在Visio中创建组织结构图的详细指南

在Visio中创建组织结构图的详细指南

组织结构图是展示员工、职务和组之间关系的重要工具。本文将详细介绍如何在Visio中创建组织结构图，包括手动创建、从新数据表自动创建以及使用现有数据源自动创建等多种方法。

组织结构图是一种报表层次结构的示意图，通常用于显示员工、职务和组之间的关系。组织结构图的范围可以是简单的关系图，也可以是基于外部数据源中信息的大型复杂关系图。组织结构图中的形状可以显示基本信息，例如名称和标题，或者部门和成本中心等详细信息。甚至可以向组织结构图形状添加图片。

创建简单的组织结构图

如果要创建具有默认信息字段的小型组织结构图，请执行以下步骤：

1. 在“文件”选项卡上，指向“新建”，单击“组织结构图”，选择“指标单位”或“美国单位”，然后选择“创建”。
2. 如果只想使用默认信息字段自行创建简单的组织结构图，则看到“组织结构图向导”对话框时，请选择“取消”。
3. “组织结构图”选项卡上的选项显示各种类型的形状，可以根据组织成员的位置使用这些形状。
4. 若要自动连接形状，请根据组织层次结构将从属形状拖动到上级形状上，或者可以选择使用连接线形状手动连接。为每个成员键入名称和标题，并根据需要添加成员图片。
5. 可以使用“组织结构图”选项卡上的各种命令和选项来排列组织结构图的布局、形状之间的间距、形状的高度和宽度。

从新数据表自动创建组织结构图

如果想要更改或添加更多信息，然后是默认信息字段，但数据尚未出现在其他程序文件中，则可以使用此方法。

1. 在“文件”选项卡上，指向“新建”，选择“组织结构图”，选择“公制单位”或“美国单位”，然后选择“创建”。
2. 在“组织结构图向导”的第一页上，选择“我使用该向导输入的信息”，然后选择“下一步”。
3. 选择“Excel”或“带分隔符的文本”，键入新文件的名称，然后选择“下一步”。
4. 当 Excel 或记事本打开时，请使用示例文本作为要包含的信息的示例，并在所显示的文本处键入您的信息。
5. 添加信息后退出 Excel 或记事本文件，然后选择“下一步”继续。
6. 若要在组织结构图中包含图片，请选择“不在我的组织结构图中包含图片”，否则选择“查找包含组织图片的文件夹”。 按照此页上的剩余说明进行操作，然后选择“下一步”以继续。
7. 在向导的最后一页上，可以指定要在每个页面上显示多少组织。 可以选择“我想要指定要在每页上显示多少组织”，也可以通过选择“我希望向导自动将我的组织结构图拆分到各个页面”来让向导自动定义每个页面。
8. 如果要跨页面超链接和同步员工形状，请选择选项“跨页面超链接员工形状”和“跨页面同步员工形状”。
9. 完成所有选择后，选择“完成”。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包含在组织结构图中的信息已位于文档（如 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Exchange Server目录、符合 ODBC 的数据源或 Org Plus 文本文件）中，则此方法是最佳选择。

1. 请确保表或工作表包含员工姓名、唯一 ID 以及向谁报告的人员的列。
2. 在“文件”选项卡上，指向“新建”，选择“组织结构图”，选择“公制单位”或“美国单位”，然后选择“创建”。
3. 在向导的第一页上，选择“已存储在文件或数据库中的信息”，然后选择“下一步”继续操作。
4. 选择“浏览”，然后浏览到此文件的位置，选择存储组织信息的文件类型。 选择要在图表向导中使用的语言，然后选择“下一步”以继续。
5. 在向导的下一页上，选择数据文件中) 的列 (字段，其中包含定义组织的信息，例如“名称”、“报告目标”和“名字”。 选择“下一步”以继续。
6. 在向导的下一页上，可以使用“添加”和“删除”按钮以及“向上”和“向下”按钮定义要显示的特定字段，以及字段的显示顺序。 选择“下一步”以继续。
7. 在向导的下一页上，可以从数据文件中选择要作为形状数据字段添加到组织结构图形状的字段。 选择“下一步”以继续。
8. 若要在组织结构图中包含图片，请选择“不在我的组织结构图中包含图片”，否则选择“查找包含组织图片的文件夹”。 按照此页上的剩余说明进行操作，然后选择“下一步”以继续。
9. 在向导的最后一页上，可以指定要在每个页面上显示多少组织。 可以选择“我想要指定要在每页上显示多少组织”，也可以通过选择“我希望向导自动将我的组织结构图拆分到各个页面”来让向导自动定义每个页面。
10. 如果要跨页面超链接和同步员工形状，请选择选项“跨页面超链接员工形状”和“跨页面同步员工形状”。
11. 完成所有选择后，选择“完成”。

