如何在进度推进会中高效沟通和解决问题？

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@小白创作中心

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来源

https://ones.cn/blog/knowledge/how-to-communicate-effectively-and-solve-problems-in-progress-meetings

在项目管理中，进度推进会是确保项目顺利进行的关键环节。如何在会议中实现高效沟通，及时发现并解决问题？本文将为您详细介绍进度推进会的重要性和目的，并分享一系列实用技巧，帮助您提升会议效率，推动项目成功。

进度推进会的重要性及目的

进度推进会是项目管理中不可或缺的重要环节。它为团队成员提供了一个定期交流和同步项目进展的平台，有助于及时发现并解决问题，确保项目按计划顺利进行。有效的进度推进会不仅能提高团队协作效率，还能增强团队凝聚力，为项目的成功奠定坚实基础。

进度推进会的主要目的包括：同步项目进展、识别潜在风险、协调资源分配、明确后续任务安排等。通过定期召开进度推进会，项目经理可以全面掌握项目状况，及时调整策略，确保项目按时、高质量完成。同时，进度推进会也为团队成员提供了一个分享经验、寻求支持的机会，有助于提升团队整体能力。

要召开高效的进度推进会，需要注意以下几个关键要素：

明确会议目标：每次进度推进会都应该有明确的目标和议程。会前，组织者需要明确此次会议要解决的核心问题，并据此制定详细的会议议程。这样可以确保会议聚焦于最重要的议题，避免偏离主题。
选择合适的参会人员：根据会议议题，邀请相关的团队成员参加。避免邀请与议题无关的人员，以提高会议效率。同时，确保关键决策者和相关领域的专家能够出席，以便及时做出决策和提供专业建议。
做好会前准备：参会人员应在会前准备好各自负责的进度报告和相关材料。使用ONES 研发管理平台等项目管理工具可以帮助团队成员更好地跟踪和汇总项目进度，提高会议效率。
控制会议时间：进度推进会应该简洁高效，通常控制在30-60分钟内。安排专人负责把控会议节奏，确保每个议题都能在规定时间内得到充分讨论。

在进度推进会中，有效的沟通是确保信息准确传递和问题得到解决的关键。以下是一些可以在会议中应用的沟通技巧：

积极倾听：会议参与者应该认真聆听他人的发言，理解其观点和关切。避免打断他人，给予充分的表达机会。通过积极倾听，可以更好地把握问题的本质，为后续的讨论和解决方案提供基础。
清晰表达：在汇报进度或提出问题时，应该使用简洁明了的语言，避免使用过多专业术语或模糊表述。如果涉及复杂的技术问题，可以准备简单的图表或演示材料，帮助其他参会者更好地理解。
提问与反馈：鼓励参会者对不清楚的地方及时提问，同时也要积极给予反馈。这种双向交流可以确保信息的准确传递，并有助于发现潜在的问题和风险。
聚焦解决方案：在讨论问题时，应该注重寻找解决方案，而不是一味地抱怨或指责。引导讨论朝着建设性的方向发展，鼓励团队成员提出创新的想法和可行的建议。

在进度推进会中，经常会遇到各种问题和挑战。采用结构化的问题解决流程可以提高会议的效率和效果。以下是一个可以在进度推进会中应用的问题解决流程：

明确问题：首先，需要清晰地定义和描述问题。确保所有参会者对问题有共同的理解。可以使用”5W1H”（何人、何事、何时、何地、为何、如何）方法来全面描述问题。
分析原因：运用头脑风暴、因果分析等方法，深入探讨问题的根本原因。鼓励团队成员从不同角度提供洞见，以确保全面考虑所有可能的因素。
提出解决方案：基于对问题原因的分析，集思广益，提出可能的解决方案。在这个阶段，应该鼓励创新思维，不要过早否定任何想法。
评估和选择：对提出的解决方案进行评估，考虑其可行性、成本、风险等因素。可以使用决策矩阵等工具来辅助选择最佳方案。
制定行动计划：针对选定的解决方案，制定详细的行动计划。明确每个步骤的负责人、完成时间和所需资源。使用ONES 研发管理平台等工具可以帮助团队更好地跟踪和管理这些行动计划。
跟进和评估：在下一次进度推进会上，对行动计划的执行情况进行跟进和评估。根据实际效果，及时调整策略或采取进一步的措施。

除了前面提到的关键要素和沟通技巧，以下是一些可以进一步提高进度推进会效率的实用技巧：

使用可视化工具：借助项目管理软件、甘特图、燃尽图等可视化工具，可以更直观地展示项目进度和问题。这不仅能提高信息传递的效率，还能帮助团队更好地理解项目状况。
设立停车场：对于需要深入讨论但不适合在当前会议中解决的问题，可以设立一个”停车场”。记录这些问题，并安排后续的专门会议或指定人员跟进处理。
采用站会形式：对于简短的日常进度同步，可以采用站立会议的形式。这种形式可以帮助控制会议时间，提高参与者的专注度。
及时总结和分发会议纪要：会议结束后，及时整理和分发会议纪要，包括关键决策、行动项目及负责人。这可以确保所有相关人员对会议结果有清晰的理解，并能够及时采取行动。
定期评估和改进：定期收集参会者的反馈，评估进度推进会的效果，并根据反馈不断改进会议流程和方式。这种持续改进的方法可以确保进度推进会始终保持高效和有价值。