如何避免客户开发信沦为垃圾邮件：提升邮件群发效果的26个方法

如何避免客户开发信沦为垃圾邮件：提升邮件群发效果的26个方法

在进行企业邮件群发时，我们期望获得客户更高的邮件打开率、回复率和转化率。但是，垃圾邮件通常是一个巨大的挑战。你发的客户开发信会被识别为垃圾邮件通常有两个原因：ESP的垃圾邮件过滤机制问题；收件人将你的邮件标记为垃圾邮件。与基于算法和自动分析过滤机制不同，人为因素更加不可预测——如果邮件与客户的需求不符或内容看起来很奇怪，他们可能会将其标记为垃圾邮件。

在这里，我们将介绍所有你需要了解的有关如何避免垃圾邮件过滤机制以及如何防止电子邮件被标记为垃圾邮件的有效方法。

什么是垃圾邮件？

垃圾邮件一般指未经请求而发送的大量电子邮件，发送给不同意接收、传播、传播恶意软件或网络钓鱼的人。

垃圾邮件的一般有如下主要特征：

• 邮件未经请求而发出
• 标题不可见
• 邮件内容语法和拼写不佳
• 邮件内容中要求可疑的行为或信息
• 批量发送（超过10个收件人）
• 匿名发件人
• 垃圾邮件主题
• 过于明亮的电子邮件正文，带有许多图片、颜色和字体
• 邮件中带有多个链接
• 邮件附带不相关或可疑的附件

所有这些因素都会影响你的电子邮件的到达率。

如何防止电子邮件进入垃圾邮件文件夹

刚才提到，电子邮件可以通过两种方式进入“垃圾箱”文件夹——通过被电子邮件服务提供商的（ESP）垃圾邮件过滤器标记或让收件人手动将你的电子邮件标记为垃圾邮件。

电子邮件服务提供商会分析所有内容——以前发送过多少电子邮件，你现在正在尝试发送多少电子邮件，从何处发送电子邮件以及打开了多少电子邮件。

收件人对你的电子邮件的处理方式会影响你的发件人域名信誉，这将决定你是否能够再次发送电子邮件。从电子邮件到垃圾邮件投诉的所有内容都会对其产生影响。

通过避免可疑行为和对电子邮件内容进行微调，你将最大程度地提高邮件到达率并保持发件人域名信誉。

如何避开垃圾邮件过滤机制算法

由于电子邮件分析的第一步是通过算法自动进行的，因此你需要了解技术方面及其对电子邮件到达率的影响。

1. 避免使用动态IP
   动态IP是两个或多个人同时使用的地址，例如，当使用相同的ISP或本地Wi-Fi连接（在工作中或在咖啡馆时）。如果你使用以前用于控制目的的IP，则将无法控制该IP的发件人信誉。如你所知，低发件人信誉意味着被标记为垃圾邮件发送者的可能性更高。为了安全起见，你需要专用的IP地址。专用IP是与只有你有权访问的特定托管帐户关联的唯一IP地址。

2. 定期检查IP信誉
   如果你不确定IP的信誉，可以随时进行检查。有许多免费的应用程序可以帮助你做到这一点。对于更详细的报告，建议使用声誉管理工具。

3. 验证所有邮箱列表
   首先，不建议购买潜在客户的邮箱数据。也就是说，你拥有的所有邮箱列表都必须进行验证，包括之前已验证过的列表。无论来源如何，你都无法百分百确定列表的质量，因为每天都会丢弃、键入错误或阻止发送电子邮件。随着时间的流逝，任何电子邮箱列表都需要清洗。那么，为什么验证电子邮箱如此重要？

当你要将电子邮件发送到无效的电子邮箱地址时，它们会退回。跳出率越高，IP信誉越低，IP信誉越低，你越容易被ESP阻止。因此，你需要始终确保你发送的电子邮件将到达真实的收件人。另外，它可以为你节省大量预算。保持验证和测试电子邮件。

4. 跟踪你的电子邮件活动的打开时间和垃圾邮件投诉率
   低打开率和高垃圾邮件投诉率是被ESP暂停的最短方法。跟踪广告系列的效果，并进行相应的修改以改善效果。

如果没有帮助，请务必阅读相关的指南，了解如何提高电子邮件的打开率。高退订率和垃圾邮件投诉率很可能是由于电子邮件发送频率设置错误或电子邮件内容质量低下引起的。

5. 了解跳出率
   跳出率是未到达收件人收件箱的电子邮件与已发送电子邮件的总数之间的比率。硬跳（Hard Bounce）和软跳（Soft Bounch）之间有所不同，但是跳出率越高，对发件人信誉的损害越大。当然，理想的跳出率是0，但是不太现实。我们的目标是将其保持在2%以下。

