Notion x GTD 组合，打造高效的任务管理系统

Notion x GTD 组合，打造高效的任务管理系统

GTD（Getting Things Done）是一种高效的任务管理方法，通过清晰的组织和处理方式来解决人们的日常任务，从而提高工作效率和减轻压力。结合Notion应用，可以更轻松地实践这一方法，实现任务管理的系统化和自动化。

什么是 GTD？

所谓GTD，全称是Getting Things Done，是由David Allen提出的一种高效的任务管理方法。它的核心理念是通过清晰的组织和处理方式来解决人们的日常任务，从而提高工作效率和减轻压力。

GTD 工作法的五个核心步骤分别是：收集、整理、组织、回顾和执行。

随着你关注的内容增多，你的注意力会降低。而 GTD 的五步可以帮助我们，将大脑中的内容转移到外部，将杂乱无章的事务转化为有序的工作流程。

GTD的五个步骤：收集、整理、组织、回顾和执行

GTD 的优点和挑战

GTD的优点

• 步骤组织清晰，容易执行：GTD的五个步骤帮助你清晰地组织和管理所有的任务，保证所有任务不遗漏、可执行。
• 工作时更容易专注，进入心流：我们需要将任务拆分为最小可执行单位。在任务安排的时间段内，专注于一项任务，投入全部精力完成它。
• 更合理的时间安排：GTD 强调对任务进行优先级排序与清单分类。可以根据每天时间类型的划分，优先安排处理重要的事情。
• 灵活性与全面性：GTD 适用于任何人，也不受行业限制。可以利用它安排生活的方方面面。

GTD的挑战

• 系统需要投入时间与精力维护：GTD 并不是一劳永逸的方法。需要每天都投入精力与时间进行定期维护，比如任务的整理、优先级与清单的组织安排、定期的任务回顾。有的人会觉得操作繁琐而不能执行，久而久之系统就开始混乱，难以执行。
• 可能导致信息过载：如果一次性收集太多内容到 inbox 中，当要进行组织与整理的时候，会发现任务太多而难以执行，反而降低效率。因此需要定期回顾，缓解任务堆积问题。
• 过于关注任务的执行，忽略生活的平衡：任务勾选完成会带来满足感、成就感。所以开始使用 GTD 时，容易给自己排满一天的任务，而忽略给自己预留生活的时间。人不是机器，如果每天只剩下任务，很快会感到生活的压抑、枯燥，进而缺乏精力与积极性。

虽然GTD有一些缺点，但它的优点远远超过了这些缺点，特别是在提高工作效率和管理压力方面。而且可以利用工具，降低 GTD 执行时的难度，缓解它的缺点带来的问题。一旦习惯并理解了这种方法，它将成为生活和工作的强大工具。

利用 Notion 应用 GTD 的五个步骤

市面上关于 GTD 的应用有无数多个，Notion 是其中之一。对比使用过 Omnifocus、Microsolf Todo、滴答清单、Todoist等应用，最终选择 Notion 是因为其自由度高，可以根据 GTD 运作流程定制化页面，实现收集、梳理、组织、回顾、执行五个流程。

1. 收集任务

人脑遗忘想法的速度是相当快的。在日常中，往往想起有一件事要去完成。但如果不立马执行，很快就会遗忘，所以需要最小化想法收集的路径。可以从「收集到哪」和「如何收集」两方面着手，降低记录的操作压力。

• 收集到哪：在为想法设置优先级、归属清单时，需要耗费时间和精力，增加想法收集的阻力。所以需要设置「Inbox 收件箱」，提供了一个集中、方便、暂时的收集点，让你能够及时捕捉和记录下所有的想法和任务，为后续的处理和安排提供了基础。
• 如何收集：在想法产生时，需要以最快速度记录到个人应用中。使用 Notion 进行任务管理时，"打开 Notion - 打开任务管理面板 - 新增任务"的路径太长，操作繁琐。但好在 Mac 端可以使用 Raycast 进行快速记录。移动端可以设置快捷指令，快速输入任务内容到 Notion ，甚至直接使用 Siri 语音创建任务。大大降低了任务收集的操作成本。

实际操作：

• Mac端收集任务想法：Mac上通过Raycast给Notion的数据库添加任务
• iPhone通过快捷指令收集任务想法：iPhone 用快捷指令结合 Siri 添加任务

