数据透视表和数据透视图概述
数据透视表和数据透视图概述
数据透视表和数据透视图是Excel中强大的数据分析工具，能够帮助用户汇总、分析、浏览和呈现大量数据。通过本文，你将全面了解数据透视表和数据透视图的功能、使用方法以及如何连接外部数据源，从而更高效地进行数据处理和决策支持。
数据透视表概述
数据透视表是一种快速汇总大量数据的交互式方法，特别适用于深入分析数值数据和回答有关数据的一些预料之外的问题。其主要功能包括：
- 以多种用户友好的方式查询大量数据
- 分类汇总和聚合数值数据，按类别和子类别汇总数据，以及创建自定义计算和公式
- 展开和折叠数据级别以重点关注结果，以及深入查看感兴趣的区域的汇总数据的详细信息
- 通过将行移动到列或将列移动到行（也称为“透视”），查看源数据的不同汇总
- 通过对最有用、最有趣的一组数据执行筛选、排序、分组和条件格式设置，可以重点关注所需信息
- 提供简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表
例如，左侧是一张简单的家庭开支列表，右侧是基于该列表的数据透视表：
数据透视表的使用方法
通过选择数据源、在数据透视表的“字段列表”中排列字段，并选择初始布局来创建数据透视表后，可在使用数据透视表时执行下列任务：
浏览数据
- 展开和折叠数据，并显示与值有关的基本明细
- 对字段和项执行排序、筛选和分组操作
- 更改汇总函数，以及添加自定义计算和公式
更改窗体布局和字段排列
- 更改数据透视表格式：“紧凑”、“大纲”或“表格”
- 添加、重新排列和删除字段
- 更改字段或项的顺序
更改列、行和分类汇总的布局
- 打开或关闭列和行字段标题，或者显示或隐藏空行
- 在其行上方或下方显示分类汇总
- 刷新时调整列宽
- 将列字段移动到行区域，或将行字段移动到列区域
- 合并或取消合并外部行和列项的单元格
更改空白和错误的显示
- 更改错误和空单元格的显示方式
- 更改不含数据的项和标签的显示方式
- 显示或隐藏空白行
更改格式
- 对单元格和区域手动执行条件格式设置
- 更改整个数据透视表的格式样式
- 更改字段的数字格式
- 包含 OLAP 服务器格式设置
关于数据透视图
数据透视图为关联数据透视表中的数据提供其图形表示形式。数据透视图也是交互式的。创建数据透视图时，会显示数据透视图筛选窗格。可使用此筛选窗格对数据透视图的基础数据进行排序和筛选。对关联数据透视表中的布局和数据的更改将立即体现在数据透视图的布局和数据中，反之亦然。
数据透视图显示数据系列、类别、数据标记和坐标轴（与标准图表相同）。也可以更改图表类型和其他选项，例如标题、图例放置、数据标签、图表位置等。
下面是基于以上示例数据透视表的数据透视图：
数据透视图与标准图表之间的差异
如果你熟悉标准图表，就会发现数据透视图中的大多数操作是一样的。但也存在一些差异：
- 行/列方向：与标准图表不同的是，不能使用"选择数据源"对话框切换数据透视图的行/列方向。但是，可以通过旋转关联数据透视表的“行”和“列”标签来达到相同的效果。
- 图表类型：可以将数据透视图更改为除 xy（散点图）、股价图或气泡图之外的任何图表类型。
- 源数据：标准图表直接链接到工作表单元格，数据透视图则基于关联数据透视表的数据源。与标准图表不同的是，不能在数据透视图的“选择数据源”对话框中更改图表数据范围。
- 设置格式：刷新数据透视图时，大多数格式（包括添加的图表元素、布局和样式）会保留。但是，不会保留趋势线、数据标签、误差线和其他数据集更改。标准图表在应用后不会丢失此格式。虽然不能直接调整数据透视图中的数据标签大小，但可以增大文本的字体大小来有效地调整标签大小。
从工作表数据创建数据透视表或数据透视图
可将 Excel 工作表中的数据用作数据透视表或数据透视图的基础。数据应采用列表格式，第一行包含列标签，Excel 会将其用作字段名称。后续行中的每个单元格应包含适合其列标题的数据，且不应将不同数据类型混合在同一列中。例如，不应将货币值和日期混合在同一列中。另外，数据区域内也不应有任何空行或空列。
