清空收件箱：每天17分钟搞定邮件管理

清空收件箱：每天17分钟搞定邮件管理

在当今信息爆炸的时代，如何高效管理电子邮件成为提高工作效率的关键。本文将详细介绍"清空收件箱"（Inbox Zero）这一方法的具体实践，帮助你每天只需花费17分钟就能轻松搞定邮件管理。

核心理念

"清空收件箱"这套方法的核心精神是：保持收件箱的清空状态，摆脱被邮件压得喘不过气的苦闷，让专注力重新聚焦于工作任务上。每封邮件只看一次就处理掉，减少重复看邮件的时间。

具体实践

1. 设置环境

• 简化设置：取消所有不必要的复杂功能。
• 区分类别：设置三个标签："Follow Up 紧接着做"、"Waiting 等待别人"、"Read Later 稍后阅读"。此外，还有"Archive"功能，用于存放不需要任何动作的通知型邮件。
• 模板：设置大量重复使用的邮件模板，可以节省大量时间。

2. 设计处理流程

• 时程管理：使用Google Calendar进行会议预约和行程安排。
• 任务管理：使用Things（iOS限定）或Notion进行任务管理。
• 笔记软件：使用Evernote将邮件转存为笔记。
• 稍后阅读：使用Instapaper标记需要稍后阅读的邮件。

3. 熟记快捷键

Gmail提供了许多快捷键，熟练使用可以节省大量时间。常用的快捷键包括：

• E = 封存（处理通知性质的普通邮件）
• V = 封存 + 加上标签（处理需要后续行动的邮件）
• C = 撰写新邮件
• R = 回复给寄件者
• A = 回复给所有人
• B = 延后到"某日期时间"再重新通知
• Ctrl + Enter = 寄出邮件 + 封存

实践经验

• 时程管理：使用Google Calendar整合Google Meet和TidyCal，通过Zapier与Notion自动同步。
• 任务管理：使用Notion作为任务管理工具，替代了Things的功能。
• 笔记软件：作者更倾向于使用Heptabase进行卡片盒笔记，而不是直接将邮件转存为笔记。
• 稍后阅读：使用Notion替代专门的稍后阅读软件，将需要阅读的内容直接导入Notion。

具体流程

• 早上 08:00：收一次邮件，用15分钟处理完所有邮件，该封存的封存，该上标签的上标签。
• 下午 13:00 - 14:00：收一次邮件，处理Follow Up的邮件，可以在此时解决的就回覆掉，需要更长时间处理的，就把信息整理到对应的Notion任务里面，当成一般的排程任务处理。
• 傍晚 21:00 - 22:00：处理社群经营和休闲聊天的邮件，能用"一行文"或"范本"回覆的，就直接回覆掉，但是排程隔天早上08:00才寄送。

后记

建议从简单开始，循序渐进地尝试这些方法。不要一开始就追求复杂的系统，而是从一个有效的简单系统开始，逐步完善。目前作者已经放弃Gmail界面，改用Superhuman这款邮件收发软件，其简洁快速的界面和贴心的快捷键设计，使邮件处理效率提升了至少50%。

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