整理税务文件的 7 个简单步骤
整理税务文件的 7 个简单步骤
整理税务文件可能是一个繁琐的过程，但通过建立一个清晰的系统，可以大大简化这一工作。本文将介绍一个简单易行的税务文件整理方法，帮助您轻松应对税务申报。
即使您的税务情况简单明了，准备报税也不是一件有趣的事。无论如何，您仍然必须收集收到的所有表格并保存数年，以防国税局上门。
我有一个相对简单的过程来保存和命名我的表格，以便在我报税时很容易找到它们，并且在未来，如果我再次需要它们，您很可能不仅会这样做不仅适用于美国国税局，还可能适用于大额贷款，例如抵押贷款。我的做法没有对错之分，但它是一个清晰而简单的系统。如果您需要帮助，请尝试一下。
1. 在计算机（或手机）上创建一个文件夹并将其命名为“2024”
首先为当前年份创建一个文件夹并将其命名为“2024”。我使用每年的文件夹来存储今年创建或相关的文档、照片、视频和任何其他文件。我有这样的文件夹，可以追溯到 2005 年。
2. 将文件夹备份到安全的地方
确保您创建的文件夹已备份到安全的地方。无论您使用简单的云存储和文件同步程序（例如 Dropbox、OneDrive、iCloud）或备份软件，只要您进行备份，都没有关系。
3. 创建一个名为“2023 Taxes”的子文件夹
跟着我在这里。您在2024 年报税，但您正在准备2023 纳税年度的报税。如果 IRS 询问您有关报税的信息，它将指的是纳税年度。是的，这很令人困惑，但从长远来看，这样做会让事情变得更容易。
经过几年关于处理子文件夹的最佳方法的争论后，我想出了这种特殊的子文件夹组织和命名方法。这个设置还没有让我失望。我总是转到当年的文件夹来处理我的税款，如果我需要快速搜索，例如 2019 年的纳税申报表，我知道我可以搜索 2019 年税款，然后会出现正确的文件夹。
4. 将您的税表放入子文件夹中
将您收到的所有纳税表放入与正确纳税年度相对应的子文件夹中。您的许多表格可能会通过安全门户网站（例如您的在线银行帐户或雇主的工资系统）以数字副本形式提供。如果您收到任何纸质表格，请扫描它们以获得数字副本。
5. 对您收到的所有表格使用此命名约定
您放入该文件夹中的所有表单都需要一个文件名。使用此约定，该约定旨在每次您必须参考税务文件时快速有效地为您提供所需的信息（我将在下面详细说明其含义）：
- YEAR_NAME_FORM_INSTITUTION
年份指纳税年度。
名称是指您的名字。我将其包含在内，这样我就不会将我的纳税表格与我家里其他人的纳税表格混淆。我是唯一一个姓达菲的人，所以我就用这个名字。
表格是指表格的名称，例如W-2、1099-MISC、1099-INT。如果您收到的表格上没有明确的名称，请猜测其重要性并将其填入其中，例如“租赁-财产-收入”。
机构是指向您发送表格的实体，即您的雇主、银行、投资公司、物业管理公司等的名称。
关于下划线的快速说明：您不需要它们。当我第一次学习使用计算机时，在文件或文件夹名称中添加空格会弄乱它，所以我训练自己使用下划线和连字符，并且这个习惯一直保留着。不过，现在空间不再是问题，所以如果您愿意，可以随意使用它们。
我按照上面看到的顺序排列文件名的各个部分是有原因的——年份、名称、形式、机构。当所有文件都位于按默认方法（按字母顺序）排序的文件夹中时，它们会自动按顺序排列，使您可以轻松找到所需的内容。属于您的所有表格都被分组在一起。您所有的 1099 都在一起。例如，如果您需要查找 Bank X 的 1099-INT，您的眼睛会直接转到 1099 组，很快就会在名称中看到“BankX”。瞧。你想要的表格就有了
6. 对其他文档使用稍微不同的命名约定
您可能有更多与税款相关的文件需要保存，但这些文件不是标准化表格。例如，如果您要申请任何医疗扣除或其他税收冲销，您可能有收据、电子表格和其他文件。
将所有这些文档保存到同一子文件夹中。如果您有很多与其他领域相关的文件，例如业务支出，您可以为它们创建另一个子文件夹。然后稍微更改上面使用的命名约定并重命名这些文件。这是一个例子：
- 2023_DUFFY_BusinessExpense_receipt_laptop
- 2023_DUFFY_MedicalExpense_receipt_眼科手术
7. 为您的文件和收据副本再创建一个子文件夹
最后一步是再创建一个子文件夹，以保存您提交的纳税申报表和您提交时获得的其他收据的副本。将其命名为类似
- YEAR_TAXES_FINAL 申报
如果您使用税务软件或有会计师为您报税，这并不重要。您将始终获得您的申请的最终副本。 （如果您以纸质方式提交，请扫描最终联邦和州纳税申报表的所有页面，并将其上传到您的子文件夹，然后将其放入信封并邮寄。）当您的税务软件或帐户以电子方式提交纳税申报表时，您还会获得一张收据。将其也保存到您的 Final Filings 文件夹中。
您是否应该重命名此文件夹中的所有文件以使它们易于查找？您可以这样做，而且这样做是最佳做法，但此时您可能已经厌倦了报税，并且不想再做任何工作。没关系！您的系统已经设置得足够好，即使您跳过最后一步，您仍然应该能够轻松找到所需的内容。
额外提示：不要担心做得是否完美
这就是它真正的美妙之处：您不必完全按照我所说的执行每一步，但如果您执行了其中的大部分步骤，您就会有足够的组织性，这样您就不会在寻找税务文件时感到沮丧。回顾我的文件夹，我多次无意中偏离了我的命名约定，但我仍然在正确的位置有足够的信息来帮助指导我相当快地找到我需要的内容。你不必完美，但现在投入工作将对你的未来有所帮助。
如需更多建议，请参阅如何使用税务软件获得更大的退税，并查看在我们的测试中评分最高的个人理财应用程序。