16种简单方法让需求文档更清晰更专业
16种简单方法让需求文档更清晰更专业
需求文档是产品开发过程中至关重要的文件，它直接影响项目的开发质量和团队协作效率。本文将从多个维度详细介绍如何撰写清晰、专业的需求文档，帮助产品经理提升工作效率和文档质量。
使用合适的需求文档类型
- Word文档
- 通过Word进行需求描述，对外提供 Word 或PDF 格式。
- 容易留存，也比较正规，在阅读上以文字为主。
- 文档中包含了文字+原型图，使用「原型图片+文档内文字说明」的方式进行描述。
- 对于没有原型的需求文档，如接口需求、偏后端逻辑的需求，可以直接使用word进行描述。
- 原型一体化需求文档
- 在原型里将需求文档中各个内容全部包含，然后将原型通过在线链接、或者是打包成html 提供出去。
- 在画原型的时候，同步写上功能描述。
具体选择方式
- 首先看公司要求。有些公司可能强制要求使用特定格式。
- 如果公司 / 团队没有要求，具体采用的方式可以看不同的需求类型：
- 如果涉及到画原型，且原型页面较多的：建议使用Axure原型一体化需求文档。
- 如果只有偏后端需求的，逻辑相关的需求。比如说是接口需求、算法需求，并不涉及到前端需求的。建议直接使用 word 写。
- 如果是做的大项目，同时有功能需求，又有接口需求、算法需求的。建议都在原型中写需求，使用Axure原型一体化需求文档。
页面文件夹层级划分合理
在Axure中可以添加页面文件夹与页面（page），一个合理的页面划分可以很大的提高可读性。
- 按照菜单层级划分
- 这种划分方法适用于后台管理类需求文档，可以将一级菜单划分成文件夹、将二级菜单作为page。文件夹名称、Page名称都使用菜单名称。
- 按照功能点大小划分
- 当功能点的页面太大时，可以新增一个Page进行说明。例如，「机构管理」是个表格，有「新增」与「编辑」两个功能。点击「新增」时，会弹出一个弹窗，但是弹窗里的内容太多，在「机构管理」中添加描述时，内容会很多。所以就可以再建一个Page，单独对「新增」「编辑」进行说明。
- 按照Tab页、步骤条中每个页面划分
- 对于使用了步骤条组件的需求，可以将每一步对应新建出一个Page，对每一步单独进行说明。对于Tab页也是，把每个Tab页都新建对应的Page。
原型与描述的排版
我们先从原型与功能描述的布局看，常见的有3种，推荐的是第1种：
- 左图右文（推荐）
- 左边放原型，右边放描述内容。通过编号进行左右对应，可以快速找到对应的说明。
- 优点：在一屏内容中可以显示出原型与描述，且功能点位置与功能描述的位置有映射关系。
- 缺点：当右侧功能描述内容太多时，功能点与功能描述的位置会离得比较远。
- 上图下文
- 在上边放原型图，下边放描述。这种方式在很多交互稿中会使用。
- 优点：布局直观。
- 缺点：功能点与描述内容离的太远，眼睛需要上下移动去查看。如果内容超过一屏，需要进行上下滑动页面去查看，很费劲。
- 左右布局
- 原型在中间，左右放描述。这种视觉流很乱，根据编号来回找。这种对于PC端大尺寸页面更不适用，需要来回左右滑动。
功能序号标注
先画出原型图，在原型中标注「序号」，然后在右侧按照相同的序号进行功能需求描述。这是一种很方便的方式。
- 标注顺序：一般按照从左到右，从上到下的顺序。
- 标注哪些点：需要进行功能说明的功能点，但是并不意味着每一个点都要进行标注。一般按照从大到小，按照模块化的方式进行序号标注。
利用连接线
使用连接线连接功能点与功能描述。比如下边的例子。我不建议这种方式，首先我们已经有了序号，可以找到对应关系。另外使用连接线，会产生多余的工作量，需要去调整线条，不让线条遮挡内容……我认为是没有必要使用连接线连接功能点与描述。不过使用连接线来连接页面，这种方式很好。但是只针对移动端页面，PC端并不适用。
功能描述注意点
功能描述是需求文档中很重要的部分，对于功能描述有几点我们可以注意：
重点内容重点突出：可以使用一个突出的颜色，比如标红、标黄。功能描述很多时，看的人很容易忽略。因为大家看文字都是扫过去，不会每个字每个字的去看。
有必要添加示例：文字说明都会有一定的片面理解。对于比较复杂的内容我们可以添加示例说明：
采用多分段，多分行，加序号的方式：当文字较多时，分行分段是很有用的方式。添加序号也能更易阅读。
用好标点符号：如：点击「确认」按钮，跳转至【XXX页面】。将特殊的名称、动作通过符号框住，可以更清晰的表达。
结合Axure的特性，添加文字链接：当需要阅读者进入另一个Page查看时，可以通过「添加文字链接」交互，点击文字链接快速进入对应Page。
内容变更时保留记录：当描述需要修改时，可以保留原内容，然后添加删除线，并写上修改后的内容，写上修改时间。如果你直接删除，接着写修改后的内容，你可能会忘了改之前的逻辑。
对于变量值，使用特殊符号标记下：对于会变化的值，一般使用用两个百分号。如下方的「科室名称」，会根据不同的选择展示不同的名称，所以就通过‘%科室名称%’进行表示，然后单独说明，并举例说明。
用表格描述也挺好：除了使用文字，功能描述时还可以使用表格的方式。比如表单页字段说明，当内容很多时，可以直接使用表格进行说明。
写上页面名称、功能点名称：对于每个页面、每个功能点，可以单独展示出名称，这样便于找到页面。如果页面重要，也可以说明下页面是什么，干什么的。
不建议使用的方式
不要嵌套mockup：这种很不建议，只能展示出首屏内容，当页面多长时，还要添加上下滑动，手机壳也没有任何用。在纯演示交互时没问题，但是在PRD中，不要用。
尽量不要把 功能序号 和 动效 混在一块：举个例子：比如：画原型使用动态面板，做了个切换Tab的动效。并且在动态面板里的每个State（面板页面）里的原型上添加了序号标注。想把动效和功能描述都展示出来。如果你这样做，你需要在面板页面里标上序号，再退出动态面板，然后再继续写功能描述。这样非常费时间，而且这个时间很没有必要，不要多给自己找事。操作的越多，出错的概率就越大。可以直接把Tab页的每个页面平铺出来，直接进行标注序号、功能描述即可。不要迷恋动态交互。
不要使用看起来很炫酷的Axure需求文档模板：对于需求文档，只要你说明白，让看的人能看明白，你能最快的完成需求文档输出就行了。有些原型需求文档模板，提供了很多动态交互，可以在模板里写很多内容。这个也没有意义，你写内容的时候很费事，看的人也麻烦。就直接规规矩矩的使用Axure文件夹、Page放不同的内容就可以了。
总结
我们从原型一体化需求文档中包含的内容做了说明，来提供PRD的易读性。还有其它点：把Page底色设置成护眼的颜色、调整功能描述文字的字间距、行间距等。还有文字颜色，建议使用柔和的颜色。产品经理要考虑用户体验，需求文档是产品经理输出的最核心的产品，所以这个产品的用户体验我们也要好好优化。