数字化转型让老旧户籍档案“一键”可查

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@小白创作中心

数字化转型让老旧户籍档案“一键”可查

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澎湃

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2024年11月8日，家住奈曼旗大沁他拉镇的吴先生因办理房产继承有关事项，需要开具两份死亡注销证明，这两份纸质户籍档案一个在治安派出所，另外一个连自己也说不清在哪个派出所。

他抱着试试看的想法，就近来到了户政服务大厅，大厅民警在详细了解其家庭情况后，通过户籍档案数字化平台查到了两份电子档案，并按规定出具了相关证明。吴先生表示，没想到在一个大厅就能查到全部相关信息，这样便捷的服务为他减少了许多麻烦。

据奈曼旗公安局治安管理大队民警介绍，“以往查询纸质档案时是从总目录查到分目录再查具体内容，一本本的翻阅底册，有时翻箱倒柜也不一定有结果，如今动动手指就能实现秒速查询，让户政窗口服务变得更加快捷，群众更是得到了便利和温暖。”前来办理业务的群众也纷纷感慨，户籍档案数字化真是便民利民的好政策！

户籍档案是基层公安机关在户籍管理工作中逐年形成的对人口某些活动的具体记载以及对户籍管理工作的记录，是基层派出所库藏档案中社会需求最大、服务群众最多的一类档案，在解决涉及群众切身利益的社会保障、工龄计算、房产继承、征地拆迁、涉农补贴、寻亲访友等问题上发挥着重要作用，成为联系社会、服务群众的重要纽带。但在现实生活中，也存在“查不到、查档慢、管理难”等情况。

民之所望，政之所向。奈曼旗公安局从实际情况出发，多次深入调研，在通辽市公安局治安管理支队的大力支持下，率先在全市开展户籍档案数字化录入工作，为更准确、更快捷地提供户籍档案查询服务、提升服务群众质效、打造了具有奈曼公安特色的“情系万户、政暖万家”户政服务品牌搭建了一个重要平台，进一步推进了公安档案规范化管理和深度应用，激发了档案服务民生新效能。

突出体系建设夯实工作基础

下好数字建设“先手棋”

强化统筹谋划。将数字档案建设纳入全局整体规划、年度重点工程库，构建“主要领导亲自抓、所队领导具体管、档案民警亲手做”责任体系，研究制定《全旗公安派出所户籍档案数字化录入实施方案》，将数字化过程细化分解成2个阶段、9个步骤，明确档案数字转型标准、范围和时限。

强化跟踪指导。组建工作专班到派出所开展实地调研，实时请教通辽市公安局治安管理支队“取经借鉴”，同时主动邀请奈曼旗档案馆业务骨干前置指导，解决档案管理工作体量大、时间跨度长、管理体制散、内容覆盖广等问题。

强化硬件保障。对全旗16个派出所档案室进行改造升级，配备配齐档案高速扫描仪、档案耗材、图像处理、数据转换等软硬件设施，确保有效解决数字化录入中的疑难问题，打通影响转型进度的阻点障碍。

突出重点环节抓好规范管理

按好技术赋能“快进键”

严密对接，破解实践操作“难点”。精准梳理档案数字化加工过程中易错流程，统一设计标准化档案分类大纲，编制《奈曼旗公安派出所数字档案归档工作指南》，组织档案专职人员分批次开展“送教上门”，采取“一人对一所”帮教模式，精细讲解并现场操作演练，进一步规范档案编页、拆卷、扫描、修图、数据转换、数据提取、条目核对、质检、装订等数字化动作和流程。

分门别类，把脉全量加工“重点”。按照现存户籍档案类型，结合各派出所历史遗留问题和现实管理情况，重新梳理派出所库存档案，明确实体档案和重点档案归档标准，开展闭环管理和在线归档。同时，精准划分8个录入类别，前置开展户籍档案数字化转换，形成“归类有参考、数据有指引”，极大提升数据全量转型效率。目前，全旗公安派出所户籍档案数字化扫描共完成10万余条。

强化监督，打通部署推进“堵点”。依托档案管理系统，建立日常线上监督对接服务，监督数字化进度和数据质量，以周为节点开展数据统计和进度通报，及时反馈问题跟进整改。落实每月档案工作例会制度，每月对各派出所数字化情况进行总结并作工作提示。工作开展以来，共召开专项档案会议11次，督导通报问题50余次，实际解决问题3000余卷次。

突出高效服务释放档案效能

画好保障民生“同心圆”

优化流程，在服务民生上持续加力。编制《奈曼旗公安局查档服务指南》，建立群众查档绿色通道，推出“同城查档”服务，切实为群众息息相关的社会保障、工龄计算、房产继承等问题提供专业化、靶向化服务，推动查档工作由传统“档案室翻阅”向现代“办公桌点击”的转型。今年以来，全旗公安派出所共计提供档案网上服务1000余人次、800余卷次，帮助群众解决实际问题900余个。

科学管理，在资源共享上持续增效。完善“异地协办、便捷查询”机制，由公安政务服务大厅统一平台数据管理和信息收集管理模块，从源头规范户籍信息原始数据采集和加工转型，实现全旗基层派出所电子档案的全要素、全方位、全流程统筹管理，有效打破时空壁垒，延伸资源触角，为异地档案查询和信息比对带来极大便捷。

长远规划，在机制运行上持续规范。紧盯人民群众对档案服务的新需求、新期待，在派出所档案全文数字化完成基础上，推行户籍档案“谁主办、谁归档”“随办结、随归档”工作机制，及时更新补充新增档案数据，确保全旗公安户籍档案信息的准确性和完整性，推动实现新增户籍档案归档率、电子原文加载率向“双百”迈进。