- Excel 表格：Excel 表格已经采用列表格式，非常适合充当数据透视表的源数据。刷新数据透视表时，将在刷新操作中自动包含 Excel 表格中的新数据和更新的数据。
- 使用动态命名区域：若要使数据透视表更易于更新，可创建动态命名区域，并将该名称用作数据透视表的数据源。如果命名区域扩展以包含更多的数据，那么刷新数据透视表可包含新的数据。
- 包括总计：Excel 会在数据透视表中自动创建分类汇总和总计。如果源数据中包含你通过使用“数据”选项卡上“大纲”组中“分类汇总”命令创建的自动分类汇总和总计，请先使用同一个命令删除分类汇总和总计，再创建数据透视表。
使用外部数据源创建数据透视表或数据透视图
可以从外部数据源（例如数据库、联机分析处理 (OLAP) 多维数据集或文本文件）检索数据。例如，你可能会对要用于汇总和分析的销售记录的数据库进行维护。
- Office 数据连接文件：如果使用 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 为数据透视表检索外部数据，可以直接将数据输入到数据透视表中。建议使用 ODC 文件为报表检索外部数据。
- OLAP 源数据：从 OLAP 数据库或多维数据集文件检索源数据时，数据将仅作为数据透视图或已转换为工作表函数的数据透视表返回到 Excel。有关详细信息，请参阅将数据透视表转换为工作表公式。
- 非 OLAP 源数据：这是源于非 OLAP 数据库的数据透视表或数据透视图的基础数据。例如，来自关系数据库或文本文件的数据。
将其他数据透视表用作数据源
- 数据透视表缓存：每次创建新的数据透视表或数据透视图时，Excel 会在内存中存储报表数据的副本，并会将此存储区域作为工作簿文件的一部分保存-这被称为数据透视表缓存。每个新的数据透视表需要额外内存和磁盘空间。但是，使用现有数据透视表作为同一工作簿中新建数据透视表的数据源时，两者将共享相同的缓存。由于重复使用缓存，工作簿将缩小，并减少内存中保存的数据。
- 位置要求：若要使用一个数据透视表作为另一个表的数据源，两者必须在同一个工作簿中。如果源数据透视表位于另一个工作簿中，则要将源表复制到需要显示新表的工作簿位置。不同工作簿的数据透视表和数据透视图是相互独立的，每个表都在内存和工作簿中拥有其自己的数据副本。
- 会影响两个数据透视表的更改：在新数据透视表中刷新数据时，Excel 也会更新源数据透视表中的数据，反之亦然。在其中一个数据透视表中对项进行分组或取消分组，或者创建计算字段或计算项时，两个数据透视表都将受到影响。如果需要使两个数据透视表彼此独立，可以创建一个基于原始数据源的新数据透视表，而不是复制原始数据透视表。请注意，频繁执行此操作会对内存造成潜在的影响。
- 数据透视图：可以基于另一个数据透视表创建新的数据透视表或数据透视图，但不能直接基于另一个数据透视图创建新的数据透视图。更改数据透视图将影响关联的数据透视表，反之亦然。
更改现有数据透视表的源数据
更改源数据会导致用于分析的数据发生变化。例如，你可能想要方便地从测试数据库切换到生产数据库。重新定义源数据，使用与原始数据连接信息类似的新数据来更新数据透视表或数据透视图。如果数据与许多新字段或其他字段明显不同，那么创建新的数据透视表或数据透视图可能会更容易。
- 显示通过刷新而输入的新数据：刷新数据透视表也可以更改可显示的数据。对于基于工作表数据的数据透视表，Excel 将检索源区域或指定命名区域内的新字段。对于基于外部数据的报表，Excel 将检索满足基础查询条件的新数据，或在 OLAP 多维数据集中变为可用的数据。可以在"字段列表"中查看新字段并将其添加到报表。
- 更改创建的 OLAP 多维数据集：基于 OLAP 数据的报表始终有权访问多维数据集内的所有数据。如果创建了一个包含服务器多维数据集中的一小组数据的脱机多维数据集，则可以使用“脱机 OLAP”命令修改多维数据集文件，以使其包含来自该服务器的其他数据。
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