2. 梳理任务

任务收集之后，需要对这些想法和任务进行分类和分析，决定哪些需要立即处理，哪些可以稍后处理，以及哪些不需要处理。如果任务指向性不够明确，还可以给任务添加上我们的想法与备注。

每天早上在所有工作开始之前，可以浏览一遍 Inbox 收件箱，快速判断是否需要采取行动，以及行动的内容是什么。对于需要执行的任务，进入第三步「组织整理」。如果判断任务是稍后处理的，就仍让放置到 Inbox 中，等待下一轮的 Inbox 检视。而确定不需要再处理的任务，需要立即删除，释放 Inbox。

如果任务在评估时，判断其难以直接执行，那就可能需要将其转换成「项目」，然后再进行「任务细分」。比如设置任务「创作一条GTD任务管理的视频」，实际在操作时发现它会包含很多不同环节的操作，无法在短时间内完成。需要将其转成一个「项目」，然后再细分任务重新放到收件箱中，比如「GTD相关资料研究」、「写 GTD 视频的脚本」、「进行视频的拍摄」、「GTD视频的剪辑」、「视频发布到各平台」。

在Noiton的Inbox收件箱中梳理任务

3. 组织整理

第三个阶段需要将「梳理」完成后的任务按照一定规则进行整理，将任务分配到不同的项目清单中，确保每一个任务有明确的位置，并且进行任务优先级排序。

• 确定日期：为任务安排截止日期。在 Notion 中，可以利用 Database Buttion 快速将任务安排到今天。也可以在日期选择器中安排其他的日期。如果害怕任务遗漏，可以很方便的添加 Remind 提醒。因为 Notion 和 Notion Calendar 相互关联，任务也可以在日历上同步显示。方便进行日历的时间块管理。
• 项目清单：根据使用习惯，可以将项目分为 Notion 任务、创作任务、工作任务、学习任务、生活任务五个清单。因为 Notion 任务可以同步到 Notion Calendar 中，配合不同的清单配色，可以将任务按不同清单直观展示出来，将任务组织成可管理的形式，也极大的方便了任务的「回顾审查」。
• 优先级：将任务划分为「Polaris 最重要任务、P1 高优先级、P2 中优先级、P3 低优先级、P4 无优先级」。任务的优先级需要结合长期目标进行设置。对目标具有促进作用的任务为 P1、P2级，而与目标低关联或者无关联的，设置为P3、P4级。而 Polaris 为每天的北极星任务，与长期目标相关最困难也是最重要的任务，一般每天只会设置一个。
• 2分钟任务：对于可以在2分钟内完成的任务，建议是跳过以上的组织整理流程，立即执行完成。比如说，进行话费充值，或者回一条信息。

组织任务在 GTD 流程中，相对需要更多的时间与精力。它是保证任务列表与 GTD系统清晰、有序且易于管理的关键步骤。

在Notion中借助模板快速完成组织整理

实际操作

为不同的项目清单预设模版，安排优先级。比如 Notion 任务与自媒体创作任务预设了 P1、P2优先级、工作任务预设了 P3、生活任务预设了 P4。这样在进行任务「组织整理」时，只需选择任务模版，这样任务清单、对应 icon、优先级都会带入进来，省去大量重复的设置操作。如果需要更改任务的优先级或者其他属性，依然可以进行操作。

4. 回顾阶段

前文提到，如果任务堆积，会让 GTD 系统陷入混乱，难以运行。所以需要定期对任务列表和任务进度进行回顾。

• 回顾的频率：可以是每天、每周和每月进行回顾。推荐每周至少进行一次全面的回顾。
• 回顾日历表：Notion Calendar 可以以日、周、月维度展示，配合为不同的任务清单搭配不同的颜色，可以一眼在界面中看到各类型任务在每天、每周中的占比。如果长期目标是在自媒体创作中取得成绩，那可以通过日历中色块的多少来判断近期的任务是否往目标靠拢。这样帮助评估，对不同清单的任务进行时间和数量上的调整。
• 清理和整理：清理过时和不再重要的任务，从任务列表中删除；对已完成的任务，进行状态更改；对难以执行的任务，重新进行梳理，确认是否需要转为「项目」，进一步细分任务。
• 确认目标与调整优先级：根据阶段性不同，目标可能发生变更。所以在回顾阶段，需要再一次确认短期目标与长期目标。再根据目标，对任务进行优先级调整，确定下一步行动，以确保任务朝着实现目标的方向前进。

