SAP系统中的采购流程详解：从一般采购到特殊采购场景
SAP系统中的采购流程详解：从一般采购到特殊采购场景
物料采购流程是企业运营中的重要环节，特别是在使用SAP系统的环境中。本文将详细介绍一般采购流程以及三种特殊采购流程（库存转储、转包、供应商寄售），帮助读者更好地理解和应用这些流程。
物料的外部采购以一般活动周期为基础。详细地说，典型的采购流程包括以下阶段：
需求确定：负责的用户部门可以通过采购申请，手动将物料需求传递给采购部门。如果在物料主数据中设置物料的MRP程序，SAP系统会自动生成采购申请。
供货源确定：作为采购员，在确定可能的货源时会得到支持。您可使用货源确定来创建询价(RFQ)，然后输入报价。另外，您也可以参考系统中现有的采购订单、合同和条件。
供应商选择：系统通过比较各种报价之间的价格，简化供应商选择。系统自动发送拒绝信函
采购订单处理：与采购申请类似，您可以手动创建采购订单，也可由系统自动创建。创建采购订单时，可从其他凭证，如采购申请或报价中复制数据，以减少所需的输入工作量。您也可选择使用框架协议。
采购订单监控：您可监控系统中采购订单的处理状态。您也可以决定，例如，是否已输入交货或采购订单项目的发票。您可以提醒供应商有未清交货。
收货：在系统中输入新到交货时，会参考相关的采购订单。输入工作量因此减到最小，您可检查交货及其数量与采购订单是否匹配。系统也会更新采购订单的采购订单历史记录。
发票校验：输入发票时，会参考之前的采购订单或交货，这样就可以检查发票的计算和一般精度。采购订单和交货数据的可用性使您可以参考数量和价格差异。
付款处理：付款程序批准付款给债权人的负债。财务会计定期执行该程序。
与上述的“普通”采购流程一起，还有很多其他特殊的采购流程。接下来将介绍：
•带库存转储订单的库存转储
•转包
•供应商寄售
带库存转储订单的库存转储
按这种采购类型，货物将在一个公司内采购和交货。需要物料的工厂向能够提供物料的另一工厂下达内部订单。因此，本库存转储流程不仅包括库存管理，还包括接收工厂的采购。
该流程以在收货工厂中创建采购的库存转储订单开始。然后，参考该库存转储订单，在发货工厂中输入发货。在特殊库存，即收货工厂的在途库存中，首先注销数量。将发货过帐到收货工厂的库存转储订单后，该流程结束。随即，数量从在途库存转移到工厂的存储地点存储。
转包
通过此流程，贵公司可从外部供应商订购物料。与一般的外部采购流程不同，贵公司向供应商提供用于物料生产的部分或全部原材料（即，转包商）。
该流程拥有以下特征：
使用转包订单订购最终产品。该订单不仅包含待交付物料的信息，也包含可供转包商所用的原材料的明细。
随后，向转包商提供这些原材料。此次供应已通过传输过帐复制到系统中。已经提供的物料实际上已不在贵公司,但仍归贵公司所有，在贵公司库存中管理。信息显示在特殊库存类型提供给供应商的物料库存下。
转包商完成服务后，会交付已完成或精制的物料。参考（转包）订单，收货也在此输入。这表明，不仅最终产品的收货已正确过帐，为供应商提供的物料库存中的部件消耗也已正确过帐。最终，转包商出具提供服务的发票。
供应商寄售
此寄售形式表明，供应商向您提供物料供您存储，但您无需为此付款。在您从寄售仓库中提取物料之前，供应商仍然是物料的所有者。仅在此时才会形成供应商的负债。按照协商的期限（如每月），这些提货的结算已到期。
在能够从供应商寄售物料中采购之前，需要就物料价格达成一致。该价格信息存储在系统中所知的寄售信息记录中。此时，才可以对贵公司中该物料的寄售库存进行补货处理。
可以使用寄售订单向供应商请求物料。如果物料已交货，则参照寄售订单过帐收货。由于物料所需的付款不在供货之后，而是在提货之后，因此采购流程到此结束。
SAP系统包含一项特殊功能，用于从寄售库存提货中产生的负债结算。作为采购流程的结果，产生贷项凭证，并为供应商生产相应的消息。