谈判前的准备工作指南

谈判前的准备工作指南

在商务谈判中，充分的准备工作是取得成功的关键。本文将详细介绍谈判前的准备工作，包括信息收集、目标设定、人员准备和方案制定等方面的内容。通过系统的学习和实践，读者将能够掌握谈判前的准备工作要点，为谈判的成功奠定坚实的基础。

文档简介

本章主要学习内容包括：

• 收集谈判信息
• 确定谈判目标
• 谈判的人员准备
• 谈判方案的制定

第一节 收集谈判信息

在正式谈判以前，如果没有进行信息的收集与综合选择工作，就无法正确确定谈判的方案。如果对对方谈判的目的、谈判人员的组成情况、谈判风格、谈判权限、所允诺条件的优势等信息没有足够的认识，相应地对谈判也就没有多少把握。在谈判的过程中，对变化中的、动态的谈判信息——如对方谈判的目标的变化、谈判策略方法的改变、竞争行情的变动、外界其他限制因素的变动等不能及时进行捕捉、分析，也就无法相应地做出乙方谈判的的应变对策，在谈判继续深入的过程中就会失去主动权，既谈不上“从容不迫”，也根本无法去获得谈判的最优结局。总之，谈判信息的收集工作非常重要。

一、谈判信息的分类

（一）谈判背景信息

1. 大背景信息（意识形态状况，自然形态状况）
2. 中背景信息（是指谈判双方各自所在行业类型、在行业所处地位、相关行业的供求状态与竞争态势等方面的信息。）
3. 小背景信息（包括谈判双方的主体资格问题，谈判双方公司的性质和资金状况、商业信誉情况，对方谈判的信息、成员的有关资料、谈判对手实力状况等。）

（二）谈判在线信息
谈判在线信息是指谈判实际展开的进程中围绕着谈判而出现的信息。它主要包括谈判策略和技巧的实施及其变更状况、谈判人员现场表现及人员变更状况、谈判意向变更状况等信息。

（三）谈判干扰信息
包括在谈判进行期间谈判双方政治经济、社会环境、市场行情的变化情况，相关的其他竞争者的动态，以及行政干预等方面的信息。这一部分信息也有着动态的特点，而且对谈判会形成直接的干扰作用。

二、谈判信息收集的方法

（一）纵向收集法
是指按照前面所述谈判信息分类的顺序，或是按照不同领域谈判的一定顺序来收集整理信息的方法。例如，在商务谈判中，关于谈判对手情况的信息收集可以按照以下顺序来：

1. 企业情况
2. 购买程序
3. 销售程序
4. 业务关系
5. 决策机构
6. 主要决策者和谈判者
7. 需要临界价格
8. 谈判时的主演想法和行为倾向

（二）横向收集法

1. 时间变化信息
2. 空间变化信息
3. 物质变化信息
4. 人员变化信息
5. 需要变化信息
6. 价格变化信息

由于横向类信息往往是交叉发生，并且时常是真伪掺杂，因此从这种角度来收集信息时就要格外注意去伪存真，判明各种信息交叉的真实联系，这样才能保证采取相应的措施去应付谈判的局面。

三、谈判信息收集的途径

（一）从国内的有关单位或部门收集资料

1. 商务部
2. 中国对外经济贸易促进会及其各地的分支机构
3. 中国银行的咨询机构及有关的其他咨询公司
4. 与该谈判对手有过业务往来的国内企业或单位
5. 国内有关的报刊、杂志、新闻广播等

（二）从设在国外的机构以及与本单位有联系的当地组织收集资料

1. 我国驻当地的使领馆、商务代办处
2. 中国银行及国内其他金融机构在当地的分支机构
3. 本企业集团或本企业在当地开设的营业分支机构
4. 当地的报纸、杂志
5. 国外许多大银行发行的期刊，这些期刊往往有最全面的报道
6. 本公司或单位在当地的代理人
7. 当地的商会组织等

（三）从公共机构提供的已出版和未出版的资料中获取信息

1. 国家统计机关公布的统计资料
2. 行业协会发布的行业资料
3. 图书馆里保存的大量商情资料
4. 出版社提供的书籍、文献、报纸杂志等
5. 专业组织提供的调查报告
6. 研究机构提供的调查报告