5. 执行任务

执行阶段是将任务付诸实践的阶段。这一阶段的目标是根据任务列表逐步完成任务，确保按时完成，并在完成后更新任务状态。

• 着重关注北极星任务：最重要且困难的任务，需要放在精力最充沛且时间充足的时间段进行攻克。马克·吐温说：如果你一早起来就吞了一只活青蛙，那这一天就不会有更糟糕的事情发生了。所以要先吞下这只青蛙。
• 集中精力：在执行任务之前，确保有足够的时间和精力专注于完成任务。避免在不同任务间跳来跳去，分散精力与时间。
• 执行2分钟任务：对于2分钟内可以完成的任务，优先且批量完成。
• 更新任务状态：任务完成后，及时对任务勾选完成，避免任务的堆积。
• 意外情况处理：执行任务过程中难以避免的会有计划外的事情插入。既要考虑灵活的调整计划，又要平衡不能因为计划的变化而失去动力，影响原有的安排。

Time Blocking是一种时间管理方法,通过将一天划分为具体的时间块,每个时间块专注于完成特定的任务或活动,从而提高工作效率和专注度。提前在 Notion Calendar 中根据时间安排，为不同的时间段预留了任务时间，设置了颜色块。这个方法可以帮助专注于一项任务，减少任务的切换，进入深度工作。

Notion连接Noiton Calendar，同步任务

实际操作：

任务会通过 Notion 同步到 Noiton Calendar 中，可以快速定位到任务所应归属的时间段。在 Mac 的工具栏条，可以看到当前时间块的任务、接下来的任务、明天的时间块与任务。配合 Endel 番茄钟进入专注状态。只需要保证在番茄钟时间段内，不给打断，就能专注且高效的执行任务。

Notion的更多可能性

Notion的有趣之处在于，它不再局限一个个单独的 App。比如滴答清单中的「四象限管理」与「习惯打卡」功能，十分的实用。也可以在 Notion 中轻松的复刻这两个功能。并且还可以通过数据库的 Formula，开发出更多有趣的数据统计与展示。

四象限管理法

艾森豪威尔矩阵，又称艾森豪威尔时间管理法、四象限法则，是一种简单实用的时间管理工具，可帮助人们提高工作效率，厘清工作重点。该方法由美国第34任总统德怀特·D·艾森豪威尔提出。在 Notion 中，根据任务的截止日期与任务优先级，可以将任务分为四个象限：

• 重要且紧急：这类任务对目标与价值观有重大影响，需要立即处理，不能拖延。
• 重要不紧急：这类任务没有紧迫的时间要求，但任务很重要，所以需要安排时间完成。
• 不重要但紧急：这类任务对长期目标影响不大，可以在精力低下的碎片时间完成，或者考虑委托他人完成。
• 不重要不紧急：这类任务消耗时间，也对目标影响没有共享。可以考虑尽量减少这类型的任务。

设置不同 Filter 可将任务分为四象限

习惯追踪

习惯追踪，可以帮助记录和监控行为。长远来看，这项活动对于个人的发展和成长都有着重大的作用。

• 追踪良性习惯：可以帮助提高意识，增强自我管理和执行力，建立自律的生活。
• 追踪恶性习惯：目的是帮改善行为，转向更为积极健康的生活。

在 Notion 中，通过数据库建立的「习惯追踪」面板。不再局限于追踪的习惯数量，并且操作也是十分简单，只需每天在对应习惯列表上进行勾选即可。可以设置每一个习惯每周想追踪打卡的数量，比如去健身房运动，每周去4趟。那可以在数据库上进行设置，结合 Fromula 完成进度的统计，用进度条可视化展示。还可以根据目标打卡次数与当前打卡次数，根据进度用文案进行提示。比如「⏰ 本周未打」、「🎢 进展顺利」、「⏳ 进程过半」、「🎊 超额完成」。

Notion 数据库的 Formular 让数据库展示更具可能性

总结

GTD是一种容易实施又灵活的时间管理方法。它的适用范围广泛，可以覆盖到生活的方方面面，帮助专注于任务，为大脑减负。但同时，一套系统的运行需要长期的关注与维护。

借助工具 Notion，可以帮助把运作GTD系统的负担降到最低。前期付出努力、投入时间，后期成为每日生活管理的本能，安排一个稳定有序的人生，绝对是物超所值。

最后，看一下搭建的「Task Manager」管理面板页。

在 Notion 中做 Task Manager