如何高效开会？最佳实践36条方针
如何高效开会？最佳实践36条方针
会议太多、冗长乏味、效率低下，几乎困扰着每个管理者。会而不议，议而不决，决而不行，说到开会很多人就提不起劲头。如何减少会议数量？如何提高开会质量？如何让会议成为问题解决、工作推进的“加油站”而非“减速带”？本文为你提炼总结高效开会的36个“硬技能”。
如何减少会议数量
少开信息通报类的会：可以通过邮件、工作群、口头通知、电话、工作看板等同步相关信息。特别对于各种例会，比如部门周例会、项目周例会、销售日会、班组早会等，少同步信息，多暴露问题、讨论问题、解决问题。
不开目标不清晰的会议：会议要解决的问题本身不清晰，开会的目的、产出和结果不明确，参会人员缺乏相应的思考和准备，会议大概率是不成功的，这时候就要取消、暂停或者延缓会议召开，重新思考和策划。
用一对一沟通取代开会：对于一些比较有难度的会议，会议组织者可以与参会人进行一对一的沟通，询问他们的观点和态度、思考和建议。当了解完大家的想法后，总结梳理下结论，问题很可能已经解决了。
选择一天作为“无会日”：在这一天公司不安排任何会议，员工可以投入时间深度工作，不受任何人打扰。Facebook就曾选择周三作为无会日。近几年我国的各级政府为了解决文山会海的问题，也积极地推行“无会日”的做法。当大家体会到“无会日”深度工作的好处时，就会想办法减少会议数量。
减少各种例会的频次：一个公司里面有70%以上的会都是例会。如果觉得部门周例会效率比较低，可以改为双周会。如果觉得日会太频繁，可以改为双日会，如果这样减少会议频次之后，对工作并没有太大影响，那就节约了会议时间，提高了开会效率。
管理者深度思考后做出决策：会议多的源头在于各级管理者，遇到问题后，不是立即组织开会，而是需要思考，我是不是可以解决这个问题，我对这个问题是不是有思路或者解决方案。在开会问题上，管理者该“独裁”时就“独裁”，不要太“民主”。
如何明确会议目标
对有难度的会议目标进行拆解：常见问题是会议目标定得过高。有些问题很难通过一次会议解决。这时候就需要精心策划，谁参加，开几次会，每次会议目标是什么，会议之外应该做什么工作和准备，每次开会就解决一个小问题，达成一个小目标。
会议名称匹配会议类型：比如“头脑风暴会”，它的目标是提出更多更好的建议和思路，而不一定要落地执行。“进度会”是确认工作或项目进展是否正常，遇到什么问题，有什么风险，如何解决遇到的问题。“决策会”的目标是对某个或某几个方案进行决策，这些方案是否可以通过。其他还有“会前会”“务虚会”“评审会”“复盘会”等等。
用一句话描述清楚会议目标：会议目标的描述应该简单明了，最好用一句话来概括。保证会议目标既可以实现，又要有一定的挑战性，比如“针对A产品第一季度销量下滑找到最主要的原因”“对于双十一的策划方案初稿进行讨论并提出优化建议”“关于今年是否进入华南大区进行讨论决策”。
设置基本目标和挑战目标：对于一个方案评审会，挑战目标是评审通过方案，基本目标是获取有价值的反馈建议，会议结束之后继续修改优化方案；对于一个策略共识会，挑战目标是与会人员达成共识，基本目标是让每个人充分发表自己的立场和态度、想法和观点，以便知道大家的分歧点在哪里。
如何高效筹备会议
避免开10个人以上的会议：一个高效的会议，最理想的人数是控制在6个人以下，最多不要超过10个人。参会人越多、每个人发言的时间就会越少，而且人多了就不太容易讲真话，导致发言的质量降低。人越多也容易让大家觉得“有没有我都关系不大”，积极性和责任感都会降低。
明确会议角色，精简参会人员：参会人有不同的角色：问题提出者、信息提供者、专业建议提供者、决策人、决议事项执行人、主持人、记录人等。确认会议需要哪些角色，哪些角色可以省略，哪些角色不用参会，哪些角色可以合并，这样就可以精简参会人员。参会人员因为有明确的身份，会更加重视和投入，开会效率会更高。
