【时间管理大师】7种时间管理技巧 助你提升工作效率

【时间管理大师】7种时间管理技巧 助你提升工作效率

在快节奏的香港，时间就是金钱，工作效率至关重要。一边乘车，一边回复邮件，争分夺秒。"不用急，但最重要的是快"，可能大家在职场上都经常听到，也会对其他同事这样说。

每天回到办公室，打开邮箱，就发现有很多工作，期限很近，担心时间不够用。每天都这样忙忙碌碌，更严重的是有些人会忙了一整天、一整周、一整月，但都不知道忙了些什么。

因此，"时间管理大师"今天想分享给大家一些有效的时间管理方法，帮助提升工作效率，减少甚至避免加班，或者不再担心赶不上期限的问题。

什么是时间管理？

时间管理在这里也可以称为工作管理，就是如何有效地分配你的时间，提升工作效率，从而让你在有限的时间内完成最多的工作，而且保证质量。这样做的好处是可以让你工作时工作，休息时休息，同时避免让自己精神紧张。

时间管理的重要性

有效的时间管理，可以让你一天好像比别人多几个小时一样，完成更多的工作。

同时，也可以减轻压力，不需要太担心何时才能完成某项工作，是否能赶及期限等压力。不知道你有没有发现，特别是在工作很多、期限逼近时，你会感到焦虑、紧张，然后不断想着该如何解决，但反而实际上更浪费了你的工作时间，变相令你的时间更不足。

再者，就是可以解决拖延症问题，安排好每日需要完成的任务，而且必须让自己完成，避免自己偷懒，就不需要再做"Deadline Fighter"，不会把过多的工作堆积在同一日完成。因此，有效的时间管理方法，就可以助你在同一时间内完成更多工作，又可以减少你的压力，更可以解决你的拖延症问题。

下文就会分享7个时间管理技巧，轻松学会，你也可以成为"时间管理大师"。

时间管理技巧1：按重要性/紧迫性填写待办清单 (To-Do-List)

不知道大家会不会写待办工作清单(To-Do-List)？首先，如果大家想起哪一个工作就做哪一个工作，看到邮件说需要做哪一项就去做哪一项，你永远都不知道自己需要完成的工作有多少，还有多少时间，多少工作未完成，更严重的就是那些忙了一整天但不知道自己忙了什么。

因此，需要有写待办工作清单(To-Do-List)的习惯。

但即使你有写待办工作清单(To-Do-List)的习惯，又是不是随心想到什么工作就写下去呢？

这里就给你分享一下，一个较有效率的做法。先写下需要完成的工作，再按重要程度/紧急程度排序，最后划分时间，比较建议只划分上午和下午。

例子如下：

小明有A、B、C、D四项工作—工作A需要中午前提交但不太复杂，工作B则是每日日常工作，工作C比较轻松、工作D就是最重要和用时较长、不可出错。

那么小明的待办工作清单(To-Do-List)应该如此安排：

上午：

1. 工作A

2. 工作D

下午：

3. 工作B

4. 工作C

因为一般上午的能量较高、较集中、较有效率。先完成工作A不单因为中午前要提交，而且工作不太复杂，较快完成，当你看见自己的工作有进度，自然更有动力完成余下的工作。

之后完成工作D，就趁著自己的工作能量仍然处于较高水平，就处理最重要的工作，提升效率及避免出错。

到下午，饭后通常会较困倦，就先处理工作B，就是日常工作，一来确保当天一定有足够时间完成，然而就是因为每天都重复，不会这么容易出错。

最后，就处理工作C，因为能量所剩无几，就处理最轻松的工作，而且不会有太大压力，确保自己下班后可以放松。同时，工作C是最轻松的工作，真的万一因为前面的工作用时比预期长，赶不及完成工作C，影响也不至于太大。

以上就是填写待办清单 (To-Do-List)的方法，也是时间管理技巧最重要的一点。

时间管理技巧1.1：把工作期限记下，尽量提早安排工作

上面提及了如何每天填写待办清单 (To-Do-List)，当中提及需要写下当天要完成的工作，但挂一漏万，最好的方法就是当收到一个工作，就先把期限记下。

例如：今天收到一项工作，需要2星期后提交，可能暂时有其他更紧迫的工作，就先把这个工作的Deadline记下，待有空间的日子才处理。既可以避免忘记工作，也可以不用急于处理。这个小小的技巧，可以助你妥善安排工作。

