这才是真正有效的时间管理技巧
这才是真正有效的时间管理技巧
这是一篇来自36氪的优质文章，介绍了10种经过实践验证的时间管理技巧。这些方法可以帮助你更高效地完成工作，提高生产力。
关于时间管理的书籍和方法层出不穷，但真正有效的却不多。以下这些技巧经过了作者多年的实践和验证，可以帮助你更好地管理时间，提高工作效率。
1. 用日历记录待办事项
不要把待办事项放进应用里面，可以试着将一些待办事项放入日历之中。真的，你不需要任何花哨的工具——只需将待办事项放入日历即可：
如果因为某些事情导致没法立即完成这项任务，可将事件移至新的时间段。
为什么要这样做？因为日历基本上就是你的个人路线图。我们都知道当某件事不在你路线图上时会发生什么。
这个技巧出自Nir Eyal 的《不可打扰》（Indistractable）以及 Jake Knapp 与 John Zeratsky 的《创造时间》（Make Time）。这是大家最喜欢的生产力技巧之一。
进阶技巧：周日晚上，将最重要的待办事项放进日历，制定未来一周的计划。
2. 如果需要的时间不到两分钟，干就是了
先别着急将任务添加到待办事项列表，如果你觉得这件事情花费不到两分钟，那就马上干。这个技巧出自 David Allen 的《尽管去做》（Getting Things Done），我 15 年前就读过这本书。这个技巧非常好，好到我一直都没忘。
两分钟规则的基本原理是，存储和跟踪一样东西需要花费的时间比拿到马上就处理花费的时间要长，换句话说，这是效率的临界点。
3. 列出“等待”清单
想要某人为你做某事时，请将他们添加到你的“等待”清单之中。我会把这个跟待办事项清单放在一起：
这一条也出自《尽管去做》，它改变了我的生活。高效项目经理最重要的习惯之一是营造一种“我能搞定”的氛围，而营造这种氛围的最佳方式就是永不失误。这种策略可以让你跟踪每一条开放的线索，而不是依赖你的记忆，在别人容易疏忽的时候你却能时刻记得。一旦大脑知道信息已被记录在某个地方之后，就可以放松下来，为更有价值的思考腾出空间。
如果你正在用待办事项应用，你也可以在任务描述里注明你在等谁（也就是谁阻碍了这项任务的进展）：
4. 每天早上，写下你当天要完成的 1-3 件事
在你打开待办事项清单之前——当然，也是在你开始工作之前——选择一到三件如果今天完成了（而且如果你别的事情都没干）这一天就会很美好的事情。
把这些事项写下来。不要超过三项。如果在日历的早上能腾出时间去处理这些事项就更好了。
一日之计在于晨，因为此时你的大脑处在最活跃的状态，而且在你把最重要的事情干完之后，这一天剩余时间就会变得轻松愉快。
把这份清单写得简短些，你完成其中任何一件事的可能性就会大大增加。当然，理想情况下，你一天可以完成三件以上的事情，但我们往往最终干完的是很多简单的事情，而不是真正该做的那一到三件事情。
这个想法受到了 Matt Mochary 的首要目标（Top Goal）法的启发，你可以按照《创造时间》的方法选出一天的“亮点”。
如果还想更进一步，那就先做清单上最难的那件事，也就是“吃青蛙”，互联网告诉我这个想法是马克·吐温提出来的：
如果你的工作是吃掉一只青蛙，那最好早上吃。如果你的工作是吃掉两只青蛙，那最好先吃掉最大的那只。
5. 设置定期的深度工作时间并严加保护
Cal Newport 的《深度工作》是我读过的最重要的职业发展书籍之一。其核心思想是，任何真正有价值的工作都来自人们的“深度工作”——专注、不受干扰、需要认知、能锻炼大脑的工作。不幸的是，我们大部分时间都花在了“浮浅工作”上——不需要认知、后勤式，通常分心的情况下也能完成的任务。这完全没问题，只要你有足够的深度工作时间。
进入深度工作状态需要时间（30 到 60 分钟），更重要的是，你需要避免分心才能保持这种状态。我在全职工作时，对我来说真正有效的方法是每周开辟两到三个重复的时间段专门用于深度工作。这基本上是我做“真正”工作的唯一时间，我非常珍惜这些时间。
关键是保证任何安排都不能挤占这些时间。这是我的做法（效果非常好，仅供参考）：
更进一步：
- 这段时间要将经常会分散你注意力的app全部关掉。
- 在深度工作时可以发掘一下双耳节拍（binaural beats）的力量。我写作时会虔诚地使用 Brain.fm。
- 鼓励公司每周腾出一天时间禁止开会。这会改变你的生活。