设置必须参会人和可选参会人：对于会议结果有重大影响的人叫做会议关键人，一般10人以下的会议至少会有2-3位会议关键人，他们能提供高价值建议和观点，或做出决策，会议关键人是必须参会人。可选参会人是需要知道会议结果的人，由他们决定是否参会，如果不参会，可以在会后查看会议纪要，或者把自己的观点和建议由其他参会人或主持人代为发表。
单一议程的会议不要超过1个小时：一次会议只讨论一个议题的会叫做单一议程会议，如果是简单的问题，会议时长不要超过30分钟，如果是有难度的问题，会议时间不要超过1个小时。时间越长，会议效率越低。
多个议题的会议重要议题优先：一般来说：客户界面的问题比公司运营的问题更重要；公司层面的问题比某个部门的问题更重要；涉及到多个部门的比只涉及一两个部门的问题要重要；识别和共识要解决什么问题比如何解决问题更重要。多个议题的议程，需要给重要议题分配更多的时间。
如何高效汇报
会议材料不要超过6页：如果有超过6页PPT的内容，可以把核心内容精简到6页之内，其他内容可以放附件，也可以把最核心的要点用一页总结出来。想象一个场景，你要给上级汇报工作，却忘了带电脑，面对上级你如何把汇报的内容清晰完整连贯地讲出来，就用这样的情景让自己用文字写出来。
汇报时间不要超过会议时长的30%：会议效率低下的重要原因是汇报方案的时间过长，1小时的会议，方案汇报用了30-40分钟，导致后面和讨论的时间被极大地压缩，开会成为汇报人的“独角戏”。如果是30分钟的会议，汇报需要控制在10分钟，如果是60分钟的会议，汇报需要控制在20分钟。
根据听众和场合确定汇报策略：即使汇报同一个方案，根据不同的场合、对象、达成的目的、与会人对汇报材料的熟悉程度不同，汇报的策略和重点都是不一样的，需要做适当地调整。有的人关注方案结果，有的人关注方案逻辑；有的人关注整体框架，有的人关注细节；有的人喜欢汇报过程中讨论，有的人喜欢汇报结束后反馈意见。
提前确认方案汇报的关键信息：对于方案中没有呈现的内容，如背景、目的和价值、思考逻辑；一些关键结论、给出的判断、新的建议；对于结论有支撑性的关键的数字、事实、趋势、变化、案例；方案中没有展示但又需要让与会者知道的内容；自己对于方案的思考、补充和建议，这些可能都是汇报的关键信息。
在10-20分钟内汇报完方案：预估时间，控制发言时间。任何汇报方案都可以提炼精简到6页之内。确认每页的关键信息，通过刻意练习，让自己在1-2分钟讲完一页PPT。对于超过10页的PPT，根据二八原则，选择出来重要的5-6页重点讲，其他非重点的内容几句话带过即可。
如何高效发言
每个人都要发言：如果会议不超过10个人，每个人都需要发言，每个人都要对会议的成果产出做出贡献，开会的时候总会有些人发言较多，有些人发言较少，主持人需要照顾到发言不积极的与会者，在适当的环节点评或者引导与会人员发言。
越早发言越好：有些参会者认为自己的观点不成熟或者不够自信，不敢提早发言，但后面的时间越来越有限，导致你没机会发言。提早发言可以避免别人和你一样的观点先提出，从而让自己的发言价值降低。也可以给自己积极暗示，我已经对会议有过贡献，后面心态会更轻松，有其他观点也可以再提出。
发言不要超过3分钟：开会发言以精简高效为原则，避免对一个观点进行长篇大论和陷入细节，可以在发言前梳理自己的核心观点，在发言时展示核心要点。主持人在过程中也需要适当把握节奏和发言时间，及时提醒和引导有可能发言时间过长的与会人员。
不要轻易反对别人或放弃自己观点：既不要以自我为中心，听不进去其他人的建议，遇到和自己观点不一样的建议就极力反驳。也不要为了避免冲突，遇到和其他人的观点不一致就不敢发表。而是以会议目标达成为标准，把别人的观点和自己的观点都当成是达成会议最终产出的过程讨论和备选项，通过讨论得出最优方案。
