如何解决单位资产管理中的问题并将其盘活？
如何解决单位资产管理中的问题并将其盘活？
单位资产管理是确保组织正常运转和发展的关键环节。从固定资产到流动资产，从设备维护到信息化管理，有效的资产管理不仅能提高资源利用效率，还能降低运营成本，增强单位的竞争力。本文将深入探讨单位资产管理的重要性，分析当前面临的主要问题，并提出具体的解决方案。
一、理解单位资产管理的重要性
单位资产是其正常运转和发展的重要支撑。无论是企业单位还是事业单位，资产涵盖了众多方面，如固定资产（办公设备、厂房、车辆等）、流动资产（现金、存货等）、无形资产（专利、品牌价值等）等。有效的资产管理能够提高资源利用效率，降低运营成本，增强单位的竞争力和可持续发展能力。
例如，一家制造企业，如果能合理管理其生产设备这一固定资产，就能确保生产流程的顺畅，减少设备故障带来的生产停滞。而对于一个服务型企业来说，合理管理流动资产中的现金，可以确保资金链的稳定，避免出现财务危机。从无形资产角度看，注重品牌价值的维护与提升，有助于吸引更多客户和合作伙伴。
二、当前单位资产管理面临的问题
（一）资产底数不清
很多单位存在资产登记不全面、不准确的情况。新购置的资产可能没有及时入账，一些报废或闲置的资产也没有从账面上清除。这就导致了资产实际数量和账面数量不符，管理者无法确切知道单位到底拥有多少资产。比如，某单位的办公电脑由于人员流动频繁，新入职员工领用电脑没有及时登记，离职员工归还的电脑也未做妥善记录，使得电脑资产在管理上一片混乱。
（二）资产利用率低
一方面，部分单位存在大量闲置资产。由于缺乏有效的统筹调配机制，有些部门的设备闲置，而其他部门却又重新购置相同类型的设备。另一方面，资产使用效率低下，如一些大型设备的使用频率远远低于预期，没有充分发挥其价值。以某高校为例，实验室的一些高端科研设备，因为使用手续繁琐，且只有少数特定项目组有权使用，大部分时间处于闲置状态。
（三）缺乏有效的维护保养
许多单位对于资产的维护保养意识淡薄。特别是固定资产，如建筑物、机器设备等，缺乏定期的维护保养计划。这不仅会缩短资产的使用寿命，还可能增加突发故障的风险。例如，一家工厂由于长期未对生产设备进行必要的维护保养，最终导致设备频繁故障，维修成本大幅增加，而且影响了正常的生产进度。
（四）资产管理信息化程度低
不少单位仍然采用传统的手工记账方式或者简单的电子表格来管理资产。这种方式存在信息更新不及时、数据容易出错、查询困难等诸多弊端。当单位资产规模较大时，传统管理方式几乎无法满足管理需求。像一些小型企业，用纸质账本记录固定资产的购买日期、使用部门等信息，一旦账本丢失或者损坏，资产信息就难以恢复。
三、盘活单位资产管理的具体策略
（一）全面清查资产，摸清家底
1. 成立专门的资产清查小组
这个小组应由财务人员、资产使用部门代表和资产管理专业人员组成。他们分别从财务账目核对、实际使用情况核实以及专业评估等角度出发，全面清查单位的各类资产。例如，在清查固定资产时，财务人员负责查看账目上的资产金额、折旧等信息，资产使用部门代表则明确资产的存放地点、使用状态，资产管理专业人员对资产的价值、剩余使用寿命等进行评估。
2. 采用科学的清查方法
可以按照资产类别、使用部门等进行分类清查。对于固定资产，可以采用实地盘点法，逐一核对资产的名称、规格、型号、编号等信息，并与账目记录进行对比。对于流动资产，如存货，可以采用抽样盘点结合永续盘存制的方法，确保库存数量的准确性。同时，利用现代技术手段，如二维码、RFID（射频识别）技术来标记和识别资产，提高清查的效率和准确性。
3. 建立动态的资产台账
在清查完成后，根据清查结果建立详细的资产台账。这个台账不应是静态的，而是要随着资产的增减变动、使用状态变化等实时更新。台账应包含资产的基本信息（如名称、类别、购置日期等）、财务信息（原值、折旧等）、使用信息（使用部门、使用人、使用频率等）等多方面内容，为后续的资产管理提供准确的数据基础。
（二）优化资产配置，提高利用率
1. 建立内部资产共享平台