使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后，可重新排列这些信息，以虚拟小组关系。 在接近彼此的位置移动相关形状，然后添加虚线连接线显示从属报告结构，或使用“小组框架”形状突出显示虚拟团队。 带虚线的报告用作普通连接线。 团队框架基本上是一个修改后的矩形形状，可用于直观地对团队进行分组和命名。

更新生成的组织结构图

若要反映组织结构中的更改，必须手动更新组织结构图或生成新图表。 如果生成新图表，则新图表中不会包含对早期图表所做的任何自定义。 如果主题或照片已添加到形状，则必须再次添加它们，以使图表看起来相似。

如果形状链接到数据，则运行“刷新数据”时，数据会正常更新，但仅在现有形状中更新。 刷新数据不会添加或删除形状。

在 Visio 网页版 中，可以根据多个模具绘制组织结构图。 此过程如下所述。

另一种方法是基于 Excel 数据创建组织结构图。 使用Visio 网页版创建基于 Excel 数据的组织结构图中介绍了该过程。

Visio 网页版 有五个模具，其中包含用于制作组织结构图的形状：

基本模具

锁屏提醒模具

奖牌模具

固定板模具

推出模具

绘制组织结构图

若要创建组织结构图，请将要使用的模具添加到文件中。

1. 选择“文件”>“新建”，然后选择“组织结构图”：
2. 在“形状”窗格的左边距中，从五个组织结构图模具中进行选择，从基本组织结构图开始。 (以上图像说明了每个模具中的形状外观。)
3. 开始将形状拖动到画布上。
4. 使用连接器显示组织层次结构。 有关详细信息，请参阅在 Visio 形状之间添加连接线。
5. 如果要更改形状的颜色，请右键单击它并选择“形状填充”，然后选择一种颜色。

将布局应用于已绘制的组织结构图

绘制并连接形状后，选择你喜欢的布局选项。 Visio 为组织结构图的视觉层次结构提供了八个布局选项：

1. 在工具栏上的“组织结构图”选项卡上，选择“布局”。
2. 从上到下、从下到上、从左到右、从右到左、并排或混合组合的选项中进行选择。

快速创建组织结构图

在Microsoft 365 中的 Visio 、 Visio 计划 1 和 Visio 计划 2 中，有两种方法可用于快速添加新节点。 必须从窗口左侧 (“形状”窗格) 拖动第一个节点。 然后，可以通过以下两种方式之一添加连接到第一个节点的更多节点：

使用“加号”按钮创建新节点

指向画布上的节点，直到出现“添加”按钮。 选择按钮以创建子节点，该子节点随后会自动连接到所选节点。 还可以将鼠标悬停在加号按钮上，以获取更多自定义选项，以添加具有自己唯一格式的节点。

拖放节点“对齐”

从“形状”窗格 (拖动窗口左侧的节点，) 画布上另一个节点的顶部。 在较低层次结构级别中，已删除的节点自动连接到所选节点作为其子节点。

自定义组织结构图

Visio 计划 1 和 Visio 计划 2 用户可以使用绘图画布右侧显示的“设置组织结构图格式”任务窗格进一步自定义组织结构图。 当你从任何可用的组织图表模板开始或固定任何组织图表模具 (（例如基本、奖牌、推出、徽章或固定板) ）时，任务窗格将在绘图画布右侧打开。 可以更改形状的样式，向形状添加照片，并向形状添加描述性字段。

默认情况下，“姓名”和“标题”是可见的员工字段，当你第一次向画布添加形状时，图片占位符中输入了首字母缩写。

自定义可以应用于画布上所选的一组组织图表形状或所有组织结构图形状。 如果在画布上未选择任何形状，则所做的更改将应用于画布上的所有形状。 现在提供以下自定义项：

1. 更改节点样式： 在“设置组织结构图格式”任务窗格的“节点样式”下，选择所需的形状样式， (基本方形、基本圆形、推出圆形等) 。
2. 上传照片： 选择“上传照片”，为组织结构图中表示的每个人同时上传一张或多张照片。 如果同时上传多张图片，图像文件的名称应与组织结构图中使用的名称匹配。 这些文件应是 JPG、JPEG 或 PNG 文件，每个文件的最大文件大小为 6 MB。
3. 添加员工字段： 在“员工字段”下，选择或清除检查框，以指示要在每个形状中显示的字段。 每个形状可以单独显示某些员工字段。 添加后，在每个形状中双击字段名称以将其选中，并开始键入要在该字段中输入的值。 (例如，可以双击部门标签并键入Human Resources.)

参考资料

• 在 Visio 形状之间添加连接线
• 基于 Excel 数据创建组织结构图