（四）本企业或单位直接派人员到对方国家或地区进行考察，收集资料

（五）网络媒体信息的收集

1. 官方权威网站信息
2. 行业协会网站信息
3. 门户网站相关栏目信息
4. 谈判相关企业、组织的网站信息
5. 有关国际组织网站信息
6. 知名中介机构提供的网上信息

四、谈判资料的整理

资料评价
资料筛选
资料分类
资料保存

由于受到各种条件的限制，收集来的信息资料往往是分散的、片面的，甚至可能是虚假的，因此需要先对其进行评价、筛选，及进行去粗取精、去伪存真的过程，然后再进行分类、储存，这就是资料的整理。

案例导入：

案例一：中国向荷兰购买精密仪器

问题：

1. 为什么荷方认为能将这最高售价为3000美元的精密仪器以4000美元卖给中国呢？
   回答：因为据他们（荷方）掌握的情况中方是第一次进口这种仪器，想必对有关情况缺乏了解。

2. 中方最终为什么又能以2700美元成交这笔交易？
   回答：中方在准备买这种仪器之前中方代表就已经掌握了解了这种仪器的基本情况，其中包括生产该产品的十几家厂商的生产情况，技术水平及售价等。据他们了解，荷兰这家厂商产品虽具国家一流水平，但目前经营困难，陷入了一场巨额债务危机中，回收资金是当务之急，正在四处寻找其产品的买主。所以，低价成交的几率较大。

案例二：中国向美国购买先进组合炉

问题：为什么中方最终能以80万美元达成协议？
回答：中国的这位高工查找了大量有关冶炼组合炉的资料充分了解了国际市场上组合炉的行情，摸清了美国公司的经营情况，做了充分的准备工作。

第二节 确定谈判目标

一、谈判目标的层次

（一）最优谈判目标
在谈判桌上，最优期望目标是指对谈判者最有利的理想目标，它除能满足谈判一方的实际需求利益之外，还有一个“额外的增加值”。作为一个好的谈判者必须坚持“喊价要狠”的准则。倘若买主喊价高，则往往能以较高价格成交；倘若买主出价较低，则往往也能以较低的价格成交。所以在谈判桌上，卖方喊价高或买方讨价低的时候，都会带来对自己有利的谈判结果。

（二）可接受目标
可接受目标是谈判人员根据各种客观因素，考察种种具体情况，经过科学论证、预测和核算之后所确定的谈判目标。可接受的目标能满足谈判一方的部分需求。在谈判桌上，为了达到各自的可接受目标，双方都会施展自己的技巧，运用各种策略。

（三）最低限度目标
最低限度目标是人们从事谈判活动必须达到的目标。对于一般的谈判者来说，这类必须达成的目标毫无讨价还价的余地，宁愿谈判破裂也不愿放弃这个最低限度的目标。但是，谈判人员需注意的是，要使谈判能顺利进行以及能取得成功，不仅要考虑自己的目标，同时也要考虑对方的谈判目标。

二、如何确定谈判目标

（一）分清重要目标和次要目标
（二）分清哪些可以让步，哪些不能让步
（三）设定谈判对手的需求

三、拟定谈判目标时应注意的问题

（一）目标应是可以测度的
（二）目标应是实用的、合理的、合法的
（三）谈判目标要具体并具有约束力

第三节 谈判的人员准备

一、谈判班子的组成

（一）主谈人员
主谈人员是指谈判小组的领导人或首席代表。在谈判中，主谈人员起着或协调沟通或决定的作用，有效地调动小组成员的积极性、创造性，发挥每个成员的能力和智慧。主谈人员应具有：

1. 具有谈判这种高度竞智活动所要求的能力和素养，应当精通商务或国际市场营销实务，富有谈判经验，具有娴熟的谈判技能；
2. 知识广博，思维敏捷，表达能力强；
3. 善于随机应变，处事果断，能应付变换莫测的环境，在极大的压力下仍能做出正确决定
4. 兼备领导才能，能使谈判小组成为一个团结一心的坚强集体。

谈判班子的主谈人应逐个向其他成员交代个人的任务和所扮演的角色。班子的成员必须服从主谈人的指挥。

案例导入：
案例三：我国某油泵厂欲从英国公司引进设备……（书上P181）
问题：油泵厂厂长为什么能争得价值数万英镑的配套设备、免费的技术资料及六年内在英国的产品返销权？
回答：充分调查了解谈判对手情况，利用各种谈判技巧，据理力争。

