每周多出7小时：职场人时间管理与效率提升指南

每周多出7小时：职场人时间管理与效率提升指南

在当今职场中，加班似乎已成为常态。根据国家统计局的数据，2021年全国企业就业人员周平均工作时间为47.8小时，超过标准工作时间7小时以上。这种长时间工作不仅影响个人健康和生活质量，还可能导致工作效率降低。那么，如何才能摆脱这种无休止的加班循环呢？答案就在于有效的时间管理。

职场人加班的原因多种多样，主要包括以下几点：

1. 工作效率不高：同样的工作量，当大部分同事都可以在正常上班时间内完成，而你却总要加班，说明你的工作效率存在一些问题。比如对业务和流程不熟悉、工作方法缺乏科学性等。

2. 工作量超负荷：一些职场人由于工作量过大，不得不通过加班来完成任务。这种情况在一些特定行业或岗位尤为常见。

3. 时间管理出错：很多时候，我们并非一直都在忙碌，而是被各种不可控因素打乱了工作节奏。比如领导临时下达的任务、同事的协作需求等，都可能导致我们不得不在下班后继续工作。

4. 为了加班而加班：在一些企业中，加班被视为努力和敬业的表现。这种文化氛围下，即使没有实际工作需要完成，员工也可能选择留在办公室加班。

要解决加班问题，首先需要理解时间管理的核心理念。时间管理专家史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》中提出了著名的“要事第一”原则。他将我们面临的事情分为四个象限：

• 第一象限：既紧急又重要（如危机处理）
• 第二象限：重要但不紧急（如长期规划、健康管理）
• 第三象限：紧急但不重要（如某些会议、电话）
• 第四象限：不紧急也不重要（如娱乐、琐事）

柯维指出，高效能人士的一个共同特点就是将“要事第一”作为行动的指南。只有将重要的事情放在首位，才能实现个人和组织的长远目标。因此，那些成功人士总是把时间和精力投入既紧急又重要的事情上。

了解了时间管理的核心理念后，接下来介绍一些具体的时间管理技巧，帮助你提高工作效率，避免不必要的加班。

1. 使用日历记录待办事项：不要把待办事项放进应用里面，可以试着将一些待办事项放入日历之中。真的，你不需要任何花哨的工具——只需将待办事项放入日历即可。如果因为某些事情导致没法立即完成这项任务，可将事件移至新的时间段。为什么要这样做？因为日历基本上就是你的个人路线图。我们都知道当某件事不在你路线图上时会发生什么。这个技巧出自Nir Eyal 的《不可打扰》（Indistractable）以及 Jake Knapp 与 John Zeratsky 的《创造时间》（Make Time）。这是大家最喜欢的生产力技巧之一。

2. 两分钟规则：如果某项任务需要的时间不超过两分钟，那就立即完成它。这个技巧出自 David Allen 的《尽管去做》（Getting Things Done），其基本原理是，存储和跟踪一样东西需要花费的时间比拿到马上就处理花费的时间要长。

3. 列出“等待”清单：想要某人为你做某事时，请将他们添加到你的“等待”清单之中。这一条也出自《尽管去做》，它改变了“我”的生活。高效项目经理最重要的习惯之一是营造一种“我能搞定”的氛围，而营造这种氛围的最佳方式就是永不失误。这种策略可以让你跟踪每一条开放的线索，而不是依赖你的记忆，在别人容易疏忽的时候你却能时刻记得。一旦大脑知道信息已被记录在某个地方之后，就可以放松下来，为更有价值的思考腾出空间。

4. 每天设定1-3个目标：在你打开待办事项清单之前——当然，也是在你开始工作之前——选择一到三件如果今天完成了（而且如果你别的事情都没干）这一天就会很美好的事情。把这些事项写下来。不要超过三项。如果在日历的早上能腾出时间去处理这些事项就更好了。一日之计在于晨，因为此时你的大脑处在最活跃的状态，而且在你把最重要的事情干完之后，这一天剩余时间就会变得轻松愉快。把这份清单写得简短些，你完成其中任何一件事的可能性就会大大增加。当然，理想情况下，你一天可以完成三件以上的事情，但我们往往最终干完的是很多简单的事情，而不是真正该做的那一到三件事情。这个想法受到了 Matt Mochary 的首要目标（Top Goal）法的启发，你可以按照《创造时间》的方法选出一天的“亮点”。

5. 定期深度工作：Cal Newport 的《深度工作》强调，任何真正有价值的工作都来自人们的“深度工作”——专注、不受干扰、需要认知、能锻炼大脑的工作。进入深度工作状态需要时间（30 到 60 分钟），更重要的是，你需要避免分心才能保持这种状态。在全职工作时，开辟两到三个重复的时间段专门用于深度工作，这是做“真正”工作的唯一时间。

6. 延迟会议：尽量将会议安排在下午较晚的时间。这样可以充分利用上午大脑最清醒的时间从事创造性的深度工作。

7. 开启勿扰模式：关闭所有设备上的通知、电话、短信等干扰。专注于重要工作时，可以使用双耳节拍（binaural beats）帮助集中注意力。

8. 异步工作：将开会请求变成电子邮件对话。大多数情况下，这会变成一项 5 分钟的任务，而不是 30 到 60 分钟的会议。

9. 使用虚拟助手：将一些低影响的工作交给虚拟助手处理，让自己专注于更重要的任务。

通过有效的时间管理，我们可以避免不必要的加班，实现工作与生活的平衡。正如第四代时间管理理论所强调的，我们需要关注每件事背后的需求，而不是事情本身。将更多的时间和精力用于实现人生目标，提高生活幸福感。记住，工作是为了更好地生活，而不是生活的全部。通过合理规划和高效执行，我们可以掌控自己的时间，享受更加充实和快乐的生活。