记录问题、观点和建议：把你的问题、建议和想法记下来，即使你在会前已经做了一些准备，在会上也会有新的想法冒出来，结合之前的想法做归纳梳理，更加有条理和逻辑地进行表达。
在白板上写出你的观点：白板是开会一个很好的辅助工具，不止主持人可以用白板，与会者也可以走上前去，把自己的观点写下来，它可以让你简明扼要，不会长篇大论，也可以将你的观点和建议成果化、可视化，还可以激发大家讨论的兴趣。
如何高效主持
理解会议背景、目标和与会者：始终明确会议的背景、要解决的问题和会议目标，本次会议的产出及成果，并把这些关键信息在会议开始的时候、会议过程中及时地传递给与会者。提前对参会者进行了解，包括他们的优势、对会议可能的贡献。对于一些关键会议，为了达到会议目的，可以提前与关键人员进行沟通，了解他们的观点。
思考可能的风险和问题：提前对会议的风险、难点及可能遇到的挑战进行评估和预判：是输入信息不足？还是与会者的动力不足？还是有几个不同的方案难以确定其优缺点和可行性？还是与会人员的思想不统一，未达成共识？并对可能出现的问题和风险进行提前预案。
提出自己的“兜底”方案：如果会议主持人就是会议组织者，需要有自己预想的答案和解决方案来“兜底”，如果遇到会议冷场或者太过发散，可以把自己提出的解决方案拿出来，给大家提供参考和启发。
营造轻松开放的会议氛围：邀请发言活跃、准备充分的人员先发言，也可以邀请自己熟悉的人员先发言，进而带动发言的氛围；消除大家的担心，利用头脑风暴会的方法，先尽可能的多提意见，再讨论建议的可行性。每个人发言之后，如果主持人或其他参会人对其进行及时的回应和肯定，对本人是非常有效的激励，也能调动其他人发言的热情。
拆解问题，引导讨论方向：会议到了关键阶段，主持人应该发挥更加积极主动的角色：排除不相关议题，排除不可行建议，让建议和讨论更加具体，有针对性；针对达成目标方向更加聚焦，引导讨论关键问题得出结论。这个阶段主持人应该调动大家的积极性和热情，全身心投入，寻找出解决方案、做出决策。
理解进展，采取策略：会议到了最后阶段，主持人需要根据不同情况采取不同策略，对于发言了但没有结论的情况：对发言进行分类、归纳、总结，并指出现有结论的进展，距离目标还有哪些不足和差距，引导大家得出结论。对于有不同结论但是不能决策的情况：引导与会人员分析不同方案的优势和不足，必要时可以请大家举手表决，或者会后请上级进行决策；对于没有实质性进展或者其他较难解决的问题：可以暂时休会，或者结束本次会议，分析原因，提出对策，在条件具备时再召集会议。
如何高效落地和闭环
凡是会议，必有纪要：孙陶然在《精进有道》里面有一句话：会议的目的和成果就是就是出一份好的会议纪要。会议纪要的质量反映了会议讨论的质量。会议纪要保证后续事项可追踪、可落地、可追责，最大程度减少“决而不行”的问题。哪怕是2-3个人的小型会议，梳理总结几条要点发给对方，也好过没有任何记录。
提高会议决策质量：会议决策的质量决定了决议事项落地执行的质量，会议决策的质量越高，决议事项的共识越强、价值越高、越具有可行性，越有利于落地执行，好的决策有以下特征：达成共识、导向问题解决、目标合理、资源匹配、工作分配合理。
重视落地事项跟踪和落地：可以通过口头的提醒和询问，也可以通过日报、周报、日会、周会等形式，询问工作进展，对于过程中出现的问题、困难和风险，及时的识别并且协调资源、提供支持推进解决。
及时闭环和转化工作：根据工作进展，阶段性评估是否达到了预期目标，遇到了哪些问题和困难，是否超出项目范围，是否需要投入更多资源去解决，对于阶段性的成果进行评估和确认。对于超出边界和范围的工作需要及时反馈，确保本项工作成果能够输入到后续的工作，而非束之高阁或者放在一边。