6. 定条规矩：会要尽量晚开
虽然对大多数人来说听起来很荒谬，但我目前有一条规则是下午 3 点之前不开会。以前是下午 2 点，但我把它改得更晚了。然后我的生活好过多了。我这样做是因为我宁愿尽可能多地利用那段时间（当我的大脑最清醒的时候）从事创造性的深度工作。
我知道，大多数人都做不到这一点。但是，我敢打赌，你可以（至少一周的某些日子）制定一条规则，也就是在上午 10 点甚至 11 点之前不开会？我敢打赌团队会喜欢的。杰夫·贝佐斯每天早上都会抽出时间做点轻松的事情。很多人都提到这个效率技巧。
7. 保持“请勿打扰”模式
想象一下，如果有这样一款产品，只需点击几下鼠标，即可关闭所有设备上的所有通知、电话、短信、推送、蜂鸣等会怎样。这款产品确实存在，而且是免费的，内置在操作系统之中。我认识的最聪明的人会让它一直开着。
以下是如何在 Mac 和 PC 上开启它的方法。
更进一步：当我真的需要深入思考时，我会将一切干扰都排除掉。我会把手机放到另一个房间，并关闭所有即使没有收到通知也想查看的app（如 Slack、Messages、X）。
8. 让工作异步化
提高工作效率的最大秘诀之一就是学会如何将开会请求变成电子邮件对话。大多数情况下，这会变成一项 5 分钟的任务，而不是 30 到 60 分钟的会议。
有人向你发送会议邀请时，你可以窃取/调整以下的回复模板：
高兴能帮到你！我们可以用电子邮件异步沟通吗？你最想从我这里得到什么意见？
安排个会议太简单了。发个邀请易如反掌。暂时逃避一下工作也是一种乐趣，去开会感觉就像在工作一样。
最糟糕的是，你浪费的不仅仅是会议时间本身。你还浪费了会议前的时间，那时候你已经没法深度从事任何事情了（会议时间快到了！），还有会议后的时间，那时候你必须把要做的事情重新捡起来。
不过，我想补充一点，有时候开开会确实很棒，比通过电子邮件来回沟通更能充分利用时间。但通常情况并非如此，所以开会不应该成为默认的方式。
9. 让虚拟助手接手低影响的工作
Shreyas Doshi 有一个很好的生产力思维框架，叫做 LNO 框架，它可以帮助你确定哪些任务应该花时间去做，哪些任务应该避免或委托给他人。
对我来说，找到一个行政助理来尽量承担这些 N 、 O 型任务是解决问题的办法。我知道这听起来很奢侈，但事实并非如此。你只需注册一个像 Double 这样的网站（还有 Athena 以及 Fancy Hands 等），你就会有个很棒的人结为对子。
每个人一开始都认为行政助理能替自己做的事情很少，但几个月后，他们每周就能替你工作 20 到 30 个小时。设置虚拟助理需要前期努力，但很快就会获得很高的投资回报率。
10. 多说“不”，即便很难
如果不鼓励你多说“不”，我就没法给产品经理写一份生产力指南。这是规则之一。
我们大部分的倦怠和压力都不是因为缺乏生产力工具和技巧，而是因为承担了太多的工作。你预先为减少工作量能做的事情越多，后续就会越顺利。
为了帮助你更多地说“不”，我从以前写的文章总结了一些策略建议：
用优先事项筛选：要想工作生活都取得成功，你必须做好哪两三件事？对我来说，如果我能写出一篇精彩的新闻稿，并为每一次播客采访做好充分准备，那我的业务就会增长。如果我不专注于此，我的业务就会败落。因此，我对几乎任何不利于这些优先事项的事情都会说“不”。
确定优先次序并进行沟通：通常，当经理给你增加任务时，他们并不知道你在做什么。他们只是想把某件事干完。当我们收到这种要求时，我们经常会犯以下两个错误之一：
- 沟通但不分清轻重缓急——答应然后马上行动，之后再处理后果
- 分了轻重缓急但不沟通——为了避免拖累其他工作而拒绝，但没有很好地解释原因
不要这样，确定好优先事项并沟通清楚。让经理知道你为了提出这个要求而做出的权衡，最重要的是，确认他们同意。如果他们不同意的话，他们会告诉你的。
想象一下在不被情绪左右的情况下问问自己，“如果我不在乎对方会不会因为我说‘不’而感到失望或难过，我会怎么做？”然后我就这么做了。一旦决定明确，剩下的就只是如何用最友好的方式告诉对方这个消息的问题了。
问问自己，如果明天就得做这件事会怎样？：对几个月后的事情说“是”很容易。但如果时限一下子变成了下周的话，我 100% 的时间都在想，“我当时到底在想什么？”但现在我总是会这样问自己，“如果这件事发生在明天，我会对此感到兴奋吗？”答案几乎总是否定的。