员工总是越级报告怎么办？给中阶主管的3套解方

员工总是越级报告怎么办？给中阶主管的3套解方

员工越级报告是企业管理中常见的问题，不仅会影响团队的正常运作，还可能导致上下级关系紧张。本文通过一个具体案例，分析了越级报告对团队管理的影响，并提出了三种解决方案，帮助中层管理者应对这一挑战。

在组织中，“报告”占了总业务中相当大的比重。根据某调查机构的调查结果显示：“写报告跟报告占了整体业务的六成。”在职场上，报告可说是最有代表性的业务沟通方式。

如果因为更上位者要求立即越过中阶主管听取报告，员工就像上述案例那样越级报告，那么团队的报告体制就会崩解。此外，下层员工其实无法站在经理的立场指出工作的方向与工作的核心。如上述案例所见，副总忽略阶级直接听取报告的行为，会造成与经理之间的不愉快，而且如果有彼此都看不到的问题，那么问题就会扩大。

在这种情况中，经理应该要创造出下级不会因自己和副总的关係而感到为难的业务环境。聪明的主管要配合组织整体状况来发挥合作力和领导力，执行业务时也是一样。

如何改善经理与副总之间的沟通与合作？

我们再回头看看上述的案例。首先，如果只是副总个性急躁，但经理和课长关系良好，那么经理就必须要要求跟副总一对一面谈。

第一、经理要告诉副总，课长好几次排除中阶主管—经理—直接跟副总报告，但课长不了解中間進行的狀況，造成经理带领团队时相当为难，所以为了能顺利掌握团队整體业务的進行方向，需要拜託副總合作。要像這樣以有禮貌的口吻當面說清楚。

如果沒有面對面，只是用電子郵件溝通，可能會受限於文字而理解成跟原意不同的內容。所以，重點是一定要以「一對一面對面」的形式面談，並以真誠的語氣和表情坦白地表達。此外，跟上司拜託時，特別需要在最後一句話以提問（Ask）的型態建議。

「副总，最近同行的行动非常快速，让您相当费心吧？我们团队也会更勤劳地行动的。我特别想跟您说一件事。最近我需要协调的事情很多，得要亲自外出开会，回来后却发现曾课长在我外出时把团队中还没有整理好的内容直接跟您报告。这样一来，副总就得要听两三次报告，会造成您的麻烦，曾课长有时似乎也因为夹在中间而相当为难。如果您先告诉我，我就会在外出回来后赶快整理好向您报告，您觉得这样可以吗？」

最好能像这样用建议的方式，有礼貌地表达意见。

第二、如果很难跟副总讲，那么就拜托曾课长在跟副总报告前，先用电话等任何方式跟自己报告。这是为了维持团队的报告体系，以及防止团队内风险的必要阶段。

第三、如果经理和副总关系不好，就要由曾课长有礼貌地沟通。以曾课长的状况来说，当他持续以副总为由直接报告时，很有可能会被其他人解释为小看经理。

课长若能跟副总说：

「副总，现在案件急迫，您可能着急地想了解进度，但请再等我们一下，我会在下午两点前将团队资料和意见整理得更好之后呈报给您，您可以在那时过目吗？」

用这种口吻提议就是聪明的选择。然后课长要快速地跟其他人整合意见，以免团队决定事项在经理不知道的情况下直接被呈报上去。

最后，如果将难处告诉副总后，这状况还是没有改善，经理就要思考如何拉近跟副总之间的距离。

如果副总说：「怎么会！我跟经理沟通良好，只要把我需要的资料拿过来就好。现在商场环境分秒必争，何必每件事都要一一向经理报告，这样要到什么时候才能打敗竞争對手呢？」那么就要在都沒有下屬、只有經理跟副總兩個人的時候，商量如何解決這問題，以免再次發生同樣的事情。

经理的角色之一是要帮助下级能更顺利地执行业务。副总可能是因为觉得跟经理相處起來不舒服，或是觉得曾课长比经理更有实力、更信任曾课长，才会一直想要直接找曾课长解决，但对曾课长也会形成困扰。若是如此，经理就要够积极主动地累積自己與副總之間的情誼，找出能更順利溝通的方法。

举例来说，可以采取“利用每天早上五分钟喝茶的时间累积情谊”的方式。实际上某企业的一位经理就遇到了这种状况，他考量到上司一天的行程忙碌，就决定每週兩三次跟上司談最近發生的熱門新聞、新創詞彙、行銷趨勢等瑣碎的話題來打開話匣子，他持續地做了一整年。他說實際上透過這方法能累積信賴，也有助於推動業務。

经理的核心角色之一就是作为团队中的媒介，必须理解此角色的意义然后正确地执行。若以360度评量“如何发挥领导力”，就会知道在与上司的关系间发挥“向上领导力”也是领导力中重要的一环。为了要发挥向上的领导力，必须要有与上司之间的关系（Relationship）作为踏板。别只努力照顾下级，平常也要努力建构与上司之间的好关系并累积信賴，这对自己、团队及整体组织来说都是很重要的行为。

（本文出自《精準領導力》，財經傳訊）