6. 在发送大型广告邮件之前，请预热新的电子邮箱帐户
   如果你将大型电子邮件群发发送给500多个收件人，请继续阅读。如果你定期处理大量电子邮件并不时更改发件人帐户，则需要首先记住对其进行预热。每天从一封电子邮件（一定会打开）开始，然后每天不断增加此发送数量以提高发件人的声誉。

7. 创建一个单独的电子邮件帐户用于出站营销
   在发送站外邮件营销时，你需要100%确定信誉。不幸的是，当整个公司使用相同的域名和IP时，这可能是一项艰巨的任务。

这就是为什么许多公司创建一个单独的域名进行邮件群发，以便能够控制发件人的信誉并完全确信它们是对此负责的唯一域名。最好将你所有的电子邮件广告系列分开——群发、市场营销、新闻通讯、交易电子邮件等。

8. 设置SPF、DKIM和DMARC记录
   SPF、DKIM和DMARC是三个保护步骤，可以保护发件人免遭网络钓鱼者、黑客和数据捕获的侵害，并有助于避免收件人的“垃圾邮件”文件夹。

发件人策略框架（SPF）是一个特殊的DNS记录，其中包含所有IP地址，你可以从这些IP地址发送来自域名的电子邮件。 SPF检查是电子邮箱身份验证的第一步。如果收件人的服务器在SPF记录中找到了你的发件人IP，它将使电子邮箱通过第二次检查。

域名密钥标识邮件（DKIM）是使用两个加密密钥（专用和公用）工作的机制。这是防止欺骗的第二步。私钥会加密每封电子邮件中的不可见标头。公钥是DNS记录中的TXT记录。收件人的服务器收到电子邮件后，会请求公钥并解密标头，以证明你是发件人。如果你未设置DKIM，则许多邮件服务器只会拒绝你的电子邮件。

基于域名的邮箱身份验证报告和一致性（DMARC）协议定义了发送的电子邮件未通过前两个身份验证步骤（SPF和DKIM）时该怎么办。这是电子邮箱身份验证的第三步也是最后一步。你可以设置以下三个选项之一：对电子邮箱不采取任何措施，将邮件标记为垃圾邮件或拒绝邮件。

9. 避免垃圾邮件触发词
   每个发送的电子邮件都会被详细分析。每个字也一样。如果你滥用触发垃圾邮件过滤器的字词（例如免费、50%折扣、立即购买等），则你的电子邮件可能会发送到“垃圾邮件”文件夹。你可以阅读（并下载）相关的垃圾邮件触发词列表，以使你的电子邮件内容保持整洁。或者，你可以使用电子邮件内容检查器之类的工具来测试你的电子邮件内容，以防你忘记检查内容中是否包含垃圾邮件触发词。

10. 注意HTML
    编码错误的HTML是垃圾邮件发送者的一个非常独特的功能，过滤机制知道这一点。确保你的HTML模板是完美的，或者根本不使用它。

11. 坚持最佳的文字图片比例
    图片受到垃圾邮件发送者的喜爱，因为这是从过滤机制中隐藏垃圾邮件触发词的好方法。因此，过度使用图片会引起垃圾邮件过滤机制的注意。最佳的文字与图片比例为80:20。

12. 发送个性化电子邮件
    垃圾邮件实质上是批量电子邮件，不考虑任何个人方式发送。这意味着垃圾邮件发送者不会为目标而烦恼，每封电子邮件看起来都是一样的。垃圾邮件过滤机制正在寻找这一点。为避免电子邮件看起来像垃圾邮件，你需要在每封电子邮件中添加一些个性化设置。可以是该人的名字、姓氏、公司等，没有限制。

添加个性化设置不仅可以帮助你避免开过滤机制，而且还可以提高你的打开率、点击率，有时甚至可以提高转化率。使用自定义电子邮件变量添加一种人性化的感觉，这对于ESP的过滤机制和收件人来说都是真实的。

