企业纸质档案怎么排列上架？附档案系统同步管理方法
企业纸质档案怎么排列上架？附档案系统同步管理方法
企业每天都会产生大量的文件资料，如何将这些文件资料整理归档，并在需要时快速准确地找到，是一个重要的管理问题。本文将详细介绍归档文件的排列上架方法，以及如何通过档案系统实现同步管理，让档案管理工作更加规范高效。
归档文件的排列方法
《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）提出，“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列”，明确了“按时间结合事由”的排列原则。
“按时间结合事由”排列，可以理解为三步：将同一事由的相关文件集中；将同一事由内的文件按时间先后排列（一般按文件形成时间）；不同事由的文件按时间先后排列（可按需按文件形成时间，或按事由办结时间）
这里的“最低一级类目”，会因档案分类方法的不同而有所差异。比如，如某小型企业采用了“年度—保管期限”的两级分类，那么“保管期限”就是最低一级类目，即在此类目下排列。
这里的“事由”，可以是一件具体的事、一个具体的问题，或一段联系紧密的工作过程等。应尽可能将关系密切的、参照性强（比如同一次会议、同一项活动中形成的）的文件材料排列在一起。
此外，成套性文件，比如会议文件、统计报表、刊物等，可以集中排列。这里指的是文件联系比较松散、但事由间联系比较密切的情况，比如像诉讼案件的文件，在形成时间上可能跨度很大，但很需要系统性、成套性地查用与参照，集中排列更便于利用。
总的来说，档案排列要方便成员按问题、依时间来查找和利用档案。
归档文件的排架方法
归档文件整理完毕装盒后，就可以上架排列了。上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应保持稳定一致，可以预留增量档案的存放空间，应避免频繁倒架。
- 两级分类法排架：如档案采用两级分类，如“年度—保管期限”，那么排架方式也应对应按照“年度—保管期限”两级排列。
以“年度-保管期限”分类为例：首先按年度先后排序，同年度内再按永久、30年、10年的保管期限先后排列；同一保管期限内，按件号从小到大排列。
- 三级分类法排架：三级分类法形式较多，需要根据实际情况来采用。
如按“年度—机构（问题）—保管期限”分类，排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。
如按“年度—保管期限—机构（问题）”分类，排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。
档案系统的同步管理方法
档案排列上架后，如何快速查出某件档案的存放位置，如何直观查看某盒档案在哪个档案架上、位于档案室哪个位置，是档案管理中的一大难题。通过档案管理系统，可以实现实体档案与电子档案的同步管理，解决这一难题。
系统提供了档案库房功能，可将虚拟库房与实际库房一一对应。档案存放在哪一区、哪一柜、哪一格，无需进档案库房就能直观定位，方便快速找到实体档案。
如果对应的电子文件已上传，有权限用户还可直接“打开”档案盒或案卷，查阅电子文件。同时，系统还支持环境监测、巡检记录、统计、盘点等，满足实体档案管理的多种场景需求。
此外，可以通过档案属性功能来录入存放地点；亦可将档案对应的二维码或条形码粘贴于实体档案上，将实体与电子档案对应关联，一扫即可快速获取档案信息。
通过档案系统的同步管理，不仅可以便利档案查找与利用，还有利于提高档案管理的效率和安全性。