那么要如何记下将要完成的工作，写在Memo纸又怕吹掉，所以最好就是写在月历上。

因此，你就需要一个桌面月历，把你将来的工作写在桌面月历上面，随时查看，提醒自己，就可以避免忘记。

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时间管理技巧2：订定小休时间

不知道大家有没有试过一直集中工作，但到某一个位脑部突然停止运作，想不到任何东西。原因是过度用脑。就如跑步一样，跑到一定距离，都需要休息一下，补充水分，才可继续跑。工作也是一样，需要给自己小休，放松一下，脑部才有能量继续运作。

所以建议就是，每完成一项工作，就给自己一个小休时间 (5-10分钟)，去一下厕所，起身伸展一下，让自己放松一下，再继续工作。

这样，比起你一直埋头苦干，效率会更高。

时间管理技巧3：不要一回到公司就查看电子邮件或信息

正如上面所讲，一回到公司，趁著能量最高的时间，先写好待办清单 (To-Do-List)，而避免一坐下就检查电子邮件或信息。原因是，当你在一开始，精神最集中的时间就检查电子邮件或信息，就会被其他人的要求牵著走，大脑就会进入"被动反应模式"，不断思考如何回应，就会打乱你工作的节奏，也会减慢你的工作效率。

时间管理技巧4：先了解、制定好处理事情方法，再执行

不知道你会不会有一个习惯，一開始就埋頭苦幹，見步行步，見到那一步就做那一步，直至完成整個工作，但過程中，就可能出現倒轉了次序從而需要重覆步驟等問題。因此，在開始一項工作前，先制定策略，知道有多少個步驟，如何完成，然後跟住策略進行，這可以加快你的工作效率，不需要每完成一個步驟，再去想下一個步驟要如何完成。

這個也是時間管理技巧中一個重要的技巧，用了這個方法後，你會發現你的工作順暢了不少。

時間管理技巧5：善用通訊軟件的狀態及關閉通知

大家都會使用不同的通訊軟件進行內部或外部溝通，但大家可能也試過，當你努力進行一個工作時，同事就會透過通訊軟件找你，需要你幫忙處理其他東西。

更多時候那些工作都不是最逼切，但當你停下來閱讀信息，來回溝通，再回到你本身的工作時，又要浪費時間思考自己做到那一步，下一步應該如何。然而，當你到需要處理同事要求的工作時，因為當下沒有仔細思考，結果又要重新花時間溝通，一來一回，就浪費了很多時間。

因此，現在不少工作用的溝通軟件，例如：Teams、Slack、Spark等，都可以調教狀態。大家不妨善用，當你集中處理某項工作時，就把狀態設為忙碌，待完成工作後再回來檢查信息，這個技巧就可以助你集中處理工作，提升工作效率。

時間管理技巧6：不要經常留意時間

不知道大家會不會因為Deadline臨近，所以每隔一會，就會看一看時間，從而告訴自己剩餘多少時間。這樣的習慣也很影響工作效率，不知道你有沒有發現，當你不停留意時間，就會告訴自己時間不足，需要加快，但同時，就會變得緊張、焦慮、手忙腳亂，反而工作效率更慢，也更容易出錯。

因此，不要經常留意時間，也是一個看似微不足道，但又有用的時間管理技巧。當你處於集中的工作狀態，工作效率自然能夠提升，比起你一直焦慮，提醒自己要加快，反而更有效。

時間管理技巧7：提交文件前先仔細檢查，避免需要事後修改，重覆同一項工作

最後一個時間管理技巧，就是仔細檢查，避免錯漏，避免重覆處理同一項工作，影響工作節奏。特別一些講求速度、效率的工作，很多人會選擇趕時間，用最短的時間內完成，有錯漏就之後再作打算。這樣其實很影響你的工作效率，也影響上司對你工作表現的評價。

因此，我建議的一個時間管理技巧，看似人人都知道，但又未必會做，就是提交前仔細檢查工作，避免重覆處理。

總結

以上就是一些實用的時間管理技巧，希望可以助你有效規劃你的工作，提升你的工作效率。有了這些方法，你會發現你的8小時比以前更加長，更多時間完成更多工作。這樣，升職加薪的機會也提高！