13. 轻松处理附件
    电子邮件的到达率主要受电子邮件大小的影响。实验表明，电子邮件越大，ESP将其过滤为垃圾邮件的频率就越高。这样，打开率和转换率下降，垃圾邮件率上升。解决方案很简单：包括发送指向云端文件的链接（而不是将其作为电子邮件的附件发送）（顺便说一下，这些文件会自动进行病毒扫描，并且对ESP和接收者都是值得信赖的）。

14. 遵守电子邮件法律法规
    根据《反垃圾邮件法》，每个发送者都应遵守某些规则，以确保安全。他们是：

• 不要通过开放中继发送电子邮件
• 在电子邮件底部包括退订链接
• 电子邮件应包含真实的标题
• 一封电子邮件应至少包含一个句子，并且不能为空

CAN-SPAM法案只是主要法规之一。确保你的邮件营销符合你（和收件人）所在国家/地区的规定。

15. 正确跟踪链接
    链接跟踪对于分析电子邮件的成功至关重要。也就是说，如果操作不当，可能会损害电子邮件的到达率。在电子邮件内容中包含链接的最佳方法是使用定位词，而不是原样包含链接。

如何降低垃圾邮件报告率

如果电子邮件内容不符合收件人的期望，或者他们只是不想接收你的电子邮件，则可以取消订阅或更糟的邮件——如果他们怀疑你的电子邮件是垃圾邮件，则会将其发送到垃圾邮件文件夹或举报滥用行为到黑名单中心（SpamHaus、Talos Intelligence等）。那么，你如何降低垃圾邮件报告率？建议你遵循下列规则。

1. 收到人们对电子邮件的同意
   虽然客户开发信是一种真实有效的邮件营销方式，但向主动选择接收你电子邮件的人发送入站邮件仍会带来更好的效果。当你收到人们的积极同意以接收电子邮件时，可以最大程度地减少他们将你的电子邮件报告为垃圾邮件的机会。在你的网站上设置表格，或通知买家你想向他们发送电子邮件以获取同意。

2. 了解人们希望多久收到一次来自你的电子邮件
   如果你过于频繁地接收来自某个发件人的电子邮件，即使你已订阅它们，你仍然会很烦恼地将其标记为垃圾邮件。了解B2B和B2C的电子邮件频率最佳做法，以避免破坏域名信誉并最大程度地提高邮件营销效果。

3. 不要使用误导性的主题和标题
   如果你不遵守虚假承诺，请不要做出虚假承诺。给你的邮件造成误导的主题和标题会破坏收件人打开你的电子邮件时对你的信任，并会增加垃圾邮件的报告率。了解如何撰写出色的外贸开发信标题以提高你的邮件打开率，并且不要试图欺骗你的客户。

4. 使用清晰可靠的发件人姓名
   如果收件人不知道你是谁，则不太可能信任你。为避免这种情况，你可以：

• 避免使用晦涩的电子邮件，例如24446666668888888no@company.name
• 不要经常更改你的发件人姓名
• 包括你的全名或你工作的公司的名称（例如，来自Sapi.io的Maryna，位于Zapier的Eileen）来使其可识别

5. 避免使用多种颜色、字体和大写字母
   除了垃圾邮件过滤机制会负面感知存在的事物之外，过多的颜色、字体和大写字母的文字还可能引起对收件人的不信任。如果打开的电子邮件包含多种颜色的难以阅读的文本，并且每个句子都以不同的字体书写，并且主题或大块的文本都用大写字母，它将使SPAM向一直在线时间足够长的人知道垃圾邮件的样子。

但是，如果你仍然希望在不损害发件人信誉的情况下稍微使用字体和颜色，我们就如何在电子邮件中使用字体以及如何在电子邮件营销中使用颜色创建了指南。要点是——不要使用两种以上易读的颜色（一种用于主文本或背景，一种用于CTA），使用一种字体。理想情况下，仅使用公司的颜色和字体使你的电子邮件在视觉上可识别并值得信赖。

永远保持谨慎

当大规模批量发送营销邮件时，所有上面提到的技巧都是至关重要的。但是，即使在计划最周密的邮件营销中，有时也会出问题，因此你应该发送测试邮件。

你可以找到许多工具来检查你将要发送的电子邮件是否会通过所有垃圾邮件过滤器。但是，测试是确定电子邮件是否会到达收件箱的唯一确定方法。发送垃圾邮件测试电子邮件，以确保你没有忘记任何要点。