单位内部不同部门之间往往存在资产需求的不平衡。通过建立共享平台，可以将闲置资产信息发布出来，供其他有需求的部门使用。例如，某大型企业的行政部门有闲置的投影仪，而市场部门经常需要用到投影仪进行业务演示，通过共享平台，市场部门就可以借用行政部门的投影仪，从而提高了投影仪的利用率。同时，制定合理的资产共享规则，如借用流程、使用期限、损坏赔偿等规定，确保共享平台的正常运行。
2. 进行资产需求分析与规划
在购置新资产之前，各部门要进行详细的资产需求分析。考虑现有资产的利用情况、业务发展需求、替代方案等因素。例如，一个正在扩张的互联网公司，在决定是否购置新的服务器时，要先分析现有的服务器是否可以通过升级硬件或者优化软件配置来满足业务增长的需求，而不是盲目地购置新设备。同时，单位要从整体层面进行资产规划，根据发展战略和预算安排，合理确定各类资产的保有量和购置计划。
3. 实施资产调剂制度
当某个部门有闲置资产而其他部门有需求时，可以进行资产调剂。这种调剂可以是无偿的，也可以根据资产的折旧情况、市场价值等因素进行适当的有偿调剂。例如，某单位的A部门有一台闲置的打印机，B部门刚好需要一台打印机，经过评估，A部门将打印机调剂给B部门，并根据打印机的剩余价值收取一定的费用，这样既盘活了闲置资产，又实现了资源的合理配置。
（三）加强资产维护保养，延长使用寿命
1. 制定资产维护保养计划
针对不同类型的资产制定个性化的维护保养计划。对于建筑物，要定期进行安全检查、防水防潮处理等；对于机械设备，要按照操作手册规定的保养周期进行润滑、清洁、更换易损件等工作；对于电子设备，要进行软件更新、硬件检测等维护工作。例如，医院的医疗设备，要根据设备制造商的建议，每季度进行一次全面的性能检测和维护，每年进行一次深度保养，以确保设备的正常运行和精确诊断。
2. 明确维护保养责任主体
每一项资产都要明确由谁来负责维护保养。一般来说，资产的使用部门要承担日常维护保养的主要责任，如保持资产的清洁、正确使用等；而专业的维修部门或者外部供应商则负责定期的深度保养和故障维修。例如，企业的办公家具由使用部门负责日常的清洁和简单的修复，如拧紧螺丝等，而当家具出现严重损坏时，则由专业的家具维修公司进行修理。
3. 建立维护保养监督机制
为了确保维护保养计划的有效执行，要建立监督机制。可以由资产管理部门定期对资产的维护保养情况进行检查，对于未按计划执行的部门或个人进行督促和处罚。例如，在工厂中，资产管理部门每月对生产设备的维护保养记录进行检查，如果发现某车间未按规定对设备进行保养，就要对车间负责人进行警告，并要求其限期整改。
（四）推进资产管理信息化建设
1. 选择合适的资产管理软件
市面上有许多资产管理软件可供选择。单位在选择时要综合考虑自身的资产规模、管理需求、预算等因素。如果是小型单位，可能选择功能相对简单、价格较低的入门级资产管理软件就可以满足需求；而对于大型企业或复杂的事业单位，就需要功能强大、具有高度定制性的资产管理软件。例如，一款优秀的资产管理软件应该具备资产登记、折旧计算、报表生成、预警提示（如资产折旧到期、维修周期提醒等）等基本功能，并且操作界面友好，方便不同部门的人员使用。
2. 进行数据迁移与整合
如果单位之前已经有一些资产数据，无论是纸质记录还是简单的电子表格数据，都需要将这些数据迁移到新的资产管理系统中。在迁移过程中，要确保数据的准确性和完整性。同时，要对不同来源的数据进行整合，消除数据冗余和不一致性。例如，某企业原来有两个部门分别用不同的电子表格记录固定资产信息，在引入新的资产管理软件时，就要将这两个表格中的数据进行整合，统一格式后导入到软件中。
3. 培训员工熟练使用信息化系统
为了确保资产管理软件的有效使用，需要对相关人员进行培训。培训内容应包括软件的基本操作、数据录入规范、常见问题处理等。同时，要建立使用考核机制，确保每位使用者都能熟练掌握软件的各项功能。例如，某单位在引入新的资产管理软件后，组织了为期一周的集中培训，并在培训结束后进行了考核，只有考核合格的人员才能正式使用软件。