注意力不足，总忍不住东摸西摸？用"时间箱"为工作排序，优先解决关键任务

注意力不足，总忍不住东摸西摸？用"时间箱"为工作排序，优先解决关键任务

在当今快节奏的工作生活中，如何提高工作效率和生产力成为许多人关注的话题。本文将介绍一种名为"箱型时间"的时间管理方法，帮助读者更好地规划工作和生活，优先处理关键任务。

图源：Milad Fakurian_Unsplash

做出正确的选择

如杜拉克所说，想要完成更多的事情，最重要的是把注意力放在对的事情上。想要把注意力放在对的事情上，就要取舍和培养这么做的心态，不觉得疲倦、不分心，也不觉得那是苦差事。

这样以来，我们将更专注于想要和需要完成的事。如果缺乏计划，漫不经心地过日子，我们的注意力就会被很多不重要的事给分散。

运用"时间箱"分配每项任务

箱型时间能帮助我们完成大多数的任务，我们可以利用时间箱轻松辨识出哪些是需要优先处理的紧急任务。至于非紧急任务，例如学习，也可以利用时间箱指定适合的时段，这样才不会一延再延。

我们也比较有可能在尚有精力处理的时候，正面迎战经常被有意无意避开的困难任务。至于那些看起来小到不必规划的单一任务，也可以集合起来，等待一个时间一起处理。最后，那些没有用处、适得其反的任务，由于不会出现在日历上，我们看不到，自然没有理由去做。

我们试着来量化那些好处。若一个任务的价值可以分成 1～10 分；假定，当你只是见招拆招，任务平均价值为 6 分；再假定，当你事先订出该做的事，任务平均价值为 8 分，那样价值就提高了 33%。

要是我们假定 80/20 法则适用於知识工作，那么提升的幅度更大。少数关键任务就能贡献大部分的生产力。

所谓的"帕金森定律"

有句老话只要颠倒过来，就能提高生产力。虽然很多人爱拿帕金森定律开玩笑，但这条广受认可的定律告诉我们"工作会不断膨胀，直到填满可用的完工时间"。

如果你有 30 分钟可以整理房间，你就會花 30 分钟整理房间；但是如果你有 60 分钟，你就會花 60 分钟。帕金森定律所说的時間損失，其实和拖延有极大的关系。

而箱型时间就是把握这句话的相反面：把工作压缩到符合排定的完工时间，用比较小的时间箱，来完成相同的工作，听起来是否很划算。

这个概念有科学研究的支持。在一項研究中，参加实验的大學生被要求判讀 4 組照片。其中一队大学生在实验开始前被告知第 4 组照片取消了，但是他们使用的時間，与维持看 4 组照片的其他队没两样。判读 3 组照片的學生依舊用完可用的時間：「只要预期下一項任务被取消或临时多出时间，可以在手边工作东摸摸、西摸摸，会使人大幅降低效率，付出高昂的代价。」许多研究都观察到相同的結果。

在另外一项实验中，受试者随机分配到 5 或 15 分钟，用來完成一模一样的任务。分配到 15 分钟的人，依旧以长出许多的时间完成任务。第三项研究指出，影响期末考分数的因素，有超过三分之一归咎于拖延。

"帕金森定律"运用起来当然也有限度，你是可以规定自己要在一小時内，从零开始写出来一万字的报告，但不可能办到。箱型时间没那麼神奇，前面所提的研究大多是说，你可以节省四分之一到一半时间。但也有研究指出，时间减少导致品质下降。2014 年，有一项比较近期的研究证实了这点：「有时间压力的学生，比没有时间压力的学生，平均分数低了 3 分。」

不管是把截止时间定远一点以减少压力，还是只要做到一定程度就好，听起来都很有道理。如果单是懂得运用帕金森定律，就能多挤出三分之一的产出，何乐而不为？

确保任务能在时限内完成

箱型时间可以把大型任务拆成方便估算和管理的小型任务，也就是說这套方法能够帮助你看清楚庞大计划里的各种要素。这类大计划包括：搬家、推出新产品、筹办生日派对等。

它可帮助你判断能否在可用时间内完成，还是你需要另做安排。它也帮助你确认，在时间充裕的情形下，被拆解的小任务是否都能在时限内完成。

（本文摘自《箱型时间》，三采出版）