外贸跟单全流程详解：从客户询盘到售后维护

外贸跟单全流程详解：从客户询盘到售后维护

外贸跟单是外贸业务中的重要环节，涉及多个步骤和细节。本文详细介绍了外贸跟单的全流程，包括客户询盘、报价、接收订单、准备生产订单、业务审批、下达生产通知、验货、商检、租船订舱、安排拖柜、委托报关、获得运输文件、清关单证给客户、核销、退税以及售后维护等17个步骤。

一、客户询盘

在客户下达采购订单（Purchase Order，简称PO）之前，通常会发送询盘（Order Inquiry）给业务部门，以了解产品细节。

二、报价

业务部门需要及时回复客户询盘，并制作正式报价单（Quotation）。报价单需要包含以下内容：

1. 与领导和工厂核对最新产品价格，申请折扣后价格保持正确。
2. 查当日最新汇率。
3. 核算EXW/FOB价格。
4. 根据产品重量综合选择快递、空运、海运，或者铁路各类运输价格。
5. 报价单中各种参数一定要准确，集装箱的。
6. 付款方式要确认信用证L/C、电汇T/T、直接付款D/P。
7. 报价前要一一核对产品是否下架，是否有料，避免客户打款后说没有料。
8. 选的款式没料的推荐替代款。

三、接收订单

经过洽谈，客户确认报价后会发送订购单（Purchase Order，简称PO）给业务员，并要求业务员制作形式发票（Proforma Invoice，简称PI）。业务员制作完PI，发给客户确认。

制作PI

1. 公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查。
2. 订单号，PI的时间一定要正确。
3. 商品名称，客户型号，各项规格一定正确。
4. 单价金额一定要核准。
5. 总金额和大写金额一定要正确。
6. 一定要有正确的本公司银行信息。
7. OEM细节备注清楚。

制作合同

1. 公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查！
2. 产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查确保没有错误！
3. 合同其他条款一定要做细做全!!

收到客户定金

1. 检查客户打款公司名称和账号是否正确，不正确要提醒客户，有些客户会给假水单骗生产。
2. 新客户，信用不好的客户最好一开始不要使用Paypal付款，Paypal可以几个月内哪怕客户收到货都可以撤销款项，最后造成财货两空。

四、准备生产订单

得到客人的订单确认后，开始准备给工厂下单。

下订单给工厂

1. 要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量。
2. 跟工厂确认大概交期。
3. 合作老客户，可以在未打款前提前通知工厂备料。
4. 等收到客户银行水单再安排工厂生产。
5. 备注好各种OEM生产细节。

做采购合同

1. 合同一定要做细，合同号，各个产品规格参数一定要全。
2. 数量、金额要仔细核对无误。
3. 验货方式要写详细、清楚。
4. 确认付款方式。
5. 确认出了问题的解决办法和索赔方式。

打定金给工厂

1. 核对工厂账号信息。
2. 核对本公司会计打款的账单信息。
3. 电话跟踪工厂钱款是否到账。

跟踪生产进程

1. 随时掌握生产进程。
2. 确认货物尺寸和重量。

五、业务审批

业务部收到订单后，制成订单明细，连同客户订单复印件一起交由管理人员审批后再交给部门跟单员跟进。没有跟单员的公司，业务员自行跟进。

六、下达生产通知

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。

1. 如果是L/C信用证（Letter of Credit）付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，然后业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改正。
2. 如果是TT电汇（Telegraphic Transfer）付款的客户，要确认定金已经到账。
3. 如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

七、验货

1. 在交货期前一周，要通知验货员验货。
2. 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
3. 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好。

八、制备基本文件

根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（一般由业务跟单员制作，交给单证员）。

九、商检

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

十、租船订舱

1. 如果给客户的报价是基于FOB条款，通常客人会指定货代/尽早与货代联系，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（Shipping Order简称SO），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
2. 如果是由委方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等，经比较选择价格优惠信誉好船期合适的船公司并通告给客人。如客人不同意要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓.
3. 如果货物不够一个小柜柜需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间入仓报关要求等内容。

十一、安排拖柜

1. 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司提供以下资料:定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。没有长期合作的拖车。公司也可让货代安排货运事宜并在向货代支付本地费时一并支付提贷相关费用即可。
2. 发送一份装车资料给工厂，列明上柜时间柜型、订仓号、订单号车牌号以及司机联系电话
3. 要求工厂在货柜离开工厂后尽快提供一份装货通知给业务部、列明货柜离厂时间、实装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

十二、委托报关

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

十三、获得运输文件

1. 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容发送给船运公司或货代。补料要按L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
2. 督促船公司尽快出提单样板及本地费用帐单。仔细核对提单样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
3. 及时支付运杂费等本地费用，付款后通知船公司及时职得提单正本等运输文。

十四、清关单证给客户

1. 快递正本提单，电放提单，以及提供清关资料CI&PL。

2. 其他产地证，保险单等。

3. 确认余款已到帐

4. 快递提单等给客户
   在提单核对完，货物出运一周内，船公司就会出正本提单了。要先让货代扫描正本提单，再次确认下提单内容，如无误，就尽快让货代邮寄正本单据。正本提单出来后，其他客户要求的特殊单据也可以出正本了。所有这些单据的正本都出来后,整理发票、箱单和外销合同等。对于T/T的客户，在收到客户全款后，按客户要求的份数邮寄给客户;信用证要求下的单据，按照信用证的要求，在信用证规定的效期内，及时交给银行。注意，对于收到的提单、保单等，提单一般是三正三副(或只有三份正本)，保单是两正两副或一正两副，要仔细检查内容是都一致，章是否完整清晰，对于有问题的单据要及时退还更改，以免时间长误事。

十五、核销

货物出运后，一般30天左右，货代会把核销单和报关单退还。在收到退回来的核销单据时，要仔细检查下，核销单和报关单是否盖有海关验讫章，报关单上还要有代理报关行的报关专用章和报关员的章。然后，先在海关网上进行交单和报送，并打印逐笔核销报表(盖公章)，带上核销单、报关单(核销联和退税联)、水单和发票，到外汇进行核销。核销后，盖上出口核销专用章于核销单上外汇局签注栏(两处)、报关单(核销联和退税联)和水单上。核销完后，把核销单上的核销专用联、报关单的核销联和水单、发票(Commercial Invoice)整理，归档。

十六、退税

核销完后，把盖过核销专用章的水单复印一下(退税要用到)，连同增值税发票、报关单退税联、核销单退税联和发票(Commercial Invoice)把相关信息录入到出口退税操作系统里，拿着预申报的数据u盘和打出来的报表，去税局进行预申报(或者是直接上传到税局的预申报系统里):等税局系统里有信息，通知正式申报的时候，拿着正式申报的数据u盘和报表去税局退税。退税的报表上需盖公童和财务人员私章。

十七、售后维护

客户收到产品，积极并且主动的发一些相传产品的marketing宣传资料。每单业务完成后做好登记，包括电脑和书面记录，以便后续查询，所有文件要保存备用。