（二）专业人员

1. 商务方面
2. 技术方面
3. 法律方面
4. 财务方面

（三）其他人员
其他人员是指谈判必须的工作人员，如记录人员或打字人员，具体职责是准确、完整、及时地记录谈判内容，一般可委派专人担任，也可由上述各类人员中的某人兼任。

二、谈判人员的分工

（一）第一层次的人员
第一层次的人员是谈判的小组的领导人或首席代表，即主谈人。主谈人分类：

1. 购买产品原材料的谈判（采购员、厂长、生产助理担任）
2. 购买工厂设备的重要零件（采购部经理、有关部门经理担任）
3. 重要销售合同的谈判（销售部经理、资历较深的业务总管、指定担任此合同谈判的项目经理担任）
4. 对合同的争议（项目经理、销售部经理、合同执行经理、其他曾参加过谈判的有关部门经理担任）

主谈人的具体职责：

1. 监督谈判程序
2. 掌握谈判进程
3. 听取专业人员的说明、建议
4. 协调谈判班子的意见
5. 决定谈判过程中的重要事项
6. 代表单位签约
7. 汇报谈判工作

（二）第二层次的人员
第二层次的人员是懂行的专家和专业人员。他们凭借自己的专长负责某一方面的专门工作，是谈判队伍中的主力军。具体职责：

1. 阐明己方参加谈判的意愿、条件
2. 弄清对方的意图、条件
3. 找出双方的分歧或差异
4. 同对方进行专业细节方面的磋商
5. 修改草拟谈判文书的有关条款
6. 向主谈人提出解决专业问题的建议
7. 为最后决策提供专业方面的论证

第二层次的人员中，翻译扮演着特殊的角色。

（三）第三层次的人员
第三层次的人员是谈判工作所必需的工作人员。具体职责：

1. 双方讨论过程中的问题
2. 提出的条件
3. 达成的协议
4. 谈判人员的表情

三、谈判人员的配合

谈判人员在明确自己职责、进入自己角色的同时，还必须按照谈判的目标和具体的方案与其他成员很好地配合。分工与配合是一个事物的两方面：没有分工就没有良好的配合；没有有机的配合，分工也就失去了其目的性和存在的基础。成功的谈判，有赖于谈判人员集体智慧的发挥。谈判小组内部成员之间的配合，不是一朝一夕能够协调起来的，而是需要长期的磨合。

第四节 谈判方案的制定

一、谈判方案的内容

（一）谈判的基本策略
基本策略的确定是建立在对双方谈判实力及其影响因素的细致而认真的研究分析基础上的。所以，谈判基本策略通常分下述三步来确定：

1. 分析对方的目标
2. 估计对方的反应
3. 确定己方的对策

（二）合同条款或交易条件方面的内容
在制定谈判方案时，关键的问题就是要对交易条件或合同条款进行逐字逐句的分析和研究。

（三）价格谈判的幅度问题
价格往往是谈判的核心内容，同时也是争论最多的问题。

二、谈判执行计划的制定

谈判执行计划是谈判小组为实施谈判方案而准备采取的一系列具体措施。

（一）安排议事日程
谈判议事日程是对谈判内容的所做的程序编排，它主要包括两方面的内容：

1. 议题的确定，即双方就哪些问题进行讨论（分三步）
2. 议程时间安排，即议题的先后次序与讨论的时间。

（二）规定谈判地点
谈判地点是影响最终结果的一个不可忽视的因素。选择谈判地点时通常要考虑即将展开的谈判中力量的对比情况、可选择地点的多少、双方关系等因素。谈判按地点可分为主座谈判和客坐谈判。

（三）制定和实施谈判策略
制定谈判的策略，就是要选择能够达到和实现本方谈判目标的基本途径和方法。

制定策略前应考虑因素：

1. 对方的谈判目标和主谈者的性格特点
2. 对方和己方的优势所在
3. 交易本身的重要性
4. 谈判的时间限度
5. 是否有建立持久、友好关系的必要性。

案例导入：

案例四：日本和澳大利亚煤、铁交易……（书上P185）
问题：为什么日本能够那么快就和澳大利亚签订了协议？
回答：