用这9个简单的时间管理技巧优化你的工作表现

用这9个简单的时间管理技巧优化你的工作表现

在工作中明智地管理你的时间是提高工作表现和实现目标的核心因素。有了正确的系统，你可以让你的一天变得更加富有成效。反过来，你会让你的工作更可行，减少压力。你也会让自己成为一个更可预测、更可靠的员工。

这里有9个简单易行的时间管理技巧，可以帮助你保持在任务的顶端。

1. 优先安排待办事项

创建一个结构化的待办事项清单可以帮助你更好地了解哪些工作活动最重要，哪些最不重要。

首先列出你的任务，然后按紧急程度和重要性排序。如果你的公司使用任务管理应用程序，考虑使用紧急标签来表示每个任务的重要程度。这将让你清楚地知道首先应该关注什么。

当你把注意力集中在高优先级的事情上时，你就有更好的机会完成每天日程表上最重要的任务。划分优先级还有助于避免将任务分成小块而感到不堪重负。每天把任务列在清单的最前面，重新评估每项任务的紧迫性，以确保你完成了日程表上最重要的任务。

2. 设置休息提醒

要想成为一名高效的员工，就要给自己休息的时间——即使是在工作的时候。没有人能连续八小时以最高效率工作，这就是为什么有必要短暂休息，这将帮助你恢复精神和身体。

设置提醒，让自己在一天中短暂休息一下，比如站起来、伸展身体或快速散步。你可以在日历上设置提醒，提醒自己休息一下。这样，你就不会发现自己因为忘记休息而过度疲惫。

对有些人来说，强迫自己休息是很困难的。许多人担心他们会给人留下懈怠或懒惰的印象。事实是，最努力、最聪明的员工是那些知道自己的极限、不会过度劳累的人。

3. 使用时间块

时间划分就是把你的一天划分成特定的时间段来完成特定的任务或活动。为每一项任务分配特定的时间，并尽可能地坚持下去。

这是你日程表上的神圣时刻。在此期间，只允许你的直接下属打扰你。即使这样，你也应该和他们沟通，告诉他们这段时间在你的日程中是被安排好的，这样他们就能尽最大努力尊重你的工作时间。

像日历、微软日历和谷歌日历这样的工具可以通过安排一个结构化的一天来帮助你可视化和管理这些块。

4. 不要屈从于太多的“小要求”

这对很多人来说都是一个难题。帮助同事完成他们需要帮助的小任务是很多人的天性。虽然帮助真正需要帮助的人是完全可以的，但你应该非常谨慎，不要给同事多少帮助。如果你承担了太多的小任务，你将不可避免地阻碍你自己的计划，这将影响你自己的效率。

继续做一个在别人最需要帮助的时候可以求助的人。但是要有选择性地控制你花在帮助别人上的时间。

5. 最小化任务

虽然多任务处理表面上看起来很有效率，但实际上它会浪费效率并增加错误。

提高工作效率的关键是全身心地投入到你的工作中，这样你就不必重复或重做任何事情。一次专注于一项任务，以提高工作质量，更快地完成任务。

与其一心多用，不如优先处理任务，为每项任务分配特定的时间。这样你不仅会成为一个更有效率的员工，还会为你的同事树立一个好榜样。通过专注于一项任务，你会在你专注的事情上表现得更好，在更短的时间内获得更好的结果。

6. 每周回顾和调整你的时间表

定期回顾和调整你的时间表可以帮助你了解你所做的日常工作对效率的贡献。

在每周结束时，回顾一下你已经完成的工作和需要改进的地方。试着记下那些可能比你预期花费更长时间的具体任务。观察哪些任务是无关紧要的，并寻找优化下周日程安排的方法。

根据这个评估来改变你的日程安排和待办事项清单。这能让你灵活应对不断变化的优先级和截止日期，这样你的时间管理就不会偏离轨道。

7. 自动执行重复性任务

自动化可重复的任务可以为您节省大量的时间和体力。你可以使用Zapier和ChatGPT等工具和软件来回复邮件和输入数据，以加快完成某些任务所需的时间。配置尽可能多的自动化将帮助您腾出时间来做更重要的工作，这些工作需要更多的注意力和创造力。

这也将减少手工过程中出现错误的可能性。

8. 设定明确的目标和截止日期

你听说过帕金森“定律”吗？

这与其说是定律，不如说是聪明的观察。帕金森氏定律认同这样的观点，即工作会扩大，以填满可用的完成时间。然后发生的是，不管完成任务需要多少时间，如果时间窗口太大，它通常会消耗整个窗口来完成任务。

这就是为什么存在可实现目标的最后期限。

当人们有太多的时间花在某事上时，他们往往会拖延。有明确的目标和截止日期会让你保持专注和动力。为每个任务或项目定义具体的、可衡量的目标，并为它们设定最后期限。这将给你一个明确的方向，并帮助你跟踪你的进步。你可以在日历工具或公司任务管理系统中跟踪你的截止日期。

9. 不惜一切代价减少干扰

分心会影响工作效率。

找出工作环境中的干扰因素，消除或减少它们。这可能意味着关闭不必要的桌面通知，使用降噪耳机，或者创建一个更能抵抗干扰的专用工作区。

如果你发现同事之间的友情让你分心，告诉你的上司。人们以不同的方式达到最高效率。有些人是因为和同事在一起才有动力，而另一些人则需要绝对的安静才能有效地集中注意力。

询问你的雇主是否有任何合理的安排可以帮助你减少工作环境的干扰。

收回公司控制你的有效工作时间

试试这些简单的时间窍门，你会发现你的工作效率和表现都有了很大的提高。

优先处理紧急任务，设定目标，消除干扰，你会发现你可以集中精力，在更短的时间内完成更多的事情。

记住，时间管理不是让你在一天中安排更多的时间；这是关于更聪明地工作和充分利用你的时间。从现在开始，你会看到你的工作和整个生活的不同。重新掌控自己的时间，享受更有条理、更有成效的工作生活。