信度。
一旦我认识到这一点，我就开始遵循标准化的命名约定，使用描述性的文件名，包括文件类型、项目名称、日期、客户名称或其他相关信息等细节，以使文件更容易定位。现在，我不必筛选无数的电子邮件来找到带有相关附件的邮件。
客户们对我的命名规则的清晰性表示赞赏。要是您还没这么做，那您肯定吃亏了。
在发送敏感文档之前进行密码保护
为了降低被黑客攻击或者数据泄露的风险，我老是给我的机密附件设密码保护，好保证我的数据安全，保护我的隐私。
我通过不同的渠道，比如给同事用的 Slack，来安全地分享密码。
这种办法能让我管着谁能访问我的文件，就算我不小心把文件发给错的人了，也能把隐私泄露的风险降到最低。
不要积累您收到的每个附件
现在电子邮件附件会占您 OneDrive 的存储空间。要是您的存储空间不多或者用的是免费计划，您可别让它们堆着，特别是那些不再需要的。
因为我把带有附件的电子邮件放在了一个单独的文件夹里，所以我可以快速定位并删除那些带有大附件的邮件。自从采取这种做法之后，我的 OneDrive 存储空间从未达到容量上限，而且我只需快速搜索就能找到重要文件。要是您不想删除文件，就把它们存档，这样能保持收件箱整齐。
使用搜索过滤器轻松查找带有附件的电子邮件
Outlook 提供了一项高级搜索功能，能让您筛选出带有附件的电子邮件。使用这个功能，您的电子邮件客户端就会显示出所有带有附件的电子邮件，这样就更方便查看了。您还可以通过把这个过滤器和其他搜索条件结合起来优化您的搜索，例如发件人的地址、主题行、关键字和大小。
要在 Outlook 里使用这个功能，您就转到搜索栏，然后输入关键字或短语、收件人的电子邮件地址或者其他相关信息。然后就会出现一个“搜索”选项卡。在此选项卡内单击“具有附件”，Outlook 将筛选出具有附件并符合您指定的其他条件的电子邮件。
这些是我在 Microsoft Outlook 里一直有效地管理附件的一些办法。要是您的收件箱老是乱糟糟的，让您觉得心烦，照着这些提示做会有帮助的。它们不仅会使您的收件箱更整洁，而且还会使您更轻松、更快速地找到所需的文件。